FAQ sobre Jotform Empresas

O Pacote Base do Jotform Empresas é o ponto de entrada mínimo para adesão ao Jotform Empresas e inclui a adição de até 5 Usuários Permitidos. Usuários Permitidos adicionais podem ser adquiridos em pacotes de 5. Não existem limites para o número de Usuários Permitidos que você pode adicionar ao seu plano.

Quando determinando o número de usuários, observe que nosso acordo de licença requer que cada usuário seja uma pessoa única, com um endereço de e-mail único e individual. Pseudônimos da empresa, como marketing@empresa.com, não são permitidos, bem como o compartilhamento de credenciais com outros indivíduos. Para propósitos de TI, auditoria e rastreamento, cada login deve poder ser rastreado até uma única pessoa.

Por exemplo, com Jotform Empresas, você pode ter dois Administradores e 18 Usuários, somando um total de 20 usuários (ou vagas), logo, você deve adquirir acesso para cada um destes indivíduos. Adicionalmente, cada um destes requer um nome de usuário e senha únicos. O Administrador pode alterar um nome de usuário ou senha a qualquer momento.

Um "usuário" é definido como um indivíduo que possui uma credencial de entrada para sua conta Jotform Empresas, podendo:

1. Criar/editar formulários,
2. iniciar integrações, e/ou
3. visualizar/editar/analisar dados de envios diretamente do banco de dados de envios de formulários.

Jotform Empresas apresenta dois níveis de funções de usuário — Usuário e Administrador. Você é quem determina se um indivíduo é classificado como Usuário ou Administrador.

Por padrão, um Usuário pode criar formulários e visualizar os dados de envios destes formulários, apenas. Usuários podem então compartilhar acesso a quantos formulários/dados quiserem, com um ou mais Usuários, dentro do mesmo servidor Empresarial.

Um Administrador gerencia sua conta Jotform Empresas. Isto inclui adicionar ou excluir usuários, revisar as métricas de desempenho de seus formulários, entre outros recursos. Além disso, um Administrador também pode criar formulários e revisar dados de envios. Um Administrador possui acesso a todos os formulários e envios criados por todos em sua conta Jotform Empresas, ao menos que estes dados estejam em um servidor HIPAA. Neste caso, um Administrador terá acesso apenas aos dados que tiverem sido explicitamente compartilhados com ele pelos respectivos proprietários dos formulários.

Um cliente que preenche seu formulário online não conta como Usuário. Apenas indivíduos capazes de criar formulários, analisar envios ou gerenciar sua conta Jotform Empresas são considerados Usuários e/ou Administradores.

Os problemas com contas de usuário único em grande empresas são diversos:

Com uma conta de usuário único, os formulários, além dos dados neles coletados, tecnicamente pertecem ao usuário. Se e quando esta pessoa deixar sua organização, estes formulários e dados irão junto com ela. Estes dados deveriam pertencer à empresa mas, com uma conta de usuário único, isto não acontece. Com Jotform Empresas, o Administrador pode simplesmente atribuir a vaga a outro usuário, garantindo que seus dados permaneçam dentro da organização.

Além disso, uma conta de usuário único está desconectada de outras contas Jotform. Isto quer dizer que não há como compartilhar e colaborar em formulários existentes, ou acessar os dados na conta de outro usuário.

Todo e qualquer acesso aos dados de envios precisa ser rastreável até um único indivíduo, com credenciais próprias e identificáveis, para propósitos de TI e auditoria. Em planos de um único usuário, como não há nenhuma forma de compartilhar dados, estes podem optar por compartilhar suas credenciais, o que é uma violação dos termos de uso da Jotform.

Observe que este último item se torna um problema legal ainda maior, uma vez que os regulamentos HIPAA exigem que cada acesso único a Informações de Saúde Protegidas (PHI) precisa ser rastreável até um indivíduo único, com suas próprias credenciais de login identificáveis.

Nossos planos tradicionais/padrão (Básico, Bronze, Prata e Ouro) são planos de usuário único executados em servidores compartilhados e possuem apenas o direito ao suporte online.

Jotform Empresas é nosso único plano para múltiplos usuários onde um Administrador pode atribuir níveis de acesso para outros Usuários, permitindo que estes colaborem com outros Usuários. Além disso, ele é executado em um servidor dedicado à sua organização e vem com uma equipe de Suporte Empresarial Dedicada para ajudá-lo sempre que necessário.

Um resumo destas diferenças pode ser encontrado neste guia.

Jotform Empresas é uma solução de software como serviço (SaaS) baseada na web, o que significa que você não precisa instalar nenhum software em seus servidores empresarias ou computador. É preciso apenas usar um navegador web, como Chrome, Firefox ou Safari.

A partir do momento que você assina nosso Acordo Empresarial, podemos configurar seu servidor, migrar seus formulários e dados existentes (se aplicável) e compartilhar as credenciais do seu servidor com você em um dia útil.

Formulários Jotform Empresas são dinâmicos e funcionam em praticamente qualquer navegador web, smartphone e tablet.

Jotform Empresas não possui limites em relação ao número de formulários, envios, campos, pagamentos, chamadas de API e armazenamento.

Jotform Empresas possui integrações aos principais processadores de pagamentos, como Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net, entre outros.

Ao criar um formulário para pagamentos, você será solicitado a inserir as credenciais de entrada do seu processador de pagamentos. Feito isto, você poderá começar a aceitar pagamentos online.

Além disso, Jotform Empresas não cobra taxas adicionais por transação, logo, você precisa pagar apenas a taxa padrão de processamento do cartão de crédito.

Ao adquirir Jotform Empresas, um Acordo de Nível de Serviço (SLA) é incluído como parte da compra. Este acordo inclui todos os termos e condições, bem como o custo total. Você precisará assinar o acordo para começar a usar sua conta Jotform Empresas.

Sim. Jotform pode acomodar pedidos de alterações a documentos legais, ou usar seus formulários para Acordo de Parceria Comercial ou Acordo de Processamento de Dados (DPA) como base para criar um acordo.

Sim, a equipe de segurança da Jotform pode trabalhar com sua equipe para assegurar que todas as suas perguntas sobre segurança de TI e assuntos legais sejam respondidas.

Os preços do Jotform Empresas são personalizados, dependendo de suas necessidades e casos de uso específicos. Os fatores que determinam o preço personalizado incluem o número de licenças de usuário necessárias, suas necessidades de segurança de TI, o tipo de informação que será coletada e quaisquer complementos que seu caso de uso exija. Instituições de ensino e organizações sem fins lucrativos têm direito a um desconto de 30%, aplicável somente às taxas de usuário. Entre em contato com o departamento de vendas para solicitar um orçamento personalizado.

Uma opção de pagamento mensal não está disponível para Jotform Empresas. As taxas para todo o Período, conforme especificado no Acordo, devem ser pagas antecipadamente.

Sim, licenças adicionais para Usuários Permitidos podem ser adquiridas a qualquer momento durante o Prazo e serão cobradas de forma proporcional. Por exemplo, se faltarem sete meses para o término do seu Período e você adicionar mais cinco usuários, serão cobrados os sete meses restantes.

Devido aos custos associados à configuração de uma conta e servidor Jotform Empresas, não podemos oferecer um período de testes para a plataforma Empresarial, bem como um reembolso. Antes de adquirir Jotform Empresas, você será solicitado a revisar e assinar um acordo. É de sua responsabilidade ler este acordo atenciosamente antes de assiná-lo.

Jotform Empresas é executado em um centro de residência de dados local, logo, você pode marcar a experiência do usuário usando seu próprio domínio personalizado (ex.: forms.dominiodaempresa.com). Caso necessário, Jotform pode adquirir o certificado SSL em seu nome e instalá-lo sem custos adicionais para que seus formulários possuam a designação https:// segura.

Sim, migrar seus formulários e dados existentes (se houver) faz parte do nosso processo de configuração do servidor. Para começar, você pode fornecer seu nome de usuário da conta Jotform Padrão ao seu Gerente de Conta ou entrar em contato com a equipe de Suporte para enviar uma solicitação de migração.

Você pode solicitar uma migração uma vez que seu servidor Empresarial for configurado enviando um ticket para nossa equipe de Sucesso do Cliente. Por favor, inclua as seguintes informações em seu pedido:

• The username or email of your Jotform Standard account that will be migrated.
• The username or email address of the account on the Enterprise server that will receive the forms.
• Whether you want to enable URL redirection.
• Whether you want to downgrade your Jotform Standard account afterward.

Não. Não há tempo de inatividade durante as migrações, e a maioria delas é instantânea.

Sim, os dados dos seus envios serão migrados. Existem algumas exceções, como envios em rascunho e aprovações incompletas, portanto, certifique-se de revisar esses casos também.

Após a migração, todos as URLs dos formulários são atualizados para a sua URL Empresarial. Se você ativou os Redirecionamentos de URL, pode fornecer aos respondentes a URL Jotform antiga ou a nova URL do formulário no Jotform Empresas. Recomendamos atualizar todos os links para a nova URL Empresarial conforme o tempo permitir.

Por exemplo, jotform.com/formID será atualizado para {subdomain}.jotform.com/formID

Formulários incorporados via iFrame e JavaScript serão redirecionados automaticamente para a nova URL.

Formulários incorporados com código-fonte não serão redirecionados automaticamente, portanto, será necessário atualizar o código-fonte da versão Empresas do formulário.

Os formulários são migrados para a seção Meu Espaço de Trabalho da conta de usuário que você especificar na solicitação de Migração para Empresas. Esse usuário será o proprietário do formulário no seu servidor Empresarial.

Após a migração, você pode compartilhar o formulário com outros usuários licenciados no servidor, adicioná-lo a uma equipe, atribuir um rótulo ou transferir sua propriedade caso esteja em um servidor não-HIPAA.

Na maioria dos casos, não.

Se você estiver usando Dropbox ou OneDrive, será necessário entrar novamente na integração na aba Configurações do formulário.

Se você estiver usando Zapier ou Power Automate, será necessário substituir o acionador e as variáveis no fluxo de trabalho, caso esteja usando Dados Dinâmicos.

Não, será necessário desativar a criptografia antes de migrar o formulário. Após a migração, você pode usar a mesma chave de criptografia para reativar a criptografia em servidores não-HIPAA.

Quaisquer envios criptografados existentes permanecerão criptografados e ainda poderão ser acessados usando seu Código de Acesso atual.

Se sua conta Jotform Padrão for protegida pela HIPAA, seus formulários HIPAA serão migrados automaticamente e você não precisará tomar nenhuma ação.

Não, suas URLs de API serão alteradas. A URL da sua API mudará de https://api.jotform.com para https://{subdomain}.jotform.com/API (com API em letras maiúsculas).

Após a migração, você poderá fazer alterações nos seus formulários a partir do novo servidor Empresarial. Alterações feitas nos formulários originais da sua conta Padrão não serão aplicadas às versões Empresas e não serão exibidas devido ao redirecionamento.

Recomendamos fortemente que você trabalhe exclusivamente em seu servidor Empresarial para evitar confusão.

Não, os responsáveis pelos formulários e seu histórico de preenchimento/atribuição não serão migrados para o seu servidor Empresas. Recomenda-se informar aos responsáveis que novos convites serão enviados e que eles precisarão criar uma nova conta de login no seu servidor Empresarial. O processo para reenviar convites aos usuários é o mesmo, e você pode saber mais sobre isso aqui.

Se solicitado, faremos o downgrade da sua conta Jotform Padrão para que você não seja cobrado por ela futuramente.

Qualquer valor pré-pago, mas não utilizado na data da migração, será reembolsado no cartão de crédito registrado na Jotform.

Você só pode migrar uma conta Padrão uma vez. As migrações são universais e todas as informações são transferidas.

Se você estiver usando uma conta Jotform HIPAA padrão, quaisquer envios em rascunho não serão transferidos.

As URLs dos fluxos de trabalho serão atualizados para uma URL Jotform Empresas. Certifique-se de atualizar todos os e-mails e links dos fluxos após a migração.

Não, aprovações não concluídas não serão migradas. Você pode reiniciar a aprovação após a migração.

Sim, seus Agentes de IA existentes serão migrados.

Não, os números de telefone dos Agentes de IA não serão migrados. Quaisquer números vinculados aos Agentes de IA serão revogados automaticamente e de forma permanente, portanto, certifique-se de atualizá-los após a migração.

As migrações são universais e todos os ativos serão transferidos. Se houver algo que você não deseja migrar, certifique-se de excluí-lo antes da migração.

Sua conta Jotform Empresas conta com o benefício exclusivo de uma Equipe de Suporte Empresarial dedicada. Você pode enviar tickets de maneira conveniente 24h por dia, 7 dias por semana, ou os administradores da plataforma podem agendar chamadas de suporte no Zoom através do nosso portal de suporte integrado, garantindo que quaisquer dúvidas ou preocupações sejam respondidas de maneira rápida e eficiente.

Jotform Empresas suporta SAML 2.0 (Security Assertion Markup Language), podendo integrar-se a soluções SSO de fornecedores como: Microsoft, Google, Okta, Duo, OneLogin, entre outros.

A integração SSO permite duas aplicações distintas:

Usuários e Administradores Jotform Empresas podem logar na plataforma para acessar seus formulários e dados de envios usando suas credenciais SSO, sem precisar lembrar um outro nome de usuário e senha. Isso também permite que seu departamento de TI monitore logins de forma central, além de outras aplicações.

Adicionalmente, formulários internos podem ser protegidos seletivamente por SSO, garantindo que apenas funcionários/professores/estudantes possam vê-lo, preenchê-lo e enviá-lo. Para a coleta de dados em aplicações confidenciais, a autenticação baseada em SSO assegura que a pessoa preenchendo o formulário é exatamente quem diz ser.

Você pode encontrar mais informações sobre SSO para Formulários neste guia.

Caso possua outras soluções de serviços de diretório, contate a equipe Jotform Empresas para saber o que podemos fazer para ajudá-lo. Para mais informações, confira nossa página de informações sobre SSO.

Jotform Empresas é executado em um centro de residência de dados local, logo, você pode marcar a experiência do usuário usando seu próprio domínio personalizado (ex.: forms.dominiodaempresa.com). Caso necessário, Jotform pode adquirir o certificado SSL em seu nome e instalá-lo sem custos adicionais para que seus formulários possuam a designação https:// segura.

A API Jotform Empresas suporta a comunicação de dados bidirecional. Caso precise de mais informações, confira a documentação da nossa API.

Seu centro de residência de dados Jotform local será hospedado pelo Google Cloud Platform, nosso parceiro de hospedagens principal. Também trabalhamos com outros parceiros, tais como a Amazon Web Services (AWS), sempre que necessário.

Como seus dados são armazenados em um centro de residência de dados local, somos capazes de satisfazer suas necessidades de residência de dados, de forma que seus dados nunca deixem seu país. Isto é de extrema importância para clientes na Austrália, Canadá, EUA, Reino Unido, UE, entre outros. Com 19 datacenters em 15 países diferentes, nós provavelmente poderemos satisfazer as necessidades de residência de dados em seu país, caso necessário.

Garantir a privacidade e segurança dos seus dados é uma de nossas principais prioridades. Jotform Empresas toma todos os cuidados para fornecer um serviço online com segurança de primeira — incluindo uma criptografia de 256 bits, conformidade com SOC2 e, se necessário, soluções HIPAA para necessidades relacionadas ao setor de saúde. Para mais informações, visite a página de segurança da Jotform.

Dados são criptografados em repouso por padrão em um Servidor Empresarial:

• A solução empresarial é completamente isolada do ambiente Jotform Empresas, de forma que nada é compartilhado com outros usuários.
• Todos os dados (formulários, envios, etc.) são automaticamente criptografados em repouso enquanto são escritos nos discos físicos.
• Cada chave de criptografia é também criptografada com chaves mestras gerenciadas pela Google Cloud Platform (nosso parceiro de hospedagens).

A criptografia em repouso a nível de banco de dados, disponível em nosso pacote HIPAA, está um nível acima:

• Nossos servidores recebem os dados brutos e, enquanto escrevem no banco de dados, Jotform os criptografa com AES256 (cada envio individual possui uma chave única) e cada chave AES256 individual é também criptografada com a chave pública do usuário (RSA2048). Estas chaves são totalmente integradas para os usuários e gerenciadas pela Jotform.

Em resumo, a configuração empresarial normal fornece criptografia a nível de disco, enquanto a opção em conformidade com a HIPAA adiciona ainda a criptografia a nível de banco de dados.

Jotform Empresas oferece opções de recursos compatíveis com a HIPAA para ajudá-lo a manter informações de saúde seguras e protegidas. Saiba mais.

Sua conta Jotform Empresas irá operar da mesma maneira. Dados de envios existentes serão automaticamente criptografados em seu centro de residência de dados local, bem como no banco de dados.

Caso esteja coletando informações de saúde protegidas (PHI) e precisar que seu servidor seja compatível com HIPAA, entre em contato com seu gerente de conta e a equipe de sucesso do cliente Empresarial para discutir preços e opções de migração de dados. Descontos para instituições educacionais e organizações sem fins lucrativos não estão disponíveis para os custos do servidor HIPAA.

Garantir a privacidade e segurança dos seus dados é uma de nossas principais prioridades. Jotform Empresas toma todos os cuidados para fornecer um serviço online com segurança de primeira, incluindo uma criptografia de 256 bits, soluções em conformidade com SOC 2, bem como conformidade com a HIPAA para necessidades relacionadas à saúde. Para mais informações, visite a página de segurança da Jotform.

Os recursos compatíveis com a HIPAA acarretam uma maior utilização de CPU em nossos servidores por causa da criptografia em repouso adicional a nível de banco de dados. Nossos provedores de hospedagem nos cobram de acordo com a utilização de CPU, por isso existe um custo adicional para usar os recursos Jotform compatíveis com a HIPAA. Saiba mais sobre por que Jotform Empresas é uma ótima solução para a área da saúde.

Se você possui um servidor empresarial, seus formulários e envios são automaticamente criptografados em repouso a nível de disco físico.

As soluções HIPAA elevam ainda mais seu nível de segurança, fornecendo criptografia adicional a nível de banco de dados, com chaves AES256 exclusivas para cada envio individual.

A lei dos EUA exige que as organizações que coletam e armazenam PHI sigam métodos compatíveis com HIPAA, portanto, se você coleta PHI e estiver localizado nos EUA, precisará utilizar recursos compatíveis com a HIPAA. Entretanto, alguns clientes Jotform Empresas que não estão localizados nos EUA também optam pela habilitação da HIPAA como uma camada adicional de segurança.

Sua conta Ouro é uma conta de usuário único, o que significa que apenas uma pessoa pode criar formulários, coletar e acessar os dados.

Os regulamentos da HIPAA exigem que cada acesso único a Informações de Saúde Protegidas (PHI) precisa ser rastreável até um único indivíduo, com suas próprias credenciais de login identificáveis.

O compartilhamento de credenciais de login é uma violação da HIPAA e pode acarretar sérios problemas legais.

Mesmo que apenas uma pessoa crie formulários em sua conta, se vários indivíduos acessarem as PHI coletadas, você precisará usar Jotform Empresas, que é a única plataforma que suporta múltiplos usuários.