3 maneiras de cortar custos de seus processos de negócios com a transformação digital

Administrar um negócio é algo caro. Como diz o ditado: "É preciso dinheiro para ganhar dinheiro". No entanto, novas soluções de tecnologia permitem que as empresas sejam mais inteligentes na forma como gastam seu dinheiro.

Uma maneira cada vez mais comum de reduzir os custos dos negócios é transferir processos legados baseados em papel para a Internet, um processo conhecido como transformação digital.

A transformação digital é uma ótima maneira de cortar custos, aumentando a eficiência, reduzindo o uso de papel e simplificando as operações. Neste e-book, compartilharemos algumas práticas recomendadas para ajudá-lo a migrar para o meio digital. Também examinaremos diferentes fatores ambientais e de mercado que podem aumentar os custos dos negócios.

Determinados fatores econômicos, ambientais e de consumo possuem um impacto significativo nos custos incorridos pelas empresas. Embora amplamente incontroláveis, o reconhecimento desses fatores ainda é importante ao examinar a estrutura de custos do seu negócio. Confira abaixo alguns fatores externos que contribuem para os custos do negócio.

Embora os fatores externos sejam em grande parte incontroláveis, existem diversas maneiras de utilizar a tecnologia para reduzir custos internamente. Uma das melhores formas de cortar custos em sua organização é digitalizar processos legados. Vejamos três maneiras diferentes de reduzir custos através da transformação digital.

Digitalizando processos em papel

A digitalização de formulários e processos em papel pode ter um impacto imediato na eliminação dos custos de papel, impressão e armazenamento. A manutenção de processos em papel é demorada, ineficiente e cara. De acordo com a McKinsey, a digitalização de processos com uso intensivo de informações pode reduzir tais custos em até 90%.

Um processo em papel perfeito para a digitalização é o preenchimento de formulários e a coleta de informações. Os formulários em papel são amplamente utilizados em todos os setores, seja para reservas em um restaurante ou atendimento de pacientes em um hospital. Digitalizar os formulários da sua organização é uma maneira fácil de cortar custos e aumentar a segurança dos dados do cliente.

Um bom criador de formulários online garantirá que os dados inseridos sejam criptografados, proporcionando maior segurança quando comparado aos formulários em papel. Estes também devem ser fáceis de usar e permitir o acesso imediato aos seus dados através de notificações móveis, tabelas de dados, integrações e muito mais.

Outro processo importante que deve ser migrado para o meio digital é a manutenção de registros. De acordo com um relatório da Deloitte, "o custo da gestão de registros eletrônicos, mesmo quando feito backup para fins de recuperação de dados (RD), é inferior a um quinto do custo da gestão de registros físicos". Além disso, os registros eletrônicos também são mais fáceis de pesquisar, filtrar e reportar quando armazenados em uma plataforma de gestão de dados holística.

Para desfrutar ao máximo da digitalização da gestão de registros, busque soluções com segurança líder do setor, ferramentas robustas de colaboração no local de trabalho e recursos para automação de fluxos de trabalho, incluindo notificações por e-mail, relatórios automáticos e opções de calendário.

Outra oportunidade de cortar custos é a digitalização do processo de coleta de assinaturas. Embora os contratos físicos em papel possam ser familiares, seu processo de coleta de assinaturas geralmente é caro e ineficiente. As soluções de assinatura eletrônica podem economizar tempo e dinheiro das organizações reduzindo os custos associados ao papel, simplificando a entrega e fornecendo um registro de auditoria digital para rastrear o status dos documentos. Comparadas com as assinaturas em papel e caneta, as assinaturas digitais são mais seguras, menos dispendiosas e mais fáceis de coletar.

Ao avaliar fornecedores para esses e outros processos baseados em papel, considere os prós e os contras de provedores de serviços únicos versus soluções holísticas. Embora os serviços especializados tenham suas vantagens, eles podem aumentar os custos e a complexidade quando você precisa usar várias soluções para diferentes funções. Procure soluções flexíveis com histórico de inovação que apoiem os esforços de crescimento e dimensionamento da sua organização.

Passar pela transformação digital para reduzir o uso de papel não é bom apenas para seus resultados, mas também para o meio ambiente. O trabalhador americano médio gasta 10.000 folhas de papel todos os anos. Como resultado de sistemas de papel legados, a indústria de papel e celulose é responsável por cerca de 5% das emissões mundiais de gases do efeito estufa e utiliza cerca de 4% da energia mundial. A maneira mais rápida e fácil de reduzir o uso de papel da sua organização é digitalizar formulários em papel.

Maximizando sua eficiência

Outra forma de cortar custos com a transformação digital é aumentar a eficiência organizacional usando soluções de automação digital. A automação pode ajudá-lo a economizar tempo, reduzindo o trabalho rotineiro e simplificando os fluxos de trabalho. Vejamos algumas das melhores soluções para economia de tempo que a transformação digital pode oferecer.

Ao migrar os processos da sua organização para o meio digital, é importante minimizar a complexidade tecnológica. Opte por soluções multifuncionais perfeitamente integráveis para substituir provedores de serviço único. Busque soluções capazes de digitalizar seus formulários em papel e gerenciamento de dados, coletar assinaturas e pagamentos eletrônicos, além de automatizar tarefas manuais e fluxos de trabalho.

Minimizando a complexidade da tecnologia

O uso de uma plataforma robusta e no-code em vez de diferentes provedores de serviço único o ajudará a economizar nos custos de TI para renovações, manutenção e treinamento. Isso também pode remover gargalos e aumentar a adoção, levando a uma tomada de decisões melhor e mais colaborativa. Confira abaixo algumas outras opções a serem consideradas ao buscar reduzir a complexidade de suas tecnologias.

Criadores de formulários online, gateways de pagamento e plataformas de assinatura eletrônica são soluções fantásticas para maximizar sua eficiência organizacional. Formulários digitais economizam, em média, 11 horas de trabalho por semana. Além de aumentar a eficiência organizacional, os formulários online também diminuem a carga de trabalho organizacional. A eficiência alcançada com o uso da tecnologia para agilizar processos anteriores em papel pode reduzir as despesas operacionais em até 25%.

Outra maneira de maximizar a eficiência organizacional é através do uso de fluxos de aprovação automatizados. As melhores soluções de fluxo de aprovação permitem a automação em larga escala dos processos de aprovação interna, incluindo notificações por e-mail e coleta de assinaturas eletrônicas. A migração online dos processos de aprovação interna é parte integrante de uma verdadeira transformação digital. Isso economizará inúmeras horas todas as semanas, além de promover uma melhor organização.

Por exemplo, vejamos o processo de planejamento de um evento através de um fluxo de aprovação. Um organizador de eventos pode solicitar um local de evento usando um formulário, o qual pode ser enviado automaticamente para a aprovação de partes internas. Se todas as partes aprovarem a solicitação, e-mails automáticos poderão ser enviados ao preenchedor do formulário informando que a mesma foi aprovada. Caso o local do evento não seja aprovado, os fluxos de aprovação podem enviar automaticamente um e-mail de rejeição e reiniciar o processo para um novo fluxo de aprovação.

Promovendo a produtividade e empoderando os funcionários

Uma última forma de cortar custos com a transformação digital é capacitar seus funcionários com o uso de soluções no-code. As soluções no-code são aplicativos que permitem a construção de diferentes soluções sem a utilização de qualquer tipo de programação. Interfaces fáceis de usar e com recurso arraste-e-solte tornam a criação de diferentes soluções acessível a todos.

Essa tecnologia economiza tempo, dinheiro e recursos de TI para as organizações. Com esses benefícios, não surpreende que as soluções no-code estejam em alta nos últimos anos. Até 2024, 80% dos produtos e serviços de tecnologia serão desenvolvidos por profissionais de fora do setor de tecnologia, de acordo com a Gartner.

Além de economizar tempo e dinheiro, as soluções no-code permitem que os funcionários assumam maior responsabilidade em seu trabalho. Em vez de encaminhar automaticamente determinadas tarefas para uma equipe de desenvolvimento, estes são capazes de criar e projetar suas próprias soluções.

Organizações com culturas que capacitam os funcionários possuem 1,3 vezes mais chances de relatar a superação de suas metas de desempenho. Além disso, permitir a autonomia dos funcionários aumenta sua motivação e os mantém mais motivados em seu trabalho, um recurso inestimável em um mercado onde 32% dos funcionários não estão engajados em seu trabalho.

Além de promover a produtividade e a autonomia, as soluções no-code também economizam tempo ao reduzir o trabalho árduo dos funcionários. Os fluxos de aprovação podem reduzir drasticamente o tempo gasto em tarefas administrativas tediosas. A criação de soluções com recurso arraste-e-solte também reduz a quantidade de trabalho para os desenvolvedores, que gastam em média mais de 17 horas por semana em tarefas de manutenção.

A tecnologia de automação tornou-se o novo padrão no local de trabalho, com 77% dos funcionários esperando opções mais fáceis para finalizar tarefas de rotina. Soluções holísticas para a gestão de dados e automação permitem que você economize tempo em todos os aspectos de suas operações e mantenha seus funcionários mais felizes.

Automatizar tarefas tediosas também libera mais do seu tempo para que possa trabalhar em projetos novos e inovadores. Além da economia de tempo e dinheiro, permitir que seus funcionários automatizem o trabalho rotineiro também traz uma série de outros benefícios.

Uma maneira pela qual as ferramentas no-code podem gerar uma enorme economia de tempo é através da criação automatizada de relatórios. As soluções para a criação de relatórios integráveis às tabelas de dados podem permitir a geração de relatórios de forma instantânea e automatizada. A criação instantânea de relatórios pode ser uma ferramenta inestimável para a tomada de decisões rápidas e comunicação com partes interessadas importantes. O prestador de serviços de saúde One to One Health, por exemplo, usa a criação automatizada de relatórios no-code para gerar relatórios em segundos — um processo que pode levar horas para ser feito manualmente.

Migre para o meio digital

Passar por uma transformação digital é uma ótima maneira de facilitar o crescimento e a prosperidade a longo prazo em sua organização. Esta não apenas reduz os custos organizacionais, mas também aumenta a eficiência e a segurança dos dados, além de empoderar os funcionários. Com o surgimento de soluções de software no-code nos últimos anos e mais empresas saindo do papel todos os dias, uma coisa ficou clara: migrar para o digital é o único caminho a seguir.