7 alternativas poderosas ao Microsoft Lists

Em julho de 2020, a Microsoft lançou um novo produto chamado Lists, apresentado como uma alternativa a ferramentas digitais como Asana e Airtable, o qual ajuda os usuários a rastrear informações e organizar seu trabalho. Parte do pacote Microsoft 365, ele se integra perfeitamente a outras ferramentas populares da Microsoft, como Outlook e Teams, oferecendo uma alternativa fácil de usar e no-code às planilhas para a gestão de banco de dados.

As planilhas tradicionais foram projetadas para serem ferramentas de dados puramente numéricos – apenas para processar números e cálculos. No entanto, estas não são tão adequadas para tarefas como gerenciar fluxos de trabalho, simplificar a colaboração e automatizar processos com múltiplas etapas. Por isso, na última década, empresas inovadoras entraram nesse espaço com a criação de híbridos que combinam planilhas e bancos de dados fáceis de usar.

Essas novas plataformas oferecem um formato familiar – semelhante ao de uma planilha, mas com recursos avançados de banco de dados e uma interface de usuário aprimorada. Por exemplo, nas plataformas híbridas, as células são categorizadas em tipos (como caixa de seleção, telefone e lista suspensa), apresentam codificação por cores e fazem referência a arquivos anexados, como imagens. Elas incluem até mesmo ferramentas de colaboração robustas que não estão disponíveis nas planilhas tradicionais.

Todas as principais alternativas ao Microsoft Lists oferecem recursos-chave semelhantes, como visualizações personalizadas, capacidade de atribuir e rastrear tarefas e colaboração eficiente. Embora a Microsoft enfatize a integração perfeita que o Lists oferece aos demais produtos do Microsoft 365, todos esses concorrentes possuem APIs robustas e oferecem integrações a serviços populares da Microsoft ou outras ferramentas comparáveis.

Continue lendo para saber mais sobre as semelhanças e os recursos exclusivos dessas sete alternativas ao Microsoft Lists.

1. Jotform Tabelas

A mais nova alternativa é o Jotform Tabelas, que transforma a combinação entre planilhas e bancos de dados em um espaço de trabalho completo. Os dados coletados através de formulários online preenchem tabelas que podem ser visualizadas como planilhas, calendários, relatórios e muito mais. Você pode até mesmo acessar uploads de arquivos, como vídeos e fotos, no Jotform Tabelas.

Recursos avançados de pesquisa e filtragem, bem como configurações personalizáveis de acesso e compartilhamento, o permitem organizar e gerenciar seus dados e colaborar com outras pessoas. Você pode até mesmo configurar suas tabelas para realizar cálculos matemáticos complexos, além de conectar uma tabela a outra tabela ou formulário.

Com mais de 250 modelos gratuitos disponíveis, Jotform Tabelas é uma ótima opção para a gestão de projetos, contratações, gestão de inventário, controle de problemas de TI, orçamentação e muito mais.

2. Airtable

O Airtable foi pioneiro na área de híbridos entre planilhas eletrônicas e bancos de dados, sendo a primeira empresa a criar uma solução que ganhou ampla popularidade. Fundado em 2012, o Airtable oferece um sistema híbrido para gestão de projetos e colaboração.

Esta ferramenta se concentra no conceito de combinar bancos de dados/planilhas, mas também oferece outras opções de gerenciamento de fluxo de trabalho, como visualizações em Kanban. Além disso, o Airtable oferece recursos para faturamento, orçamentação e gestão de recursos que simplificam o trabalho das empresas com seus clientes e o funcionamento das equipes de projeto em organizações maiores.

3. Google Tables

Dentre as alternativas, o Google Tables é a mais semelhante ao Lists. Assim como o Lists, o Google Tables é uma novidade no setor de opções híbridas entre planilhas eletrônicas/bancos de dados – tendo sido lançado em setembro de 2020. Parte do Area 120 do Google, seu principal ponto de venda é a integração perfeita com outras plataformas populares da empresa, incluindo Gmail, Planilhas, Formulários, Contatos e Agenda. Este também inclui recursos populares oferecidos por seus concorrentes.

4. Asana

O Asana foi criado como uma ferramenta para gestão de fluxos de trabalho, não um híbrido entre planilha/banco de dados, mas oferece muitos dos mesmos recursos. Este organiza tudo, desde tarefas básicas até objetivos comerciais gerais, de forma que cada membro da equipe possa entender suas responsabilidades e prioridades.

O Asana oferece diversas formas de visualizar fluxos de trabalho (chamadas “visualizações”) que incluem listas, quadros Kanban, gráficos de Gantt e calendários. Usuários podem organizar tarefas em projetos maiores, e seu recurso arraste-e-solte permite que eles movam e adaptem facilmente itens acionáveis.

A principal desvantagem do Asana é a falta de recursos de gerenciamento financeiro, como orçamentação, faturamento e cobranças. Este também não oferece recursos abrangentes para a criação de relatórios, o que o torna mais adequado para equipes menores que trabalham em projetos internos do que para grandes empresas ou interfaces com clientes.

5. monday.com

O monday.com oferece funcionalidades semelhantes ao Asana, com visualizações e fluxos ligeiramente diferentes. No monday.com, as tarefas são chamadas de itens, os quais os usuários podem visualizar a qualquer momento com uma pequena barra de progresso para cada um. Usuários também podem esticar ou diminuir itens na visualização em linha do tempo (gráfico de Gantt), ou arrastá-los e soltá-los em uma visualização Kanban. Também é possível escolher seu tipo de visualização preferida, uma ferramenta útil para gerentes que lhes permite acompanhar tudo em um só lugar.

6. ClickUp

A interface do ClickUp é um pouco diferente das demais plataformas, pois se concentra em exibir metas, objetivos e alvos. Objetivos são o resultado geral desejado, enquanto os alvos mapeiam como atingi-los, incluindo sprints de equipe e alvos individuais que ajudam a atingir o objetivo geral. Líderes de equipes também podem definir marcos (ou objetivos intermediários), um recurso que permite aos usuários agrupar tarefas.

O ClickUp visa ser uma plataforma completa, oferecendo recursos que vão muito além de um simples híbrido entre planilhas/bancos de dados, como listas de tarefas, anotações, gestão de projetos, planilhas, calendários, lembretes, acompanhamento de metas e tempo, capturas de tela e gravação de vídeos. Embora ofereça uma grande variedade de recursos e funcionalidades, este não é tão fácil de usar quanto outras alternativas.

7. Zoho Project

O Zoho Projects inclui todos os principais recursos dos outros provedores e dá grande ênfase à comunicação e à colaboração. A plataforma inclui quadros de mensagens interativos, fluxos de notificação, salas de bate-papo onde os funcionários podem discutir projetos, além do recurso Pages, que permite aos usuários criar uma intranet.

Mais do que uma simples planilha

Todas as principais ferramentas que combinam planilhas e bancos de dados oferecem ferramentas robustas e fáceis de usar que facilitam a produtividade e a eficiência. Com diversas opções de preços, inclusive algumas versões gratuitas (como Jotform), não há um bom motivo para não começar a usar uma dessas plataformas para o aumento de produtividade hoje mesmo.