Como criar um fluxo de aprovação no Google Forms

Tutorial interativo passo a passo

As decisões raramente são tomadas por apenas uma pessoa em uma organização, por isso é importante tornar o processo de coleta de aprovações o mais eficiente possível. É aí que entram os fluxos de aprovação. Esses processos estruturados delineiam as etapas necessárias para revisar e aprovar decisões e ações importantes dentro de uma organização.

No ambiente empresarial de alta tecnologia de hoje, os fluxos de aprovação são gerenciados de forma mais eficaz por meio de software de automação de processos. O Google Forms é um construtor de pesquisas e formulários popular que permite aos usuários criar formulários personalizados e gerenciar envios. Embora não ofereça uma ferramenta de aprovação dedicada, os usuários podem usar o complemento Form Approvals para criar fluxos de aprovação com o Google Forms.

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Como criar um fluxo de aprovação no Google Forms

Os fluxos de aprovação podem automatizar muitos processos comerciais comuns, incluindo solicitações de aquisição, aprovações de orçamento, pedidos de folga e até propostas de projetos. Praticamente qualquer processo de negócios que envolva uma solicitação que exija aprovação de um ou mais stakeholders pode se beneficiar da automação do fluxo de aprovação. Esse tipo de automação pode melhorar a eficiência, reduzir erros e garantir que a gestão possa tomar decisões críticas em tempo hábil.

Para criar um fluxo de aprovação no Google Forms, você precisará usar o construtor de formulários básico e um complemento. Veja como fazer isso:

1. Abra o Google Drive.
2. Clique no botão + Novo no canto superior esquerdo da tela.
3. Selecione a opção Google Forms para criar um novo Google Form.
4. Personalize o formulário conforme suas necessidades, seja para aprovação de pedidos de folga, propostas de orçamento ou outras solicitações que exijam revisão de stakeholders.
5. Inclua um campo no seu formulário para o endereço de e-mail do aprovador. No exemplo abaixo, este campo está rotulado como E-mail do Gerente.
6. Torne este campo obrigatório ativando o botão Obrigatório.

7. Em seguida, clique no ícone de três pontos no canto superior direito da tela.
8. Selecione Obter complementos no menu suspenso.

9. Digite “Form Approvals” na barra de pesquisa e pressione Enter.

10. Selecione o complemento Form Approvals de formapprovals.com e clique no botão Instalar.
11. Clique em Continuar e depois em Permitir para aprovar a instalação do complemento.
12. Retorne ao Google Form que você deseja transformar em um fluxo de aprovação.
13. Clique na aba Configurações, depois clique em Respostas.
14. Selecione a opção para habilitar Coletar endereços de e-mail e escolha entre Verificado (para solicitar que os usuários façam login no Google) ou Entrada do respondente (para que eles adicionem manualmente seus e-mails). O complemento Form Approvals gerará e enviará automaticamente um e-mail de confirmação quando um usuário enviar uma resposta.

15. Em seguida, clique no novo ícone de peça de quebra-cabeça no menu superior, selecione o complemento Form Approvals e abra-o.
16. Um novo submenu será aberto no canto inferior direito da tela. Clique no ícone de mais sombreado para escolher Adicionar destinatário dinâmico. Isso criará um novo menu suspenso.

17. Clique no texto Selecionar título da pergunta e, em seguida, selecione a pergunta no próximo menu suspenso que identifica o aprovador. Neste caso, você deseja direcionar o formulário para o gerente do funcionário, então selecione a opção Email do Gerente no menu suspenso.
18. Clique em Salvar. Agora, sempre que alguém preencher este formulário, será automaticamente enviado uma mensagem para o endereço de e-mail inserido no campo Email do Gerente solicitando aprovação.

O gerente pode aprovar ou recusar a solicitação com o clique de um botão dentro do e-mail. A pessoa que enviou o formulário receberá automaticamente uma notificação por e-mail sobre a decisão do gerente.

Jotform Workflows: Uma alternativa poderosa aos fluxos de aprovação do Google Forms

O Google Forms é apenas um dos muitos construtores de formulários online gratuitos disponíveis no mercado. Jotform oferece ainda mais funcionalidades para usuários que desejam criar pesquisas, quizzes e formulários de solicitação de aprovação personalizados e com aparência profissional. É fácil de configurar e usar — sem necessidade de experiência em programação — e oferece mais opções de personalização de design do que o Google Forms e outros construtores de formulários. Ele também oferece uma ferramenta dedicada para automação de aprovações.

Veja o que diferencia o Jotform do Google Forms em termos de fluxos de aprovação:

• Lógica condicional: Para criar fluxos de aprovação simples, os usuários do Jotform podem adicionar lógica condicional aos formulários que usam diariamente. Os recursos de lógica condicional do Jotform podem acionar e-mails de notificação e solicitações de aprovação que são automaticamente encaminhadas aos stakeholders apropriados. As respostas são registradas em Tabelas do Jotform.
• Modelos de fluxo de trabalho: Os usuários também podem criar fluxos de aprovação por meio de Jotform Workflows, que é projetado especificamente para ajudar os usuários a criar fluxos de aprovação robustos. Ele também oferece modelos de fluxo de trabalho que os usuários podem personalizar para atender às suas necessidades, para que não precisem criar fluxos de trabalho do zero.
• Aprovações em Grupo: Este recurso permite que os usuários aprovem ou neguem solicitações na mesma etapa, em vez de uma após a outra.
• Fluxos de aprovação em múltiplos níveis: Com o Jotform Workflows, os usuários podem até criar fluxos de aprovação em múltiplos níveis, onde os gerentes podem escalar suas decisões para os contatos apropriados mais acima na hierarquia.

Projetar fluxos de aprovação eficientes é fundamental para otimizar processos de negócios e manter um alto nível de produtividade. Embora você possa criar fluxos de aprovação no Google Forms para processos de aprovação básicos, eles exigem muito configuração manual. O Jotform Workflows, por outro lado, oferece uma personalização mais robusta e é mais fácil de configurar. Com seu construtor de formulários fácil de usar, lógica condicional e integrações com ferramentas de gestão de projetos, o Jotform agiliza o processo de aprovação para ganhos de eficiência em todos os departamentos.

Foto de Karolina Grabowska