Como receber um e-mail quando um formulário do Google é enviado

Tutorial interativo passo a passo

O Google Forms começou como um complemento para o Google Sheets, a popular ferramenta de planilhas online do Google. Com os dois produtos, é muito fácil registrar automaticamente os envios de formulários em uma planilha.

Mas o que fazer se você quiser receber um e-mail quando um formulário do Google for enviado? Felizmente, essa automação também é fácil de configurar.

Neste artigo, vamos abordar como receber uma notificação automática por e-mail sempre que alguém preencher o seu formulário do Google. Também vamos explicar algumas outras ações que você pode realizar quando um respondente clicar no botão de envio.

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Receber uma notificação por e-mail

Para começar, acesse a página de criação de formulários no Google Forms, onde você verá três abas no topo. A aba padrão é Questões. Para configurar notificações por e-mail, clique na aba Respostas.

No canto superior direito da seção de respostas, há dois ícones. Clique no ícone de três pontos à direita.

Agora selecione Receber notificações por e-mail para novas respostas no menu suspenso. E é isso. Agora você está configurado para receber notificações no endereço de e-mail associado à sua conta do Google.

Como você pode ver, é bem fácil. E se isso era tudo o que você precisava saber, obrigado por ler.

Mas se você está se perguntando o que mais pode fazer com os formulários, continue lendo para aprender como acionar outras ações quando alguém preenche um formulário.

Enviar uma notificação por e-mail para o seu respondente

Para notificar um respondente de que o envio de seu formulário do Google foi recebido, agradecê-lo por seu tempo ou enviar qualquer outro tipo de mensagem, você pode enviar automaticamente um e-mail. Conforme mencionado na seção anterior, você encontrará três abas na barra superior da página de criação de formulários no Google Forms. Para notificar os respondentes quando o envio for recebido, clique na terceira aba: Configurações.

Na aba de configurações, a segunda seção é Respostas. Clique na seta para baixo ao lado para expandi-la. Isso revelará algumas opções.

Para enviar aos seus respondentes um resumo por e-mail de seu envio, ative as duas primeiras opções na seção de Respostas.

Primeiro, certifique-se de que a configuração Coletar endereços de e-mail esteja ativada (você precisará de um endereço de e-mail para enviar a notificação). Em seguida, selecione uma opção em Enviar aos respondentes uma cópia de sua resposta — Quando solicitado, para dar aos respondentes a opção de serem notificados, ou Sempre.

Exportar para uma planilha

Mencionamos essa capacidade no início deste artigo. Registrar respostas de formulários em uma planilha online é uma grande parte do que tornou o Google Forms tão popular. Veja como funciona. 

Começando novamente na barra de abas no topo, navegue até a aba Respostas.

No canto superior direito da área de respostas, há dois botões: um menu de três pontos e um ícone verde que se parece com uma planilha. Clique no ícone verde da planilha.

Por padrão, a opção Criar uma nova planilha está selecionada. Nomeie o arquivo como quiser e clique em Criar.

Uma nova aba aparecerá na janela do seu navegador mostrando a nova planilha conectada ao seu formulário. Cada coluna representa uma pergunta no seu formulário, e cada linha mostrará uma resposta.

Agora, quaisquer alterações que você fizer no seu formulário serão automaticamente atualizadas na sua planilha. Perguntas que você adicionar serão inseridas à direita das colunas existentes. Alterações em perguntas existentes, como renomear, atualizarão os cabeçalhos das colunas.

As mudanças não serão instantâneas, no entanto. Se sua planilha parecer fora de sincronia, tente alternar entre as abas do seu formulário ou apenas atualize a página.

Faça mais com automações

Enviar e-mails é ótimo, mas o que mais você pode fazer quando seu visitante clica no botão de enviar?

Por exemplo, você pode querer marcar automaticamente um compromisso no calendário. Ou talvez queira enviar um e-mail para um grupo de pessoas. Ou ainda, enviar os dados do seu formulário para outra plataforma, como o Airtable.

Se você deseja aumentar a funcionalidade dos seus formulários, pode usar uma ferramenta como o Zapier. O Zapier permite conectar praticamente qualquer ferramenta de software na internet a qualquer outra, incluindo Google Forms e Google Sheets. Basta escolher as plataformas que deseja conectar e especificar os gatilhos e ações para sua automação. 

Automação de envio de formulários ainda mais fácil

Zapier é uma excelente ferramenta para conectar softwares, mas pode ser um pouco complicado de configurar inicialmente. Também é um aplicativo de terceiros que exige um plano pago se você quiser configurar mais de cinco automações. Se você prefere o Google Forms porque é gratuito, então Zapier pode não ser a melhor escolha.

Há outra ferramenta de formulários que é gratuita e oferece muita funcionalidade logo de cara: Jotform. Com o Jotform, você pode realizar cada um dos três cenários mencionados na seção anterior — sem necessidade de software adicional.

O Jotform possui um widget que permite adicionar um sistema de agendamento de compromissos a um formulário. Você pode enviar uma notificação por e-mail para você mesmo ou para vários destinatários quando alguém completa um formulário (embora você precise de um plano pago para enviar notificações a mais de um destinatário). E você pode se conectar de maneira suave a muitas outras ferramentas, como o Google Sheets, com as mais de 150 integrações do Jotform.

Na verdade, você nem precisa de uma integração para adicionar os resultados do seu formulário a uma planilha. As Jotform Tables podem registrar automaticamente as submissões em um banco de dados-planilha que funciona mais como o Airtable do que o Google Sheets. Você poderá organizar, classificar e gerenciar suas submissões de formulário em um só lugar. Experimente gratuitamente hoje.