Como usar o Google Forms para gestão de inventário

Tutorial interativo passo a passo

O Google Forms é uma ferramenta eficaz para empresas coletarem os dados necessários para operações diárias, como a gestão de inventário — uma operação empresarial que requer acompanhamento detalhado e meticuloso.

Enquanto algumas empresas dependem de programas dedicados à gestão de inventário, o Google Forms oferece uma alternativa econômica que qualquer um pode usar. Não só é fácil de navegar, mas também integra-se com a suíte de produtos do Google Workspace. Isso permite que você conecte seus Google Forms ao Google Sheets, criando uma troca de informações fluida que fortalece sua equipe.

Aqui está como você pode usar o Google Forms para gestão de inventário, além de como uma alternativa poderosa oferece uma solução de inventário mais fácil e valiosa.

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Como usar o Google Forms para gestão de inventário

Uma vez que você decidiu gerenciar seu inventário com o Google Forms, a configuração inicial requer um pouco de trabalho. Embora existam várias maneiras de começar esse processo, a maneira mais fácil de garantir a migração correta dos seus dados é iniciar no Google Sheets. Depois de concluir esse processo, você pode usar e atualizar seus formulários a qualquer momento.

Aqui está como começar a usar o Google Forms para gestão de inventário:

1. Abra o Google Sheets e crie uma nova planilha para gerenciar seus dados de inventário.
2. Nomeie sua planilha e liste seu inventário, certificando-se de incluir unidades de manutenção de estoque (SKUs) ou IDs de produto para fins organizacionais.

3. Adicione os números atuais do seu inventário como uma base para o seu Google Form.
4. Depois que sua planilha estiver concluída, vá ao menu Ferramentas no topo da página e selecione Criar um Novo Formulário.

5. Agora que você criou um formulário, adicione os campos de dados que precisa acompanhar. Eles normalmente incluem SKU e quantidades de produtos, mas seu formulário pode ser tão complexo ou simples quanto você quiser.

6. Para garantir a precisão, clique nos três pontos verticais no canto inferior direito da pergunta para adicionar uma Validação de Resposta à sua pergunta de quantidade e formate seus dados estabelecendo limites sobre quantas unidades podem ser inseridas.

7. Quando você cria seu formulário através do Sheets, as respostas do formulário serão automaticamente populadas em uma nova aba. Nesta aba, você pode gerenciar e classificar dados para ajudar a obter atualizações de inventário precisas e oportunas.

Depois de terminar de configurar seu formulário, compartilhe-o com sua equipe ou qualquer pessoa envolvida no processo de inventário. Envie através de um link ou e-mail, incorpore em uma página web ou publique em redes sociais. Certifique-se de configurar notificações para seus formulários para não perder o controle das entradas.

Embora usar o Google Forms para gestão de inventário seja mais simples do que alguns outros programas mais complicados, ainda envolve muitas etapas e requer um entendimento de software de gestão de dados — e nem todos têm esse conhecimento. É por isso que várias alternativas ao Google Forms oferecem um conjunto de ferramentas mais simples e benéfico para os gestores de inventário.

O que torna o Jotform uma poderosa alternativa ao Google Forms

O Google Forms oferece aos usuários uma forma reconhecível e acessível de gerenciar seu inventário. No entanto, os benefícios de algumas alternativas superam significativamente os do Google Forms.

Com o criador de formulários online Jotform, por exemplo, a gestão de inventário nunca foi tão fácil. Além de seu software gratuito de criação de formulários, o Jotform possui uma gama completa de recursos que oferecem à sua equipe mais controle sobre seus dados. Alguns dos principais recursos incluem:

• Mais de 10.000 modelos de formulários, incluindo mais de 400 modelos de rastreamento
• Coleta e organização de dados com o Jotform Tables
• Relatórios analíticos instantâneos com o Jotform Report Builder
• Mais de 100 integrações, incluindo com produtos do Google
• Criptografia SSL de 256 bits aprimorada

Organizar seu inventário com o Jotform permite que você colete dados de forma rápida e segura. Colete, compartilhe e analise seus dados com os recursos fáceis de usar do Jotform que capacitam sua equipe e melhoram a eficiência.

Como coletar dados com o Jotform

Coletar dados de inventário com o Jotform é tão simples quanto seguir alguns passos. Assim que você cria seu formulário de inventário, seus dados serão automaticamente registrados em uma Tabela Jotform associada. Siga estas etapas para começar:

1. Abra o Criador de Formulários.
2. Nomeie seu formulário e adicione o logotipo da sua organização, se desejar.
3. Clique no botão Adicionar Elemento de Formulário à esquerda para selecionar seus campos de formulário e, em seguida, arraste e solte-os na ordem desejada.
4. Depois de criar seu formulário, compartilhe-o com sua equipe selecionando o botão Publicar no canto superior direito.

Depois de criar seu formulário, o Jotform Tables criará automaticamente uma planilha para ajudar você a capturar e organizar suas respostas. Para acessar os resultados, vá para Meus Formulários, selecione seu formulário e clique no botão Submissões no menu superior.

Não tem tempo para criar um formulário você mesmo? Use um modelo para economizar tempo ou utilize um modelo de tabela de inventário para criar rapidamente uma planilha de inventário e um formulário associado simultaneamente.

Você também pode importar dados de seus formulários para o modelo de tabela de inventário do Jotform ou fazer upload de arquivos CSV e Excel existentes para organizá-los através do Jotform. O Jotform ainda permite que você integre seu formulário com o Google Sheets, para que você possa usar as ferramentas que preferir.

A gestão de inventário está mais acessível do que nunca com opções convenientes como o Google Forms e o Jotform. Com ambas as opções oferecendo acesso universal e interfaces amigáveis, sua equipe poderá organizar dados com facilidade e melhorar a precisão das operações da sua empresa.

Foto por Alexander Isreb