Seja no Detran, durante a matrícula escolar ou no consultório médico, quase todo mundo já teve que preencher uma pilha de formulários com todas as informações de praxe — como nome, endereço e telefone.
A questão é que você frequentemente se vê preenchendo essas informações básicas repetidamente ao percorrer os formulários. Por que não podem simplesmente usar o endereço de um formulário ao inserir dados para os outros? É um resquício de uma era mais sombria, pré-digital.
Felizmente, preencher formulários online pode ajudá-lo a evitar boa parte desse incômodo, pois os dados estão digitalmente disponíveis para os departamentos que precisam deles.
Para você saber…
Adicione opções de preenchimento prévio aos seus formulários gratuitamente com o Jotform — sem necessidade de programação.
Portanto, se você está criando um formulário, por que não ir além e tornar as coisas o mais simples possível? Veja como fazer isso com o Google Forms.
Procurando a melhor alternativa ao Google Forms?
A solução completa de criação de formulários da Jotform é compatível com dispositivos móveis e possui mais integrações do que qualquer outra no mercado. Use-o para coletar pagamentos, automatizar fluxos de trabalho, captar leads e muito mais.
Eliminando o TL;DR (muito longo, não li)
Se você já está familiarizado com o Google Forms, preencher um previamente é fácil. Selecione Obter link preenchido no menu de três pontos no canto superior direito.
Isso abrirá o formulário em uma nova aba. A partir daí, preencha qualquer campo relevante cujas respostas você já saiba para a pessoa a quem pretende enviar o link.
Quando terminar, clique no botão Obter link na parte inferior do formulário. Em seguida, clique em Copiar Link na parte inferior da página. Agora você pode colar esse link em uma nova aba para visualizá-lo. Ou pode colá-lo em um e-mail, página web ou chat do Slack — o que funcionar melhor para você.
Se preencher Google Forms um de cada vez parece uma perda de tempo gigantesca, pule para a última seção para uma solução muito melhor.
Se você deseja mais informações e uma ilustração de como isso poderia funcionar para você, continue lendo.
Organizando-se com Judy
Judy é uma mãe de filhos crescidos com tempo de sobra. Quando se aposentou, decidiu limpar a garagem. Ela e o marido a usaram principalmente para armazenamento nos últimos 20 anos. Havia pilhas de caixas de papelão espalhadas pelo chão, ferramentas soltas em bancadas de trabalho inutilizadas e sacos de decorações de feriado por toda parte. Era um desastre.
Depois de ler vários livros sobre organização, de Marie Kondo e outros, ela deixou a garagem em excelente estado. Seu marido até voltou a mexer nas coisas. Mas Judy ainda não havia terminado.
Ela passou a organizar closets, armários e o galpão empoeirado nos fundos. Mas então algo terrível aconteceu — ela terminou.
Tudo em sua casa estava bem organizado, e ela não tinha nada para fazer. Um dia, ao passar de carro pelo parque, viu um cartaz de aulas gratuitas no centro comunitário, o que lhe deu uma ideia — talvez outras pessoas pudessem se beneficiar de seu conhecimento de organização doméstica.
Então, ela enviou um Formulário Google para todos os seus amigos e conhecidos para ver se alguém estaria interessado em participar de uma aula de organização.
A resposta foi impressionante. Dezenas de pessoas disseram que queriam sua ajuda.
Isso decidiu tudo. Judy resolveu dar uma aula. Ela montou um currículo e contatou o centro comunitário para fazer todos os arranjos.
Em seguida, ela fez uma cópia de seu formulário para registro na aula. Adicionou uma data e local à descrição e mudou a pergunta sobre interesse para torná-la sobre presença.
Judy já tinha coletado os nomes e endereços de e-mail de seus amigos. E ela sabia com certeza quais estavam interessados em sua aula. Ela achou que seria gentil poupar tempo de seus amigos preenchendo seus nomes para eles.
Após uma breve pesquisa no Google, ela encontrou este artigo e descobriu como fazer exatamente isso. (Felizmente, ela nunca leu além da seção TL;DR, senão teria ficado extremamente confusa e talvez até um pouco assustada ao se encontrar no artigo.)
Se você leu a seção TL;DR, agora sabe o que ela fez para preencher previamente seus formulários. Caso contrário, deveria voltar e lê-la agora.
Após uma hora preenchendo formulários com os nomes de seus amigos a partir da planilha, Judy percebeu que havia enviado apenas 20 links para seus formulários preenchidos.
Judy estava prestes a arrancar os cabelos. Isso ia levar a noite toda. Então, ela descobriu uma maneira melhor.
Automatizando o processo com o Pré-preenchimento do Jotform
Judy descobriu a ferramenta Pré-preenchimento do Jotform. A princípio, Judy ficou preocupada de ter que criar seu formulário do zero. Mas os elementos de arrastar e soltar do Jotform tornaram isso ainda mais fácil do que criar seu formulário no Google.
Em seguida, Judy exportou sua Planilha Google para um arquivo CSV e importou para uma Tabela do JotForm.
Judy usou as Tabelas do Jotform para facilmente agrupar todas as pessoas que estavam interessadas em sua aula. Então, ela criou um novo pré-preenchimento a partir dos dados da tabela.
De repente, ficou fácil selecionar apenas as pessoas interessadas em sua aula e criar pré-preenchimentos para todas elas.
Assim que ela clicou em Criar, ela tinha uma lista de pré-preenchimentos pronta para enviar.
Depois de tudo isso, Judy pensou que talvez devesse aprender mais sobre organização digital também. E o Jotform parecia o melhor lugar para começar.
Veja também o guia aprofundado do Jotform sobre: Formulários Google
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