É muito bom poder coletar dados de seus formulários. É interessante ver as respostas do seu formulário, e o Google oferece gráficos atrativos para que você possa ver rapidamente como as pessoas responderam.
Mas e se você quiser fazer uma análise mais profunda dos seus dados? Talvez você queira gerar seus próprios relatórios ou realizar uma análise de dados mais detalhada.
Além disso, se você coleta regularmente determinados tipos de dados, talvez queira ter uma visão ainda mais ampla. Talvez queira ver como as respostas mudam ao longo do tempo ou entre diferentes grupos de pessoas. Você também pode querer cruzar esses dados com dados de diferentes tipos de formulários.
Para análises avançadas de gerenciamento de dados, você precisa de um banco de dados. O Google não oferece uma solução pronta para uso, mas existem opções.
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A solução de construção de formulários completa do Jotform é amigável para dispositivos móveis e tem o maior número de integrações na indústria. Use-o para coletar pagamentos, automatizar fluxos de trabalho, capturar leads e muito mais.
Onde o Google Forms armazena os dados
Provavelmente, se você está buscando informações sobre o banco de dados, você é um usuário avançado e já tem experiência com o Google Forms. Mas nem todo mundo está nesse estágio ainda. Então, vamos começar pelo básico.
No topo do seu formulário há uma barra com três abas. A aba do meio, Respostas, é onde você pode visualizar os dados coletados pelo seu formulário.
Dentro da aba Respostas, há mais três abas que permitem alterar a forma como você visualiza os dados:
- A aba Resumo fornece uma visão geral rápida das respostas e gráficos para ajudar você a visualizar os dados.
- A aba Pergunta mostra todas as respostas para cada pergunta.
- A aba Individual permite ver cada resposta ao formulário completo, uma de cada vez.
No entanto, isso ainda é bastante básico e não oferece uma maneira de realmente interagir com os dados. É aí que entra o Google Sheets.
Como vincular o Google Forms ao Google Sheets
O Google Forms foi originalmente projetado para ser um complemento do Google Sheets, por isso faz sentido que a maneira mais direta de gerenciar seus dados seja usando o Google Sheets. Embora o Google Sheets ainda não seja um banco de dados, é um passo na direção certa.
No canto superior direito da aba Respostas, há um botão Vincular ao Sheets. Isso permitirá que você veja os dados do seu formulário no Sheets. E a planilha que você usar será automaticamente atualizada com novas respostas.
Agora você pode fazer muito mais com os dados, mas ainda é uma única tabela de dados sem conexões com outras tabelas de dados — portanto, ainda não é um banco de dados.
Como configurar um gerenciamento de dados mais avançado
Embora uma única planilha do Google não seja um banco de dados, temos mais opções agora que os dados brutos estão acessíveis. Aqui estão três maneiras de adicionar os dados a um banco de dados:
- Vinculação: Você pode criar um banco de dados manual vinculando planilhas do Google umas às outras. É um método trabalhoso, mas se suas necessidades forem simples o suficiente, pode funcionar.
- Add-ons: O Google Sheets tem uma enorme seleção de complementos, vários dos quais são para integração com bancos de dados. Infelizmente, a maioria dos complementos apenas traz dados do banco de dados para o Google Sheets. Isso é útil para consultas, mas ainda não é o ajuste que desejamos.
- Conectores universais: Estes permitem que você conecte aplicativos como o Google Sheets a muitos outros aplicativos e compartilhe dados entre eles.
Mais sobre conectores universais
O Google Forms surgiu em uma época em que integrações com outros softwares eram raras.
No passado, se você queria fazer algo especial com os dados do Google Sheets, precisava arregaçar as mangas e fazer um pouco de programação. Foi aí que surgiram todos esses complementos. As pessoas os criaram para resolver problemas que estavam enfrentando e, em seguida, os disponibilizaram no marketplace.
Mas se você tivesse um problema que ninguém havia resolvido, tinha que resolver por conta própria.
Felizmente, um número de conectores universais surgiu para simplificar bastante a tarefa de conectar aplicativos. Eles funcionam identificando as ações mais comuns que você pode querer rastrear em um aplicativo e as atribuindo a gatilhos. Esses gatilhos coletam dados e disparam uma ação em outro aplicativo que recebe os dados.
Um dos conectores universais mais populares é o Zapier. O Zapier conecta-se bem com o Google Sheets e possui muitas integrações com outros aplicativos e serviços. Por exemplo, há uma para o PostgreSQL.
Ao conectar o Google Sheets a um banco de dados através do Zapier, uma cadeia de eventos ocorre sempre que alguém envia um formulário:
- O usuário envia a resposta do formulário.
- O Google Forms envia os dados do formulário para o Google Sheets.
- O Zapier detecta que uma nova linha foi criada na planilha à qual está conectado.
- O Zapier coleta os dados da nova linha.
- Então, o Zapier envia os dados para o aplicativo ou banco de dados ao qual está conectado e instrui o banco de dados sobre o que fazer com esses dados.
A integração com o Zapier é definitivamente muito mais fácil do que codificar manualmente uma solução. E, independentemente de qual banco de dados você estiver usando, o Zapier provavelmente terá uma solução para você.
Assim que você configurar tudo, o Zapier funcionará silenciosamente em segundo plano, fazendo seu trabalho. No entanto, embora seja mais fácil do que programar, ainda pode ser complicado de configurar. Não é muito complicado, mas você deve ter pelo menos um pouco de conhecimento técnico antes de tentar.
Além disso, embora esta seja uma boa solução, a solução mais simples é quase sempre a melhor. Existe mais uma maneira de conectar os dados do formulário a um banco de dados sem toda a fiação.
Confira também o guia detalhado da Jotform sobre Google Forms.
Como a Jotform funciona como uma solução tudo-em-um
Como mencionamos, o Google Forms é uma ferramenta mais antiga que antecede integrações e outras soluções mais modernas. Os aplicativos web criados em sua época estavam principalmente preocupados em agir mais como aplicativos tradicionais de desktop. Hoje em dia, o foco é ser parte de uma rede de ferramentas mais conectada.
Se você deseja aproveitar esse pensamento moderno, a melhor aposta é usar uma ferramenta moderna como a Jotform. Isso é especialmente verdadeiro se você deseja acessar os dados do seu formulário a partir de um banco de dados.
A Jotform vem com uma ferramenta de gerenciamento de dados chamada Jotform Tables. O Tables preenche a lacuna entre planilhas e bancos de dados. E todos os dados que você coleta de seus formulários vão automaticamente para o Tables.
O Tables possui tipos de dados predefinidos, assim como um banco de dados. Ele também permite conectar várias tabelas entre si. Mas, por ser uma ferramenta moderna, você também tem recursos de colaboração e integrações incluídas.
Além do Tables, a Jotform possui um conjunto de ferramentas para ajudar as empresas a realizar várias tarefas. Por exemplo, há um construtor de aplicativos, um criador de PDF, uma ferramenta de assinatura eletrônica e uma ferramenta para configurar fluxos de aprovação.
Além disso, a Jotform e todos os seus aplicativos são gratuitos para usar. Se você acabar usando a Jotform extensivamente, pode ser necessário fazer um upgrade para um plano pago, mas não há obrigação.
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Foto de Tatiana Syrikova
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