Construindo um rastreador de despesas no Google Forms
- Crie o formulário de despesas
- Selecione o Google Forms
- Adicione um nome apropriado ao seu formulário
- Modifique a primeira pergunta em branco
- Altere o tipo de pergunta para Parágrafo curto
- Clique no ícone de três pontos e selecione Validação de resposta
- Selecione Número
- Ative a opção Obrigatório
- Clique no botão + para adicionar uma nova pergunta
- Rotule a pergunta como Categoria
- Crie a próxima pergunta sobre a despesa
- Altere o tipo de pergunta para Resposta curta
Tutorial interativo passo a passo
O acompanhamento de despesas é uma das partes mais importantes (e menos glamourosas) do gerenciamento financeiro. Sem registros precisos e atualizados, é fácil enfrentar problemas de fluxo de caixa devido a gastos excessivos, ter dificuldade em planejar compras futuras e administrar mal as finanças. Isso até torna o preenchimento de impostos mais difícil.
Os formulários de despesas podem ajudar a simplificar tudo isso.
Os formulários de despesas oferecem uma maneira padronizada de monitorar e gerenciar despesas, mantendo uma visão atualizada da saúde financeira de sua organização o tempo todo. O rastreamento de despesas é mais fácil do que nunca com o software certo. Mesmo o Google Forms, um criador de formulários online gratuito, pode servir como um robusto rastreador de despesas para organizações e departamentos de todos os tamanhos.
Continue lendo para uma divisão de tudo o que você precisa saber sobre a configuração e gestão de um rastreador de despesas no Google Forms, incluindo todos os formulários e planilhas que ele engloba.
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A solução completa de criação de formulários da Jotform é compatível com dispositivos móveis e possui o maior número de integrações do setor. Use-a para coletar pagamentos, automatizar fluxos de trabalho, capturar leads e muito mais.
Como funciona um rastreador de despesas no Google Forms
Um rastreador de despesas no Google Forms consiste em um formulário personalizado para coletar despesas, além de uma planilha do Google Sheets que ajuda as empresas a registrar todos os fundos que saem. Esse rastreador permite que as empresas acompanhem as despesas de forma eficiente, fornecendo um formato padronizado para inserir e carregar dados de despesas. Melhor ainda, cada entrada no Google Forms é automaticamente registrada na planilha, eliminando mais trabalho de processamento posteriormente.
Um formulário de rastreador de despesas deve incluir campos como
- Data da despesa
- Quantia gasta
- Fornecedor/vendedor
- Categoria de despesa
- Notas ou comentários adicionais
Quando você tiver uma despesa, tudo o que precisa fazer é preencher o Google Forms e clicar no botão de enviar. A informação será automaticamente importada para a planilha mestre de despesas do Google para revisão posterior. Esses dados podem ajudar você a analisar padrões de gastos, acompanhar o fluxo de caixa e tomar melhores decisões sobre gastos futuros.
Como construir um rastreador de despesas no Google Forms
Criar um rastreador de despesas no Google Forms é um processo direto, mas demorado. Aqui está exatamente o que você precisa fazer.
- Primeiro, crie o formulário de despesas que seus funcionários usarão para enviar despesas. Para criar um novo Google Form, faça login no Google Drive e clique no botão +Novo à esquerda.
- Selecione Google Forms para criar automaticamente um novo Google Form em branco.
- Adicione um nome apropriado ao seu formulário, como “Rastreador de Despesas”, e sinta-se à vontade para adicionar uma descrição também.
- Em seguida, modifique a primeira pergunta em branco para perguntar sobre o valor da despesa sendo enviada.
- Clique no menu suspenso do lado direito da caixa e altere o tipo de pergunta para Parágrafo curto.
- Clique no ícone de três pontos na parte inferior direita da caixa e selecione Validação de resposta.
- Na nova seção de parâmetros de resposta, selecione Número no menu suspenso à esquerda. No menu suspenso do meio, selecione a opção É número.
- Ative a opção Obrigatório.
- Em seguida, crie uma pergunta sobre a categoria da despesa. Clique no botão + no menu à direita para adicionar uma nova pergunta abaixo.
- Rotule a pergunta como Categoria e altere o tipo de pergunta para Menu suspenso.
- Escreva os nomes das suas categorias de despesas nos campos abaixo.
- Clique no botão + no menu à direita para criar a próxima pergunta. Esta será para informações adicionais sobre a despesa.
- Nomeie a nova pergunta como Descrição e altere o tipo de pergunta para Resposta curta.
Agora que você criou um formulário básico de rastreador de despesas, é hora de criar a planilha do Google que acompanhará todas as suas entradas de despesas.
- Clique na guia Respostas na parte superior da página.
- Clique em Vincular às Planilhas à direita. Você também pode clicar no ícone de três pontos à direita da tela e clicar na opção Selecionar destino das respostas no novo menu.
- Selecione Criar uma nova planilha e nomeie a planilha como desejar. Em seguida, clique no botão Criar.
- A planilha já estará configurada com rótulos de coluna que correspondem às perguntas do formulário. As submissões serão automaticamente preenchidas na planilha à medida que você adicionar novas despesas.
Por que o Jotform é uma ótima alternativa ao rastreador de despesas do Google Forms
O Google Forms não é o único criador de formulários online gratuito disponível para rastreamento de despesas. O Jotform é um criador de formulários robusto, baseado em nuvem, com uma biblioteca de mais de 10.000 modelos de formulários personalizáveis, tornando-o uma alternativa avançada a um rastreador de despesas do Google Forms. A biblioteca de modelos inclui até uma ampla gama de modelos de rastreamento de despesas.
O Jotform oferece várias vantagens sobre o Google Forms para rastreamento de despesas, incluindo mais opções de personalização e integrações de pagamento, além de uma interface amigável para dispositivos móveis. Os usuários podem personalizar facilmente os formulários de despesas para corresponder à identidade visual da sua organização e até mesmo carregar logotipos e imagens personalizadas. No geral, a flexibilidade e a ampla gama de recursos do Jotform tornam-no uma opção superior para rastreamento de despesas.
Rastrear despesas com o Jotform é semelhante à criação de um rastreador de despesas no Google Forms. Basta seguir estes passos:
- Crie um formulário personalizado para capturar seus dados de despesa, incluindo campos para a data da compra, valor gasto, fornecedor, categoria de despesa e qualquer informação adicional para registrar uma despesa.
- Envie os dados de despesas diretamente através do formulário. Os dados são automaticamente registrados no Jotform Tables.
- Use o Jotform Tables para analisar as submissões — você terá todas as funcionalidades de cálculo às quais está acostumado no Microsoft Excel ou Google Sheets.
- Se necessário, exporte seus dados para outros softwares, como QuickBooks, TurboTax e outras ferramentas financeiras, para um compartilhamento de dados e registro mais eficiente.
O rastreamento de despesas é uma parte tediosa, mas inevitável, do gerenciamento financeiro. Felizmente, as automações corretas de criação de formulários podem tornar o processo contínuo. Siga este guia para criar seu próprio rastreador de despesas no Google Forms caso precise de um sistema básico, ou use uma alternativa como o Jotform se estiver procurando por capacidades mais avançadas de rastreamento de despesas.
Foto de Dan Dimmock no Unsplash
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