Criando um fluxo de aprovação com o Formulários Google
- Abra o Google Drive e clique no botão + Novo
- Selecione Formulários Google e personalize-o para atender às suas necessidades
- Inclua um campo no seu formulário para o endereço de e-mail do aprovador
- Torne este campo obrigatório ativando o botão Obrigatória
- Clique no ícone de três pontos e selecione Instalar complementos
- Digite “Form Approvals” na barra de pesquisa e pressione Enter
- Selecione o complemento Form Approvals da formapprovals.com e clique em Instalar
- Clique em Continuar e depois em Permitir
- Retorne ao formulário do Google, então clique em Respostas na aba Configurações
- Escolha entre Verificado ou Entrada do participante
- Clique no novo ícone de peça de quebra-cabeça e selecione o complemento Form Approvals
- Clique no ícone de mais sombreado para adicionar destinatário dinâmico
- Clique no texto Selecionar título da pergunta, escolha o E-mail do Gerente e salve
Tutorial interativo passo a passo
As decisões raramente são tomadas por uma única pessoa dentro de uma organização, por isso é fundamental tornar o processo de coleta de aprovações o mais eficiente possível. É nesse contexto que entram os fluxos de aprovação — processos estruturados que definem as etapas necessárias para revisar e aprovar decisões e ações importantes.
No ambiente corporativo altamente tecnológico de hoje, esses fluxos são gerenciados de forma mais eficaz por meio de softwares de automação de processos. O Formulários Google, embora seja uma ferramenta popular para criação de pesquisas e formulários personalizados, não possui uma funcionalidade nativa para aprovações. No entanto, os usuários podem utilizar o complemento Form Approvals para implementar fluxos de aprovação dentro do Formulários Google.
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Como criar um fluxo de aprovação no Formulários Google
Os fluxos de aprovação podem automatizar diversos processos comerciais comuns, como solicitações de aquisição, aprovações de orçamento, pedidos de folga e propostas de projetos. Praticamente qualquer processo que envolva uma solicitação que dependa da aprovação de um ou mais stakeholders pode se beneficiar da automação. Esse tipo de fluxo melhora a eficiência, reduz erros e garante que decisões críticas sejam tomadas de forma oportuna pela gestão.
Para criar um fluxo de aprovação no Formulários Google, você precisará utilizar o construtor de formulários padrão juntamente com um complemento. Veja como:
- Abra o Google Drive.
- Clique no botão + Novo no canto superior esquerdo da tela.
- Selecione a opção Formulários Google para criar um novo formulário do Google.
- Personalize o formulário conforme suas necessidades, seja para aprovação de pedidos de folga, propostas de orçamento ou outras solicitações que exijam a revisão de stakeholders.
- Inclua um campo no seu formulário para o endereço de e-mail do aprovador. No exemplo abaixo, este campo está rotulado como E-mail do Gerente.
- Torne este campo obrigatório ativando a opção Obrigatória.
- Em seguida, clique no ícone de três pontos no canto superior direito da tela.
- Selecione Instalar complementos no menu suspenso.
- Digite “Form Approvals” na barra de pesquisa e pressione Enter.
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- Selecione o complemento Form Approvals da formapprovals.com e clique no botão Instalar.
- Clique em Continuar e depois em Permitir para aprovar a instalação do complemento.
- Retorne ao formulário do Google que você deseja transformar em um fluxo de aprovação.
- Clique na aba Configurações, depois clique em Respostas.
- Selecione a opção para habilitar Coletar endereços de e-mail e escolha entre Verificado (para solicitar que os usuários façam login no Google) ou Entrada do participante (para que eles adicionem manualmente seus e-mails). O complemento Form Approvals gerará e enviará automaticamente um e-mail de confirmação quando um usuário enviar uma resposta.
- Em seguida, clique no novo ícone de peça de quebra-cabeça no menu superior, selecione o complemento Form Approvals e abra-o.
- Um novo submenu será aberto no canto inferior direito da tela. Clique no ícone de mais sombreado para adicionar um destinatário dinâmico. Isso criará um novo menu suspenso.
- Clique no texto Select question title (Selecionar título da pergunta) e, em seguida, selecione a pergunta que identifica o aprovador no próximo menu suspenso. Neste caso, você deseja direcionar o formulário para o gerente do funcionário, então selecione a opção E-mail do Gerente no menu suspenso.
- Clique em Save (Salvar). Agora, sempre que alguém preencher este formulário, será automaticamente enviada uma mensagem para o endereço de e-mail inserido no campo E-mail do Gerente solicitando aprovação.
O gerente pode aprovar ou recusar a solicitação com apenas um clique no próprio e-mail. A pessoa que preencheu o formulário receberá automaticamente uma notificação por e-mail com a decisão do gerente.
Jotform Fluxos: Uma alternativa poderosa aos fluxos de aprovação do Formulários Google
O Formulários Google é apenas um dos muitos criadores de formulários online gratuitos disponíveis no mercado. Jotform oferece ainda mais funcionalidades para quem precisa criar pesquisas, testes e formulários para solicitação de aprovações personalizados e com aparência profissional. É fácil de configurar e usar — sem necessidade de experiência em programação — e oferece mais opções de personalização de design do que o Formulários Google e outros criadores de formulários. Além disso, conta com uma ferramenta dedicada para automação de aprovações.
Veja o que diferencia Jotform do Formulários Google em termos de fluxos de aprovação:
- Lógica condicional: Para criar fluxos de aprovação simples, os usuários Jotform podem adicionar lógica condicional aos formulários usados no dia a dia. Os recursos de lógica condicional da Jotform permitem acionar e-mails de notificação e solicitações de aprovação que são automaticamente enviadas às pessoas certas. Todas as respostas ficam registradas no Jotform Tabelas.
- Modelos para fluxos de trabalho: Os usuários também podem criar fluxos de aprovação usando Jotform Fluxos, uma ferramenta projetada especificamente para ajudar a configurar fluxos de aprovação robustos. Ela oferece modelos de fluxos de trabalho que podem ser personalizados conforme as necessidades de cada usuário, eliminando a necessidade de criar tudo do zero.
- Aprovações em Grupo: Este recurso permite que os usuários aprovem ou neguem solicitações na mesma etapa, em vez de uma após a outra.
- Fluxos de aprovação em múltiplos níveis: Com Jotform Fluxos, os usuários podem até criar fluxos de aprovação em vários níveis, permitindo que os gerentes encaminhem decisões para os contatos apropriados em níveis hierárquicos superiores.
Projetar fluxos de aprovação eficientes é essencial para otimizar processos de negócios e manter um alto nível de produtividade. Embora seja possível criar fluxos de aprovação básicos no Formulários Google, isso exige bastante configuração manual. Já o Jotform Fluxos oferece uma personalização mais robusta e é muito mais fácil de configurar. Com seu criador de formulários intuitivo, lógica condicional e integrações com ferramentas de gestão de projetos, Jotform simplifica o processo de aprovação, promovendo ganhos de eficiência em todos os departamentos.
Foto por Karolina Grabowska
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