GoogleのRSVPフォームを作成する方法

インタラクティブなステップバイステップのチュートリアル

イベントを計画する際は、大規模であろうと小規模であろうと、詳細を詰めて整理しておく必要があります。友人を招いてのチーズとワインの試飲会を開く場合、どれだけのチーズとワインを用意する必要があるかを知る必要があります。ボランティアを招いての大きなパーティを開くなら、どれだけのサンドイッチやチップス、ドリンクを買うべきかを知る必要があります。

また、ゲストの中に特別な配慮が必要な方がいるかどうかを知っておくと便利です。たとえば、食物アレルギーを持っている場合や、車椅子のアクセスが必要な場合、あるいは移動手段を必要としている場合です。また、ゲストリストの中に特別なスキルを持っている人がいる場合、例えば誰かがグリルが得意なら、それを事前に知っておくとイベントにうまく組み込むことができます。

ここで役立つのがオンラインのRSVPフォームです。作成するのは難しくなく、特別なソフトウェアも必要ありません。実際、Googleフォームのようなツールを使えば、簡単にRSVPフォームを作成できます。そして何より嬉しいのは、それが無料であることです。

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Jotformの充実したフォーム作成ソリューションは、モバイルフレンドリーで業界最多の統合機能を持っています。支払いの回収、ワークフローの自動化、リードの収集などに使用できます。

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RSVPとは何か？

RSVPはフランス語の「répondez s’il vous plaît」の略で、直訳すると「お願いしますがご返答ください」という意味です。RSVPは結婚式やパーティーなどのイベントへの出席を確認するものです。

RSVPを集めることは、特にイベントプランナーにとってロジスティクスを考える際に大いに役立つことがあります。例えば、ケータリングイベントで食べ物が足りないとか、席が足りないといった状況を避けたいものです。

RSVPの連絡先情報を使ってゲストリストを作成し、イベント後のフィードバックを依頼することで、将来のイベント計画に役立てることができます。

GoogleフォームでRSVPフォームを作成する方法

例として、ボランティアによるビーチクリーンアップのRSVPフォームを作成しましょう。我々のボランティアは、手袋、ゴミ袋、そしてポジティブな姿勢が必要です。さらに、ゴミを拾うのに役立つグラバーや他の道具があると良いかもしれません。

何人が手伝いに来るのかを知るためにフォームを作成し、十分な袋や手袋を購入できるようにしましょう。また、節約のために誰かが物資を提供してくれるかどうかを確認してみましょう。

おそらくすでにGoogleアカウントをお持ちでしょうから、さっそく始めましょう。

1. Googleフォームにアクセスし、プラス記号をクリックして新しいフォームを作成します。

2. 今、空のフォームがあります。タイトルと説明を入力しましょう。
3. 最初に尋ねる必要があるのは誰が来るのかです。質問をクリックし、ドロップダウンメニューを使ってそのタイプを短い回答に変更します。

4. 次に、質問文として名前を入力します。
5. 必須設定をオンにしてフィールドを必須にします。この情報を必須にする必要はありませんが、誰がフォームを記入しているのかを知るのに役立ちます。

6. 姓フィールドを追加するためには、ゴミ箱アイコンの横にある複製アイコンをクリックして名前フィールドをコピーします。

その後、フィールドタイトルを名前から姓に変更します。同様に、メールと電話番号のフィールドについても行うことができます。

7. 長いフォームにより人々が気後れし、途中で放棄することがあります。これを防ぐために、フォームをセクションに分けて、一度に全てではなく数個の質問を表示するようにしましょう。これは、セクションを追加したい質問の右にあるセクションを追加アイコンをクリックすることで可能です。

8. 次のセクションでは、回答者が何を、誰を連れてくるのかを知りましょう。新しいセクションを選択して「追加オプション」と名付けます。右上の+をクリックして新しい質問を追加します。

9. 参加者が持参する用品を確認しましょう。質問タイプのドロップダウンメニューからチェックボックスオプションを選択します。このオプションを使うと、参加者は複数の項目を選択できます。
10. 最初の回答フィールドを選択し、テキストをゴミ袋に変更し、Enterキーを押します。これにより、次のアイテムのための新しい行が追加されます。誰かが持ってくるかもしれないすべてのアイテムを追加します。
11. 完了したら、リストの一番下に「その他」追加リンクが表示されているのに気づくでしょう。この質問にこのオプションを含めるのが理にかなっているので、それをクリックして追加のテキストフィールドを追加します。

12. 再度+をクリックして、その人が連れてくる予定の追加のゲストに関する質問を追加します。この質問には、質問タイプのドロップダウンメニューからリニアスケールオプションを選択します。参加者が他の誰かを連れてこない可能性もあるため、最小値を0に設定し、最大値を必要なだけ高く設定します。

RSVP招待状をカスタマイズする

計画しているイベントの種類に応じて、RSVPフォームの雰囲気を合わせたくなるでしょう。例えば、結婚式のためのものであれば、ただの無地の古いフォームは使いたくありません。

Googleフォームのカスタマイズ機能を使って、希望する外観を実現しましょう。特定の雰囲気を引き出すために色とフォントを調整し、画像や動画を追加してより魅力的にします。

カスタマイズメニューを開くには、ページ上部のペイントパレットボタンをクリックするだけです。

RSVPリンクを送信する

ゲストにフォームリンクを送信するのは簡単です。ページ右上の送信ボタンをクリックして、メール、リンク、または埋め込みでフォームを共有します。ゲストが自分のメールアドレスを入力しなくても済むように、自動的にメールアドレスを収集するかどうかを選択できます。

メールの場合は、Googleの連絡先の名前またはそのメールアドレスを入力します。次にメールの件名とメッセージを追加します。メールでフォームを含めるを選択することも可能で、これによりゲストはメールから直接フォームに記入できます。

共有可能なリンクについては、提供されたものをコピーして貼り付けるだけです。URLを短縮することで、送信時に見栄えが悪くならないようにできます。

フォームを埋め込む場合は、好みに合わせて幅と高さをカスタマイズし、Googleが提供する埋め込みコードをコピーしてウェブサイトに貼り付けます。

FacebookやX（旧Twitter）に接続して、フォームリンクを共有する投稿を自動的に作成するオプションもあります。

フォームをより賢くする

おそらくお気づきかもしれませんが、回答者が出席するかどうかを実際に尋ねていません。このフォームを受け取った人がイベントに参加できない場合、その人のすべての情報を集める意味がありません。

それでは、回答者が来ない場合にスキップできるセクションを作成しましょう。出席するかどうかに関係なく機能するように一般的なものにします。

1. 右のメニューからセクションを追加アイコンをクリックして、セクションに「RSVPありがとう！」と名付けます。

2. フォームの一番上までスクロールし、最初のセクションヘッダーをクリックします。+をクリックして上部に新しい質問を追加します。質問テキストを「出席できますか？」に変更します。ここでこの質問を複数選択にします。

3. 完了したら、右下の三点アイコンをクリックし、回答に基づいてセクションに移動を選択します。

上のスクリーンショットに示されているように、各回答選択肢がフォームの別のセクションへ移動するオプションを提供します。「いいえ」または「未定」を選択した場合に終了部分にジャンプするようにナビゲーションを設定できます。

4. RSVP質問を分けるために、その下に新しいセクションを作成し、「連絡先情報」と呼びましょう。

必ずRSVP質問のところでセクションを追加アイコンをクリックしてください。そうすることで新しいセクションはこの質問の直後に始まることになります。

5. すべてのステップに正しく従った場合、4つのセクションがあり、ナビゲーションは期待通りに動作するはずです。
6. 最後のセクションではページ下部に送信ボタンが自動的に表示されます。

ページ右上の目のアイコンをクリックして作業を確認できます。これによりフォームをプレビューしテストすることができます。

結果を追跡する

フォームビルダーの上部タブで回答を選択することで、いつでも回答を確認し管理することができます。また、概要、質問、個別を選択して回答の表示方法を変更することもできます。

回答をスプレッドシートで追跡したい場合は、回答タブの右上にあるSheetsにリンクをクリックするだけです。これにより、フォームの提出物のGoogleシートが自動的に作成され、さらに受信すると更新されます。

JotformでRSVPフォームを作成する方法

RSVPフォームをさらに進化させたい場合は、Jotformをお試しください。ドラッグ＆ドロップのフォームビルダーを利用すれば、RSVPフォームを簡単に作成しカスタマイズできます。プロセスを早く始めたい場合は、RSVPフォームテンプレートライブラリもご利用いただけます。

さらに、JotformはカスタムURL、メール、QRコードなど、さまざまなフォーム共有オプションを提供しており、Jotform Tablesでスプレッドシートで提出物を表示することもできます。

また、JotformはSalesforceやお好きな支払い処理ツールなどの人気のあるプラットフォームと統合しており、複数の自動化機能を活用できます。

フォームだけでは物足りないですか？Jotformを使ってコード不要のビルダーで独自のRSVPモバイルアプリを作成することもできます。

信じられないかもしれませんが、JotformはオンラインPDFエディターや電子署名ソフトウェアなど、さらに多くを提供しています。無料アカウントに登録して、Jotformがあなたのフォームやビジネスをどのように強化するかを確認し、アップグレードのためにお手頃な価格プランをご覧ください。