Agendando consultas odontológicas online

O setor médico há muito está seguindo o caminho do uso de soluções digitais, e a odontologia não é diferente. O agendamento online de consultas odontológicas é uma das áreas exploradas pelos dentistas – talvez porque 44% dos pacientes agendaram uma consulta após encontrar um profissional através de uma pesquisa online.

Existem diversas soluções de agendamento no mercado, mas como escolher uma delas? Especialistas do setor recomendam responder as seguintes perguntas para descobrir a solução adequada.

Faça estas perguntas antes de selecionar uma solução para o agendamento de consultas odontológicas

1. Permite a configuração de intervalos de tempo personalizados?

Alguns agendadores online possuem um intervalo de tempo padrão – normalmente de meia hora. Este pode funcionar para um check-up ou limpeza, mas certamente não cobre o tempo necessário para um trabalho odontológico mais intensivo.

Por exemplo, um procedimento de clareamento dentário pode levar até uma hora. Procedimentos cirúrgicos como extrações, canais radiculares e pontes dentárias podem demorar ainda mais. Independente de quanto tempo cada procedimento normalmente leva, seu software de agendamento deve permitir que você configure intervalos de tempo personalizados, pois o tempo necessário para a realização de um tratamento ou procedimento pode variar entre dentistas.

2. Oferece sincronização com calendários?

Para uma experiência ideal de agendamento de consultas odontológicas, a solução escolhida deve poder ser sincronizada a diferentes calendários online — tanto os seus quanto os de seus pacientes. Muitas pessoas dependem de suas agendas digitais para lembrá-los dos compromissos diários; se a sua consulta não for adicionada ao calendário móvel de um paciente, as chances deste não comparecer aumentam. O software deve funcionar em dispositivos iOS e Android para garantir que você possa atender ao maior número possível de pacientes.

3. Permite a configuração de lembretes automáticos?

Ao agendar consultas odontológicas, a única coisa que garante uma maior probabilidade de os pacientes aparecerem do que a sincronização às suas agendas são os lembretes. Sua solução de agendamento deve ser capaz de enviar tais lembretes de forma automática.

O Dr. Shahrooz Yazdani, dentista e proprietário da Yazdani Family Dentistry, recomenda a criação de pelo menos dois lembretes automáticos – um para uma semana antes da consulta e outro 24 horas antes. “Desta forma, você maximiza a probabilidade de um paciente não apenas comparecer à consulta, mas também comparecer no horário”, diz ele.

4. Proporciona uma experiência contínua para os pacientes?

O Dr. Mike Golpa, dentista e CEO da G4 by Golpa, observa que é importante limitar o atrito na experiência de agendamento: “O objetivo de uma solução de agendamento digital é facilitar o agendamento de consultas em sua clínica para o paciente. Caso não queira desencorajá-los, certifique-se de que seu sistema esteja tornando o agendamento de consultas odontológicas o mais intuitivo e claro possível.”

O Dr. Rajan Sharma, fundador da EON Clinics, acrescenta que, se novos pacientes em potencial virem uma longa lista de perguntas em um formulário para agendamentos, estes provavelmente não o preencherão. “A solução não deve exigir o preenchimento de inúmeras perguntas, embora seja aceitável se estas forem opcionais”, afirma. “Selecione apenas as perguntas necessárias para que os pacientes possam determinar se você é o provedor certo.”

5. Integra-se a outras soluções?

A solução de sua escolha deve funcionar bem em conjunto com outras ferramentas, de acordo com o Dr. Sharma. Em outras palavras, esta deve integrar-se a outros softwares já utilizados na gestão de sua clínica e pipeline de pacientes. Por exemplo, um dos maiores pontos de venda da solução selecionada pelo Dr. Sharma para sua clínica foi sua capacidade de integração ao Salesforce.

6. Permite que os pacientes escolham os dentistas de sua preferência?

Clínicas odontológicas geralmente têm vários dentistas. Enquanto alguns pacientes não se importam em ver qualquer um dos dentistas disponíveis, outros têm um dentista preferido – provavelmente um que veem há anos. Um recurso valioso do software de agendamento de consultas é a capacidade de permitir que os pacientes selecionem o dentista de sua escolha – dessa forma, eles não aparecem em seu consultório e acabam com um dentista que preferem não ver.

7. Está em conformidade com a HIPAA?

O cumprimento dos regulamentos da HIPAA é uma questão a ser abordada durante o agendamento de consultas odontológicas, pois os pacientes devem fornecer determinadas informações, algumas das quais podem ser confidenciais. É por isso que é importante garantir que o agendador escolhido esteja em conformidade com a HIPAA. “Isso garante a segurança das informações de seus pacientes”, explica o Dr. Sharma, “além de evitar sanções da HIPAA”.