Jak korzystać z programu Zoom: kompleksowy poradnik

Narzędzia do współpracy online mogą znacznie poprawić wyniki biznesowe. Firmy, które dostarczają pracownikom efektywnych narzędzi do współpracy mogą cieszyć się ze znacznych korzyści finansowych; według badań przeprowadzonych przez Forrester, dzięki tego typu narzędziom, uwzględnione firmy zaoszczędziły ponad 5,3 miliona dolarów. Jednak to nie jedyny powód, dla którego organizacje zaczynają korzystać z takiego oprogramowania.

Narzędzia do współpracy online, takie jak Zoom, mogą pomóc zwiększyć produktywność i usprawnić komunikację pomiędzy pracownikami. Mogą one również zmniejszyć koszty podróży, pozwalając Ci organizować spotkania ze współpracownikami, którzy znajdują się w różnych miejscach na świecie.

Podczas pandemii COVID-19, Zoom zyskał popularność także wśród użytkowników niekomercyjnych. Korzystają oni z niego do organizowania wirtualnych imprez, uczestniczenia w zajęciach fitness, a nawet do zawierania związków małżeńskich. Zoom stał się sposobem na komunikację z rodziną i znajomymi przy jednoczesnym zachowaniu dystansu społecznego.

Mimo, że osobiste zastosowania Zoom są ważne, ten poradnik skupi się na wykorzystywaniu tego programu w środowiskach komercyjnych.

Czym jest Zoom?

Zoom to narzędzie do wideokonferencji, umożliwiające wykonywanie połączeń audio i wideo oraz organizowanie webinarów. Oferuje on między innymi takie funkcje, jak udostępnianie uczestnikom ekranu. Zoom działa zarówno na komputerach, jak i na urządzeniach mobilnych.

Dla przykładu, możesz zorganizować wirtualne spotkanie ze swoim zespołem ds. marketingu. Twój grafik może udostępnić swój ekran i pokazać Ci najnowszą wersję logo firmy. Uczestnicy, którzy nie są w stanie dołączyć przy pomocy komputera, mogą skorzystać w tym celu ze smartfona i także przekazać swoje opinie.

Zoom oferuje również wirtualną tablicę, która wspomoże Twój zespół podczas burzy mózgów. Możesz spytać współpracowników o opinię na temat Twoich pomysłów i zapisywać ich sugestie na widocznej dla wszystkich tablicy.

Ponadto, sesje Zoom mogą być z łatwością nagrywane. Możesz opracować transkrypcję i udostępnić nagrania członkom zespołu, którzy nie mogli zjawić się na spotkaniu lub wstawić nagranie z webinaru na swoją stronę internetową.

Znaczenie Zoom dla firm

Jak wcześniej wspomniano, korporacje i firmy korzystały z Zoom jeszcze przed pandemią koronawirusa. Platforma zyskała 1,99 miliona użytkowników w 2019 roku, a w miarę wzrostu obaw związanych z pandemią, w pierwszych miesiącach 2020 roku, do grona użytkowników dołączyło ponad 2,22 miliona osób. Większość pracowników znała już tę platformę i wiedziała, w jaki sposób może pomóc im we współpracy z innymi.

Jest kilka powodów, dla których firmy korzystały z Zoom nawet przed pandemią. Po pierwsze, współpraca z innymi pracownikami znajdującymi się poza biurem jest dużo wygodniejsza, jeśli masz możliwość udostępnienia im swojego ekranu i widzisz ich twarze. Uczestnicy będą również bardziej zaangażowani w spotkanie, ze względu na to, że trudniej będzie im zajmować się czymś innym, podczas gdy patrzą się na nich współpracownicy i menedżerowie.

Oprócz tego, zarządy firm zaczęły zauważać, że korzystanie z narzędzi do wideokonferencji, takich jak Zoom, może zaoszczędzić im sporo pieniędzy. Pewna międzynarodowa firma oszacowała oszczędności, jakie mogłaby osiągnąć zastępując spotkania osobiste wideokonferencjami na 5 584 dolarów za każdego uczestnika.

Zoom dla zdalnych zespołów

Ze względu na powyższe, jak i na wiele innych powodów, Zoom to świetne narzędzie do organizowania spotkań z zespołami pracującymi zdalnie. Biorąc pod uwagę znaczny wzrost liczby pracowników zdalnych (z 3,9 miliona w 2015 roku do 4,7 miliona w 2020 roku, przed pandemią COVID-19), wykorzystywanie platform do współpracy online stało się niemal niezbędne.

Do dołączenia i wzięcia udziału w spotkaniu Zoom, wystarczy dostęp do Internetu i kamerka internetowa. Udostępnianie ekranu i funkcje prezentacyjne ułatwiają śledzenie tego, co się dzieje bez potrzeby otwierania kilku osobnych plików.

Ponadto, Zoom może pomóc zespołom łączyć się ze sobą podczas sytuacji awaryjnych, kiedy pracownicy nie mogą dostać się do biura. Na przykład, Twój zespół może zaplanować wirtualne spotkanie podczas burzy śnieżnej. Dzięki Zoom, wszyscy pracownicy będą mogli dołączyć do wideokonferencji i kontynuować pracę nad projektem.

Zoom dla różnych profesji

Funkcjonalność Zoom nie ogranicza się do spotkań biznesowych z wieloma osobami jednocześnie. Umożliwia on także łączenie się z klientami bez potrzeby podróżowania.

Na przykład, Zoom był szeroko wykorzystywany podczas pandemii COVID-19 do przeprowadzania teleporad. Co więcej, Zoom oferuje specjalną platformę telemedyczną. Wykorzystanie telemedycyny wzrosło z 22% w 2018 roku do 41% w marcu 2020 roku, pozwalając pracownikom służby zdrowia leczyć pacjentów, którzy muszą zostać w domu.

Zoom jest wykorzystywany także przez pracowników oświaty – od nauczycieli edukacji wczesnoszkolnej, do profesorów największych uczelni. To świetny sposób na przeprowadzanie lekcji online, szczególnie w czasach, gdy uczniowie nie mogą chodzić do szkoły.

Profesjonaliści z branży fitness również korzystają z Zoom. Podobnie jak nauczyciele, oferują oni zajęcia online – od indywidualnych sesji treningowych, po zajęcia grupowe, podobne do tych, które prowadziliby w swoich studiach.

Nawet prawnicy, którzy w przeszłości byli dość negatywnie nastawieni do nowych technologii, wykorzystują Zoom do wirtualnych spotkań z klientami. Także sądy wykorzystują tę technologię do przeprowadzania wirtualnych przesłuchań.

Patrząc na te przykłady oraz biorąc pod uwagę wzrost popularności Zoom wśród użytkowników indywidualnych, łatwo stwierdzić, że tego typu narzędzia do współpracy online nie mogą być ignorowane. W miarę coraz większego rozproszenia siły roboczej, firmy muszą wykorzystywać oprogramowanie, takie jak Zoom, by organizować spotkania, oszczędzać pieniądze i zwiększyć produktywność.

Jeśli korzystasz z Zoom, by wziąć udział w zajęciach szkolnych lub szkoleniu, prawdopodobnie możesz wykorzystać wyposażenie, które już posiadasz – profesjonalne wideokonferencje wymagają jednak pewnych przygotowań. Przed rozpoczęciem korzystania z Zoom w swojej pracy, musisz przygotować miejsce do spotkań.

Przekształcenie swojego mieszkania w domowe biuro może wymagać pewnych modernizacji. Jeśli planujesz dołączyć do spotkania Zoom z innego miejsca, upewnij się, że masz odpowiednie warunki do prowadzenia wideokonferencji.

Wyposażenie, którego potrzebujesz do korzystania z Zoom

Jeśli korzystasz z Zoom do pracy, prawdopodobnie robisz to na komputerze lub laptopie – potrzebujesz więc stabilnego połączenia z Internetem. Jeśli Twoje połączenie będzie niestabilne, obraz z Twojej kamery może się zawieszać, może wystąpić opóźnienie dźwięku, a nawet możesz zostać rozłączony(-na).

Potrzebujesz także głośników i mikrofonu, by słuchać i mówić podczas spotkań – większość laptopów ma je wbudowane, jednak warto zainwestować w słuchawki z mikrofonem, by zmniejszyć hałas w tle. Dzięki temu, będzie Ci łatwiej usłyszeć, co mówią inni, a niechciane dźwięki w tle, takie jak szczekanie psa, będą trudniejsze do wychwycenia.

Jako, że będziesz wykonywał(a) połączenia wideo, warto również posiadać kamerkę internetową, by inni mogli Cię zobaczyć. Zoom wspiera również zwykłe kamery, połączone przy pomocy karty wideo – nie musisz więc kupować nowej kamerki, jeśli jej nie masz lub ta wbudowana w laptopa nie działa.

Na koniec, sprawdź wersję systemu operacyjnego na Twoim komputerze. Zoom działa na systemach macOS 10.7 lub nowszych, a także na systemach Windows 10 Home, Pro i Enterprise. Zoom wspiera również:

• Windows 8 i 8.1
• Windows 7
• Windows Vista z SP1 lub nowszym
• Windows XP z SP3 lub nowszym
• Ubuntu 12.04 lub nowszy
• Mint 17.1 lub nowszy
• Red Hat Enterprise Linux 6.4 lub nowszy
• Oracle Linux 6.4 lub nowszy
• CentOS 6.4 lub nowszy
• Fedora 21 lub nowsza
• OpenSUSE 13.2 lub nowszy
• ArchLinux (tylko 64-bit)

Możesz także skorzystać z Surface PRO 2 lub nowszego, z systemem Windows 8.1 lub nowszym. Wspierane na systemie Windows przeglądarki internetowe to Internet Explorer 11+, Edge 12+, Firefox 27+ i Chrome 30+. Na Macu, możesz korzystać z przeglądarek Safari 7+, Firefox 27+ i Chrome 30+.

Jak przygotować domowe biuro do korzystania z Zoom

Posiadanie właściwego wyposażenia do korzystania z Zoom to dopiero pierwsza część przygotowania do prowadzenia wideokonferencji. Twoje domowe biuro również będzie wymagało trochę pracy, by przystosować je do wykonywania połączeń wideo ze współpracownikami.

Na początek, upewnij się, że znajdujesz się w miejscu, w którym nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Nie musi w nim panować całkowita cisza (na przykład, nie masz wpływu na to, że pies Twojego sąsiada szczeka), jednak powinno być to miejsce, w którym Twój pies nie wskoczy w kadr kamery, a Twój współlokator nie zacznie z Tobą rozmawiać podczas gdy bierzesz udział w konferencji.

Następnie, weź pod uwagę tło, które Twoi współpracownicy będą widzieli na kamerce. Podczas pandemii COVID-19, patrzenie na sypialnie i salony kolegów z pracy stało się normą – jeśli jednak chcesz wyglądać bardziej profesjonalnie, ustaw się tak, by było widać za Tobą ścianę lub półkę z książkami.

Jeśli nie masz takiej możliwości, zastanów się nad zainwestowaniem w tło fotograficzne ze stojakiem. Może to być zwykłe, białe tło fotograficzne lub tło ze specjalnym motywem, np. ceglanej ściany. Możesz także wykorzystać składany parawan – jego dodatkową zaletą jest oddzielenie miejsca pracy od reszty mieszkania w celu zwiększenia prywatności.

Możesz również wykorzystać wirtualne tło, jednak jeśli Twój komputer nie jest wystarczająco szybki, możesz potrzebować tzw. green screenu, który pomoże Zoom wykryć różnicę pomiędzy Tobą a tłem, by dokładniej zdefiniować Twoją sylwetkę.

Niestety, wirtualne tła nie działają idealnie – mogą powodować, że Twoja sylwetka zostanie częściowo ucięta lub wtopi się w tło, szczególnie, jeśli Twoje ubrania mają podobny kolor do koloru Twojego tła. Dzieje się tak również, jeśli oświetlenie w Twoim pokoju jest nierównomierne lub Twoje tło jest niejednolite. Jeśli musisz skorzystać z wirtualnego tła, zadbaj o to, by było one proste i profesjonalne – możesz zainspirować się biblioteką wirtualnych teł Zoom.

Zwróć również uwagę na oświetlenie. Jeśli w Twoim pokoju jest ciemno lub Twoja twarz znajduje się w cieniu, inni uczestnicy spotkania Zoom nie będą w stanie dostrzec Twojej mimiki, co neguje korzyści płynące z prowadzenia wideokonferencji. Jeśli to możliwe, ustaw się w naturalnym świetle – jeśli nie, upewnij się, że Twoja twarz jest odpowiednio doświetlona.

Jeśli dołączasz do spotkania spoza Twojego domowego biura, upewnij się, że znajdujesz się w miejscu odpowiednim do prowadzenia wideokonferencji, w którym będziesz w stanie usłyszeć innych uczestników i nie będziesz rozpraszać ich hałasem tła.

Po przygotowaniu niezbędnego wyposażenia i miejsca do przeprowadzania wideokonferencji, jesteś gotowy(-a) na korzystanie z Zoom do połączeń związanych z pracą.

Jednym z powodów, dla których w pierwszych trzech miesiącach 2020 roku do spotkań Zoom dołączało 200 milionów osób dziennie, jest to, że Zoom jest bardzo prosty w użytku. Większość osób posiada wymagane wyposażenie, na przykład laptopa z kamerką internetową lub smartfona. Wiedza o najpopularniejszych funkcjach Zoom pomoże Ci jednak maksymalnie wykorzystać tę technologię.

Jeśli jesteś niedzielnym użytkownikiem, który chce po prostu dołączać do spotkań, nie musisz tworzyć konta Zoom – jest ono jednak wymagane do organizowania spotkań. Zarejestruj się za darmo na stronie Zoom przy pomocy adresu e-mail, konta Google lub konta Facebook.

Co warto wiedzieć przed zaplanowaniem spotkania

Przed zaplanowaniem czegokolwiek, warto poznać różnicę pomiędzy spotkaniem Zoom a webinarem. To dwie osobne platformy – ta pierwsza oferuje darmową wersję, druga zaś wymaga opłacenia subskrypcji Zoom Pro.

W przypadku spotkania Zoom, wszyscy uczestnicy mogą udostępniać swój ekran i włączyć kamerę i mikrofon. Webinar Zoom zaś przypomina wirtualną aulę, w której uczestnicy oglądają i słuchają prezenterów. Prezenterzy to jedyne osoby, które mogą udostępniać dźwięk, obraz i ekran.

Jak zaplanować spotkanie

Możesz zaplanować spotkanie przy pomocy aplikacji Zoom na komputery i urządzenia mobilne, strony internetowej Zoom lub integracji Zoom dostępnej w Jotform.

Jeśli chcesz zaplanować spotkanie przez Zoom, zaloguj się, kliknij Zaplanuj i wybierz datę i godzinę oraz ustaw dodatkowe opcje (jak np. zezwolenie na dołączanie przy pomocy telefonu). Możesz również ustawić hasło i włączyć automatyczne nagrywanie spotkania.

Po stworzeniu spotkania, musisz zaprosić uczestników. Po zalogowaniu, przejdź do zakładki Spotkania i wybierz spotkanie, na które chcesz zaprosić osoby. Jeśli korzystasz z Kalendarza Google, Yahoo lub Outlook, dodaj je do swojego kalendarza, a następnie zaproś uczestników tak, jak w przypadku dowolnego innego spotkania.

Możesz również skopiować szczegóły dotyczące spotkania i rozesłać je uczestnikom ręcznie. Kliknij przycisk Skopiuj zaproszenie i wklej skopiowany tekst do wiadomości e-mail.

Możesz poprosić uczestników o potwierdzenie obecności. Jeśli korzystasz z płatnego konta Zoom, możesz również wymagać rejestracji. Masz także możliwość poproszenia o potwierdzenie obecności przy rozsyłaniu zaproszeń w kalendarzu online.

Jeśli chcesz pominąć kilka z tych kroków, możesz skorzystać z integracji Jotform – Zoom. Stwórz formularz rejestracyjny lub wykorzystaj gotowy szablon – po wypełnieniu formularza przez użytkownika, spotkanie Zoom zostanie automatycznie utworzone i zaplanowane. Integracja umożliwia również dodawanie uczestników do istniejących spotkań.

Uczestniczenie w spotkaniach

By dołączyć do spotkania Zoom przy pomocy zaproszenia, kliknij link znajdujący się we wiadomości. Jeśli jest to wymagane, wprowadź hasło, które znajdziesz w zaproszeniu. Możesz dołączyć do spotkania bezpośrednio w przeglądarce internetowej.

Podczas spotkania, możesz mieć potrzebę udostępnienia swojego ekranu innym uczestnikom. By to zrobić, kliknij przycisk Udostępnij ekran w panelu kontrolnym spotkania. Jeśli nie możesz udostępnić ekranu, funkcja ta została prawdopodobnie zablokowana przez organizatora spotkania. Poproś organizatora o jej odblokowanie, by rozpocząć udostępnianie ekranu.

Jeśli podczas spotkania chcesz się wyciszyć, by inni uczestnicy nie musieli słuchać hałasu tła, kliknij ikonę mikrofonu.

Nagrywanie spotkania

Jedną z największych zalet spotkań online jest możliwość ich nagrywania i ponownego odtwarzania. Ta funkcja może być szczególnie przydatna, jeśli chcesz opracować transkrypcję spotkania lub został na nim poruszony temat, do którego będzie trzeba wrócić później.

Zoom oferuje wbudowaną funkcję nagrywania spotkań. Jeśli jesteś organizatorem, wystarczy kliknąć przycisk Nagraj znajdujący się na pasku zadań. Jeśli nie jesteś organizatorem, możesz poprosić go o dostęp do nagrywania spotkania. By dowiedzieć się więcej, odwiedź post na naszym blogu, Jak nagrywać spotkania Zoom.

W niektórych przypadkach, nagrywanie spotkania wymaga zgody wszystkich uczestników – w szczególności, jeśli wymaga tego prawo. Możesz stworzyć formularz zgody przy pomocy Jotform i rozesłać go uczestnikom przed spotkaniem lub, jeśli korzystasz z integracji Jotform-Zoom do rejestracji uczestników,  dodać odpowiednie pole do formularza rejestracyjnego.

Wykorzystywanie nagrania ze spotkania

Po nagraniu spotkania, możesz chcieć udostępnić je współpracownikom, którzy nie mogli wziąć udziału. Możesz wyciąć niepotrzebne części, takie jak początek spotkania, podczas którego uczestnicy dopiero do niego dołączają.

Mimo, że Zoom nie oferuje wbudowanych narzędzi do edycji wideo, generowane nagrania są zapisywane w formatach MP4 lub M4A, zgodnych z popularnym oprogramowaniem, takim jak ScreenFlow, Camtasia i iMovie.

Zmiana wirtualnego tła

Jak wspomniano w poprzednim rozdziale, masz możliwość zmiany tła widocznego na obrazie przesyłanym z Twojej kamerki. To przydatna opcja, jeśli nie chcesz pokazywać miejsca, w którym się znajdujesz.

By aktywować wirtualne tło Zoom, przejdź do Ustawień, a następnie do zakładki Tła i efekty. W tym miejscu, możesz wybrać jedno z domyślnych teł lub przesłać własne, klikając przycisk +Dodaj obraz.

Organizowanie webinarów

Poza standardowymi spotkaniami, Zoom pozwala również organizować webinary. Wymaga to jednak płatnego pakietu Zoom oraz, jeśli planujesz zaprosić ponad 100 użytkowników, dodatkowo płatnego add-onu.

Organizowanie webinaru Zoom jest bardzo podobne do organizowania spotkania. Możesz wymagać od użytkowników rejestracji i zaprosić do 100 słuchaczy. Nawet, jeśli nie skorzystasz z opcji wymagania rejestracji, uczestnicy i tak będą musieli podać swoją nazwę użytkownika i adres e-mail przy dołączaniu do webinaru.

Jeśli zdecydujesz się wymagać rejestracji, Zoom pozwoli Ci ręcznie zatwierdzać uczestników zanim otrzymają oni szczegóły dotyczące dołączenia. Zoom pozwala także na automatyczne zatwierdzanie rejestrantów, jednak jeśli pobierasz opłaty za webinary i szkolenia online, skorzystaj z opcji ręcznej, by upewnić się, że uczestnicy dokonali płatności.

Zoom oferuje funkcję pobierania płatności bezpośrednio na platformie, jednak jedyną dostępną metodą płatniczą jest PayPal.

Jeśli preferujesz inną bramkę płatniczą, możesz stworzyć formularz rejestracyjny Jotform i skorzystać z jednej z ponad 30 dostępnych integracji. Następnie, skonfiguruj integrację z Zoom, by rejestrować uczestników przy pomocy formularza. (Integracja może jedynie dodawać uczestników do istniejącego webinaru; nie ma możliwości stworzenia nowego.)

Spotkania i Webinary Zoom oferują wiele możliwości – przedstawiliśmy tylko kilka z dostępnych funkcji. Kiedy nabierzesz wprawy w korzystaniu z wymienionych udogodnień, będziesz mógł(a) zagłębić się także w inne opcje.

Może się zdarzyć, że nie będziesz w stanie dołączyć do spotkania Zoom przy pomocy komputera lub laptopa. Na szczęście, możesz skorzystać ze swojego urządzenia mobilnego. Liczba pobrań aplikacji mobilnej Zoom w marcu 2020 roku, w miarę wprowadzania obostrzeń covidowych, wzrosła o 1 330%.

Z Zoom możesz korzystać na urządzeniach z systemami iOS, Android i BlackBerry OS – wystarczy pobrać odpowiednią aplikację, a następnie zalogować się przy pomocy tych samych danych, co na komputerze lub w przeglądarce. Możesz również dołączyć do spotkania bez logowania się na konto.

Po dołączeniu do spotkania na urządzeniu mobilnym, kliknij link wysłany Ci przez organizatora. Aplikacja zostanie automatycznie otwarta – z tego miejsca, możesz dołączyć do spotkania w podobny sposób, jak na komputerze.

Większość narzędzi dostępnych w aplikacji mobilnej Zoom odzwierciedlają te dostępne na komputerze, jednak ze względu na ograniczenia urządzeń mobilnych, nie masz możliwości zapisania nagrania ze spotkania na urządzeniu, przeprowadzania głosowań i streamowania spotkania na Facebooku lub innej platformie.

Jednak czasem może zdarzyć się, że nie masz dostępu do urządzenia mobilnego lub Twoje urządzenie nie działa. W takich przypadkach, jeśli organizator aktywował opcję konferencji telefonicznej, możesz połączyć się przy pomocy telefonu i słuchać tego, co mówią inni.

W miarę wzrostu popularności Zoom, wzrosły również obawy dotyczące bezpieczeństwa platformy. Oprócz znanych incydentów związanych z “Zoombombingiem”, podczas których nieproszeni goście przerywają spotkania, eksperci ds. bezpieczeństwa zauważyli, że Zoom zawiera kilka luk, które mogą umożliwić hakerom złamanie zabezpieczeń. Do tej pory, cyberprzestępcy wystawili na sprzedaż ponad 500 000 zestawów danych logowania Zoom.

Pod tym względem, Zoom jest podobny do wielu innych narzędzi online. Kiedy tworzysz konto w usłudze online i zaczynasz z niego korzystać, ryzykujesz ujawnieniem swoich danych osobistych lub przechwyceniem Twoich wiadomości. Jest jednak kilka sposobów na zabezpieczenie spotkań.

Obawy o brak szyfrowania w Zoom

Jednym z problemów Zoom dotyczących prywatności i bezpieczeństwa jest brak opcji szyfrowania. Przedstawiciele Zoom twierdzili, że jeśli wszyscy uczestnicy spotkania korzystają z komputera (a nie telefonu) do przeprowadzania rozmów, są one szyfrowane “end-to-end”.

Jednak eksperci ds. bezpieczeństwa zauważyli, że to, co Zoom nazywał “szyfrowaniem end-to-end” było tak naprawde szyfrowaniem transportowym. Ten typ szyfrowania chroni jedynie dane przesyłane po sieci Wi-Fi – pracownicy Zoom nadal mieli dostęp do treści przesyłanych podczas spotkania.

Zmiany w aplikacji mające na celu ochronę prywatności

W ostatnich czasach, Zoom znalazł się pod ostrzałem, gdy odkryto, że aplikacja mobilna udostępnia dane Facebookowi. Zoom wykorzystał SDK Facebooka, by dodać funkcję logowania przy pomocy konta Facebook do aplikacji na iOS.

Okazało się, że SDK Facebooka pobierało informacje dotyczące urządzenia, na którym korzystano z Zoom – na przykład system operacyjny, strefa czasowa, dostawca usług internetowych i ilość miejsca na dysku. Na szczęście, Zoom zmienił konfigurację SDK podczas aktualizowania aplikacji i każdy, kto zaktualizował aplikację po 27 marca 2020 roku jest bezpieczny.

Pozew akcjonariuszy uwypukla problemy z bezpieczeństwem

Akcjonariusze Zoom tak bardzo obawiali się problemów z prywatnością, że 7 kwietnia złożyli pozew w sądzie federalnym w San Francisco, powołując się na problemy z udostępnianiem danych Facebookowi, protokołami szyfrowania i nie tylko.

Mimo wszystko, Zoom podjął kroki, by chronić dane użytkowników oraz odnieść się do problemów z udostępnianiem danych Facebookowi. Zarząd Zoom wprowadził “zamrożenie wdrażania nowych funkcji”, by pracownicy mogli skupić się na poprawie funkcji bezpieczeństwa. Zoom przygotowuje również raport dla użytkowników, wyszczególniający dane, które zostały ujawnione na wnioski organów ścigania.

Zapobieganie Zoombombingowi

Prawdopodobnie najbardziej znanym problemem dotyczącym prywatności Zoom są działania znane jako Zoombombing. Termin ten odnosi się do nieproszonych gości, dołączających do spotkań w celu przeszkodzenia uczestnikom w prowadzeniu rozmowy. Zoombombing stał się tak dużym problemem, że FBI wystosowało komunikat  dotyczący ryzyka.

Pod tym względem, prostota użytkowania Zoom może być czynnikiem, który znacznie zwiększa ryzyko. By zapobiec wizytom nieproszonym gości, upewnij się, że udostępniasz unikalne ID spotkania Zoom wyłącznie odpowiednim osobom. Nie wstawiaj linku do spotkania do ogólnodostępnych wiadomości, nawet na prywatnych grupach na Facebooku. Możesz również ustalić hasło, które otrzymają wyłącznie użytkownicy zaproszeni na spotkanie.

Zoombombing jest jeszcze większym problemem dla osób świadczących usługi telemedyczne. Ustawa Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) wymaga ochrony danych medycznych pacjentów. (Omówimy to bardziej szczegółowo w kolejnym rozdziale.)

Koniec końców, mimo obaw związanych z prywatnością i bezpieczeństwem, Zoom stara się chronić dane swoich użytkowników. Podobnie jak w przypadku innych usług online, bądź ostrożny(-na) udostępniając dane podczas spotkań Zoom.

Biorąc pod uwagę obawy związane z prywatnością i bezpieczeństwem Zoom, korzystanie z tego programu w celu świadczenia usług telemedycznych nie brzmi jak najlepszy pomysł. Mimo, że Departament Zdrowia i Opieki Społecznej Stanów Zjednoczonych nieco złagodziło egzekwowanie ustawy HIPAA, dostawcy usług medycznych są nadal narażeni na surowe kary za naruszenia prywatności podczas korzystania z aplikacji do wideokonferencji, takich jak Zoom.

Mimo tych obaw, Zoom oferuje dodatkowy, zgodny z HIPAA produkt – Zoom dla opieki zdrowotnej. Pracownicy służby zdrowia, chcący korzystać z Zoom do przeprowadzania wizyt telemedycznych, powinni zastanowić się nad tym rozwiązaniem.

Zgodność z HIPAA dla telemedycyny

Dla pracowników służby zdrowia, zgodność z HIPAA jest bardzo ważną kwestią. Za wszelkie naruszenia grożą surowe kary, od 100 $ za incydenty, którym dostawca usług nie był w stanie zapobiec, do 50 000 $, jeśli dostawca świadomie nie podejmuje kroków mających na celu ochronę prywatności pacjentów. Problem wynikający z korzystania z Zoom prawdopodobnie kosztowałby od 1 000 $ do 50 000 $, jako, że dostawca usług powinien być świadomy ryzyka, jakie niesie ze sobą korzystanie z tego typu oprogramowania.

W wyniku tego, ważne jest, by każde oprogramowanie do wideokonferencji wykorzystywane przez dostawców usług medycznych było zgodne z HIPAA. Oznacza to, że usługa, z której korzystają musi chronić wrażliwe dane medyczne (PHI) i podpisać umowę o partnerstwie biznesowym (BAA), wymagającej od niej wzięcia odpowiedzialności za jakiekolwiek wycieki danych.

Zoom oferuje zgodność z HIPAA

Pracownicy służby zdrowia, którzy chcą korzystać z Zoom mogą zakupić zgodne z HIPAA pakiety subskrypcyjne. Zoom dla opieki zdrowotnej oferuje funkcje szyfrowania, chroniące wrażliwe dane medyczne. Pakiet ten umożliwia korzystanie z połączeń audio i wideo do przeprowadzania wizyt telemedycznych, podobnie jak w przypadku innych programów wideokonferencyjnych. Zoom oferuje także podpisaną umowę o partnerstwie biznesowym.

Po podpisaniu umowy, na Twoim koncie zostanie aktywowane kilka ważnych funkcji. Po pierwsze, zewnętrzne punkty końcowe zostaną zaszyfrowane, by chronić wszystkie przesyłane dane. Nagrywanie w chmurze zostanie wyłączone, więc nagrania ze spotkania nie zostaną przesłane do usług przechowywania danych. Jeśli korzystasz z czatu, on również zostanie zaszyfrowany.

Kilka funkcji zaszyfrowanego czatu, które mogą pomóc w ochronie wrażliwych danych medycznych to między innymi szyfrowanie wiadomości oraz zablokowanie możliwości wysyłania wiadomości offline bez wymiany klucza prywatnego. Szyfrowanie czatu blokuje również możliwość wysyłania zrzutów ekranu i obrazów.

Zoom dla opieki zdrowotnej to jedyny zgodny z HIPAA pakiet w ofercie Zoom. Jeśli wybierzesz ten pakiet, nie będziesz musiał(a) martwić się o odpowiedzialność za wycieki danych spowodowane korzystaniem z tego oprogramowania.

Jako, że jesteś już gotowy(-a), by korzystać z Zoom, musisz wybrać odpowiedni dla Ciebie pakiet. Zoom oferuje kilka różnych pakietów, od wersji darmowej do pakietu dla firm. Twój wybór będzie zależał od tego, w jakim celu będziesz korzystał(a) z usługi.

Korzystanie z darmowej wersji Zoom

Jeśli korzystasz z Zoom wyłącznie w celach osobistych, darmowa wersja zawiera wszystkie funkcje, których potrzebujesz. Darmowe konta pozwalają Ci organizować maksymalnie 100-osobowe spotkania trwające do 40 minut.

Podczas pandemii COVID-19, Zoom zwiększył limit czasowy spotkań darmowych użytkowników, jednak wygląda na to, że 40-minutowy limit został niedawno przywrócony dla wszystkich z wyjątkiem niektórych szkół podstawowych.

Darmowe konto Zoom umożliwia prowadzenie konferencji wideo i audio w jakości HD, z widokiem aktywnego mówcy i widokiem galerii (przypominającym napisy początkowe serialu The Brady Bunch). Możesz także korzystać z wirtualnych teł, udostępniać ekran i spersonalizować identyfikator spotkania.

Ponadto, darmowy pakiet umożliwia tworzenie osobnych pokojów, które pozwolą zespołom rozdzielić się, by przedyskutować osobne tematy. Możesz również nagrywać spotkania, korzystać z wirtualnej tablicy i dołączać do spotkań na dowolnym urządzeniu z systemem Mac, Windows, Linux, iOS lub Android.

Kiedy warto wykupić płatny pakiet

Jeśli potrzebujesz więcej, niż znajduje się w darmowej ofercie, jak na przykład możliwości dodawania większej liczby uczestników lub prowadzenia dłuższych spotkań, warto przemyśleć zakup płatnego pakietu Zoom. Płatne pakiety są płatne co miesiąc, a ich cena zależy od liczby prowadzących, a nie użytkowników. Oznacza to, że nie musisz wykupywać osobnych licencji, jeśli ograniczysz liczbę organizatorów spotkań do kilku osób.

Zoom Pro

Pakiet Zoom Pro, skierowany do małych zespołów, wspiera do 9 prowadzących i kosztuje od 14,99 $ miesięcznie za każdego organizatora. Pakiet zawiera wszystkie funkcje pakietu darmowego, a ponadto pozwala na prowadzenie spotkań trwających do 24 godzin. Liczba uczestników jest nadal ograniczona do 100, jednak możesz wykupić dodatek Duże spotkania, by zwiększyć tę liczbę do 1 000.

Pakiet Pro pozwala Ci także zarządzać użytkownikami poprzez przypisywanie im ról właściciela i administratora. Do uprawnień administratora należy możliwość włączania i wyłączania funkcji, takich jak nagrywanie, szyfrowanie i czat.

Użytkownicy z pakietem Pro mogą również generować raporty dotyczące liczby uczestników spotkań, czasu trwania oraz innych metryk. Mają także możliwość oddelegowania innej osoby do planowania spotkań oraz ustawiania własnych identyfikatorów. Oprócz tego, wersja Pro pozwala Ci przesyłać nagrane spotkania o rozmiarze do 1 GB do chmury.

Zoom dla firm

Zoom oferuje osobny pakiet dla małych i średnich firm. Kosztuje on od 19,99 $ miesięcznie za każdego organizatora, z minimalną liczbą 10 organizatorów i zawiera wszystkie funkcje pakietu darmowego i Pro, z tym, że pozwala na organizowanie spotkań z maksymalnie 300 użytkownikami. Również w przypadku tego pakietu, istnieje możliwość wykupienia dodatku Duże spotkania.

Pakiet Dla firm pozwoli Ci nie tylko spersonalizować identyfikator spotkania, ale także stworzyć własny adres URL pokoju Zoom. Możesz wykorzystać domenę swojej firmy, by dodać użytkowników oraz dostosować oznakowanie marki w pokoju spotkań oraz poczekalni.

Oprócz podstawowych funkcji raportowania, kokpit administracyjny oferowany w pakiecie Dla firm zbiera wszystkie informacje, do których miał(a)byś dostęp korzystając z pakietu Pro. Funkcja ta pozwala Ci przeglądać statystyki użytkowania wszystkich użytkowników w jednym miejscu. Uzyskasz również dostęp nie tylko do nagrywania w chmurze, ale także do transkrypcji nagrań.

W końcu, Zoom dla firm oferuje dedykowane wsparcie przez telefon. Może to być szczególnie przydatne, jeśli korzystasz z integracji interoperacyjności narzędzi dydaktycznych (LTI) do prowadzenia wirtualnych zajęć lub zdecydowałeś(-łaś) się zainstalować Zoom w siedzibie firmy.

Zoom Enterprise

Pakiet Zoom Enterprise jest przeznaczony dla dużych firm. Poza funkcjami oferowanymi przez pakiety opisane powyżej, Zoom Enterprise pozwala Ci organizować spotkania na 500 osób (lub więcej, jeśli wykupisz dodatek Duże spotkania). Kosztuje od 19,99 $ miesięcznie za organizatora, z minimalną liczbą 100 organizatorów.

Poza możliwością nagrywania i opracowywania transkrypcji ze spotkań, po wykupieniu pakietu Zoom Enterprise, uzyskasz również nielimitowane miejsce na nagrania. Możesz również wykorzystać funkcję przeglądów dla kadry kierowniczej, dającą Ci szczegółowy wgląd w zwrot z Twojej inwestycji w platformę oraz mapę rozwoju produktu. Ostatnim z udogodnień oferowanych przez pakiet Enterprise jest przypisanie Ci dedykowanego menedżera ds. wsparcia klienta, który pomoże Ci ze wszystkimi problemami, które możesz napotkać podczas korzystania z produktu.

Wszystkie płatne pakiety umożliwiają Ci także wykupienie dodatków, takich jak webinary, pakiety audio, pozwalające Ci dzwonić do innych, a także dodatkowe miejsce na pliki w chmurze.

Podczas wybierania pakietu Zoom, ważne jest, by określić, które z funkcji są Ci naprawdę potrzebne, a następnie znaleźć pakiet odpowiadający Twoim potrzebom. Darmowy pakiet oferuje całkiem sporo funkcji, jednak jeśli planujesz korzystać z Zoom w celach biznesowych, płatny pakiet może Ci pomóc w wykreowaniu profesjonalnego wizerunku podczas spotkań z klientami.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z Zoom w celach biznesowych, czy osobistych, to przydatne narzędzie do wideokonferencji. Po rozpoczęciu pandemii COVID-19, zarówno firmy, jak i osoby prywatne zaczęły je doceniać za prostotę użytkowania.

Jeśli nie zacząłeś(-łaś) jeszcze korzystać z Zoom, prawdopodobnie stanie się to w niedalekiej przyszłości. Stworzenie konta Zoom jest bardzo proste. Potrzebujesz podstawowego wyposażenia, jednak jest ono stosunkowo łatwo dostępne. By upewnić się, że dobrze wyglądasz na kamerce, możesz skorzystać z kilku trików, takich jak wirtualne tła.

Mimo, że Zoom miał w przeszłości kilka problemów z bezpieczeństwem, istnieje kilka rozwiązań, które pozwlą Ci chronić swoje spotkania, jak rozsyłanie linku do dołączenia wyłącznie osobom, które zapraszasz lub ustawienie hasła. Pakiet Zoom dla opieki zdrowotnej pozwoli Ci wykorzystywać oprogramowanie do telewizyt.

Darmowy, podstawowy pakiet Zoom oferuje wiele funkcji, jednak jeśli nie spełnia Twoich potrzeb, masz do wyboru kilka innych pakietów.

Wraz ze wzrostem popularności Zoom, wiedza na temat korzystania z jego funkcji pozwoli Ci prowadzić lepsze spotkania. Jeśli poświęcisz trochę czasu na konfigurację produktu już teraz, dołączanie i planowanie spotkań będzie znacznie łatwiejsze w przyszłości.