É muito bom poder coletar dados com seus formulários. É interessante ver as respostas, e o Google oferece gráficos atrativos para visualizar rapidamente como as pessoas responderam.
Mas e se você quiser fazer uma análise mais profunda dos dados? Talvez queira gerar relatórios personalizados ou realizar uma análise mais detalhada.
Além disso, se você coleta regularmente determinados tipos de dados, talvez queira ter uma visão ainda mais ampla — como observar como as respostas mudam ao longo do tempo ou entre diferentes grupos de pessoas. Também pode ser interessante cruzar esses dados com informações de outros formulários.
Para análises avançadas de gerenciamento de dados, você precisa de um banco de dados. O Google não oferece uma solução pronta para isso, mas existem alternativas.
Buscando a melhor alternativa ao Formulários Google?
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Onde o Formulários Google armazena os dados
Provavelmente, se você está buscando informações sobre banco de dados, já é um usuário avançado e tem experiência com o Formulários Google. Mas nem todo mundo está nesse estágio ainda. Sendo assim, vamos começar pelo básico.
No topo do seu formulário, há uma barra com três abas. A aba do meio, Respostas, é onde você pode visualizar os dados coletados pelo formulário.
Dentro da aba Respostas, há mais três abas que permitem alterar a forma como os dados são exibidos:
- A aba Resumo fornece uma visão geral rápida das respostas, com gráficos que ajudam a visualizar os dados.
- A aba Pergunta exibe todas as respostas organizadas por pergunta.
- A aba Individual permite visualizar cada resposta completa separadamente, uma de cada vez.
No entanto, isso ainda é bastante básico e não permite uma interação real com os dados. É aí que entra o Planilhas Google.
Como vincular seu formulário do Google ao Planilhas Google
O Formulários Google foi originalmente projetado para funcionar como um complemento do Planilhas Google, por isso, faz sentido que a forma mais direta de gerenciar seus dados seja por meio do Planilhas. Embora o Planilhas Google não seja exatamente um banco de dados, ele representa um passo na direção certa.
No canto superior direito da aba Respostas, há um botão chamado Link para as Planilhas. Ao clicar nele, você poderá visualizar os dados do formulário diretamente no Planilhas. A planilha vinculada será atualizada automaticamente à medida que novas respostas forem recebidas.
Agora você pode fazer muito mais com os dados, mas ainda está lidando com uma única tabela sem conexões com outras — ou seja, ainda não é um banco de dados de verdade.
Como configurar um gerenciamento de dados mais avançado
Embora uma única planilha do Google não seja um banco de dados, o fato de os dados brutos estarem acessíveis nos dá mais opções. Aqui estão três maneiras de adicionar esses dados a um banco de dados:
- Vinculação: Você pode criar um banco de dados manualmente vinculando planilhas do Google entre si. É um método trabalhoso, mas, se suas necessidades forem simples o suficiente, pode funcionar.
- Complementos: O Planilhas Google tem uma enorme seleção de complementos, vários dos quais são voltados para integração com bancos de dados. Infelizmente, a maioria desses complementos apenas traz dados do banco de dados para o Planilhas Google. Isso é útil para consultas, mas ainda não é a solução que buscamos.
- Conectores universais: Esses serviços permitem conectar aplicativos como o Planilhas Google a muitos outros apps e compartilhar dados entre eles.
Mais sobre conectores universais
O Formulários Google surgiu em uma época em que integrações com outros softwares eram raras.
No passado, se você quisesse fazer algo especial com os dados do Planilhas Google, precisava arregaçar as mangas e programar um pouco. Foi aí que surgiram todos esses complementos. As pessoas os criaram para resolver problemas que estavam enfrentando e, depois, os disponibilizaram no marketplace.
Mas, se você tivesse um problema que ninguém havia resolvido, precisava resolver por conta própria.
Felizmente, surgiu um número de conectores universais que simplificam bastante a tarefa de conectar aplicativos. Eles funcionam identificando as ações mais comuns que você pode querer rastrear em um aplicativo e as associando a gatilhos. Esses gatilhos coletam dados e disparam uma ação em outro aplicativo que recebe os dados.
Um dos conectores universais mais populares é o Zapier. Ele se integra bem ao Planilhas Google e possui muitas conexões com outros aplicativos e serviços — por exemplo, com o PostgreSQL.
Ao conectar o Planilhas Google a um banco de dados por meio do Zapier, uma cadeia de eventos é acionada sempre que alguém envia um formulário:
- O usuário envia uma resposta ao formulário.
- O Formulários Google envia os dados do formulário para o Planilhas Google.
- O Zapier detecta que uma nova linha foi criada na planilha à qual está conectado.
- O Zapier coleta os dados da nova linha.
- Então, o Zapier envia os dados para o aplicativo ou banco de dados ao qual está conectado e instrui o banco de dados sobre o que fazer com esses dados.
A integração com o Zapier é, sem dúvida, muito mais fácil do que programar uma solução manualmente. E, independentemente do banco de dados que você use, o Zapier provavelmente terá uma solução para você.
Depois de configurado, o Zapier funciona silenciosamente em segundo plano, fazendo seu trabalho. No entanto, apesar de ser mais fácil que programar, ainda pode ser um pouco complicado de configurar. Não é muito difícil, mas é recomendável ter pelo menos algum conhecimento técnico antes de tentar.
Além disso, embora essa seja uma boa solução, a mais simples quase sempre é a melhor. Existe uma outra forma de conectar os dados do formulário a um banco de dados sem toda essa complexidade.
Confira também o guia detalhado da Jotform sobre o Formulários Google.
Como Jotform funciona como solução tudo-em-um
Como mencionamos, o Formulários Google é uma ferramenta mais antiga, anterior às integrações e outras soluções mais modernas. Naquela época, os aplicativos web eram projetados principalmente para funcionar como aplicativos tradicionais de desktop. Hoje, o foco é ser parte de uma rede de ferramentas mais conectadas.
Se você deseja adotar esse pensamento mais moderno, a melhor escolha é usar uma ferramenta atual como Jotform — especialmente se quiser acessar os dados do seu formulário por meio de um banco de dados.
Jotform possui uma ferramenta de gerenciamento de dados chamada Jotform Tabelas, que preenche a lacuna entre planilhas e bancos de dados. Todos os dados coletados pelos seus formulários são enviados automaticamente para o Tabelas.
O Tabelas possui tipos de dados predefinidos, assim como um banco de dados. Ele também permite a conexão de várias tabelas entre si. Por ser uma ferramenta moderna, também oferece recursos de colaboração e integrações nativas.
Além do Tabelas, a Jotform conta com um conjunto de ferramentas para ajudar as empresas a realizar diversas tarefas. Por exemplo, há um criador de aplicativos, um editor de PDFs, uma ferramenta para assinaturas eletrônicas e um sistema para configuração de fluxos de aprovação.
Além disso, a Jotform e todos os seus aplicativos são de uso gratuito. Caso você passe a utilizar a plataforma de forma mais intensiva, pode ser necessário fazer um upgrade para um plano pago — mas isso não é obrigatório.
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Foto por Tatiana Syrikova
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