Googleフォームのメリットとデメリット

アンケート、質問票、クイズ、投票を作成するためのフォームビルダーをお探しなら、Googleフォームの使用を検討しているかもしれません。多くのユーザーがこのフォームビルダーに集まる理由はたくさんありますが、だからといってすべての人に最適であるとは限りません。

この記事では、Googleフォームのメリットとデメリットを分解し、さまざまな環境で使用した経験のある人々の声を聞きます。また、人気のあるGoogleフォームの代替であるJotformを探索し、ニーズに合ったフォームビルダーかどうかを判断するお手伝いをします。

Googleフォームのメリット

なぜGoogleフォームを使用してアンケート、質問票、クイズ、投票を作成することを検討するのか？市場でリーダーとして際立っている理由がたくさんあります。

使いやすさ

高度に直感的なユーザーインターフェースを持つGoogleフォームは、使い方を学ぶのが簡単です。基本的な技術スキルを持つだけで、誰でも数分でフォームを作成できるため、チャットプラットフォームであるFlingsterの最高多様性責任者であるNaomi Clarke氏は、「そのシンプルさが多くの人々のお気に入りの選択肢となっており、このシンプルなデザインはテクノロジーに精通したユーザーにとって何の障壁もないという比類のない利点を提供します。」と述べています。

コスト効率

Googleアカウントにサインアップする限り、Googleフォームは無料です。「Googleフォームは無料であり、予算が限られている小規模ビジネスに最適です」と、小規模ビジネス向けのSEOエージェンシーThe Digital Projectsの創業者であるRhealyn Mugri氏は言います。「地元の起業家と協力する際、無料であることは他の分野、例えばマーケティングオートメーションやSEOサービスにより多くのリソースを振り分けることができるという意味です。これにより、経済的な負担をかけることなく包括的なキャンペーンが可能になります。」

カスタマイズオプション

Googleフォームでは、色の配色、構造、内容を調整してフォームをカスタマイズすることができます。カスタマイズオプションはそれほど多くありませんが、多くのユーザーにとっては十分です。「基本的なものは小規模なチームが必要とするものをカバーしています」と、個人財務ウェブサイトWealth of Geeksの創設者であるMichael Dinich氏は言います。

「Googleフォームは、組織が特定の要件を満たすカスタムフォームをデザインするユニークな状況で適応できます」とClarke氏は付け加えます。「質問タイプを管理し、回答に基づいてフォームを変更する条件付きロジックを追加し、画像やブランディングでスタイルを整えることができます。このレベルのカスタマイズにより、Googleフォームは多用途で、単純な投票から複雑なアンケートまで、あらゆるものに使用できます。」

Google Workspaceとの統合

あなたの組織がGoogle Workspaceを使用している場合、幸運です。Googleフォームは、Googleエコシステム全体とシームレスに統合されています。また、Googleスプレッドシートのコンパニオンアプリとして特に開発されました。

「Googleフォームの回答はGoogleシートに自動的に書き込まれ、手作業でデータをコピーすることなく処理し、結果を他の人と共有することができます」とClarke氏は言います。「迅速が求められる際にプロセスを迅速に進め、必要に応じて素早く追加できるため、すべてをより効率的にすることが可能です。」

簡単な共有

フォームを作成したら、他の人と容易に共有できます。フォームをメールで送信したり、リンクで共有したり、ウェブサイトに埋め込んだり、ソーシャルメディアで共有したりするオプションがあります。また、フォームの回答者は、デスクトップ、ノートパソコン、タブレット、携帯電話でGoogleフォームを利用できます。「Googleフォームはインターネット接続があるデバイスで簡単にアクセスできます」とMugri氏は言います。

無制限の提出

Googleフォームで利用できるフォームや提出の数に特定の制限はありません。唯一の制限は、フォームの回答の対応するGoogleシートのセルが500万に制限されている点です。

「Googleフォームを使用すれば、無制限の数のフォームを作成し、無制限の回答を収集することができます」と、機械メーカーACCURLのCEOであるCameron Lee氏は言います。「この機能は、ACCURLのような大規模な組織にとって特に有益です。私たちは同時に複数のアンケートやフォームを処理する必要がありますが、追加のコストや制限を気にせずに従業員、クライアント、パートナーから広範なデータを収集できます。」

Googleフォームのデメリット

Googleフォームにはメリットがある一方で、すべての人やすべてのユースケースに最適とは限りません。以下では、Googleフォームのいくつかのデメリットを探ります。

限られたデザインオプション

Googleフォームにはいくつかのカスタマイズオプションがありますが、そのメニューは他のフォームビルダーが提供するさまざまなオプションには及びません。

「Googleフォームは基本的なデザイン機能しか提供しておらず、フォームが一般的に見えたり、ブランドアイデンティティと一致しにくくなったりする可能性があります」とLee氏は言います。「私たちにとって、すべてのコミュニケーションにおいてプロフェッショナルでまとまりのある外観を維持することは非常に重要であり、これらのオプションが欠如しているために、より高度なデザイン能力を提供する他のフォームビルダーを探す必要があることもあります。」

Googleアカウントの必要性

フォームや質問票、アンケート、クイズ、投票を作成するには、Googleアカウントにサインアップする必要があります。しかし、良い知らせとしては、フォームの回答者がフォームに記入するのにGoogleアカウントは必要ありません。

強力な分析ツールの欠如

Googleフォーム内で収集したデータを分析する方法を探している場合、基本的なオプションしかありません。「Googleは、フォームソリューション内でネイティブに高度な分析やレポート機能を提供していません」とClarke氏は言います。

「GoogleフォームはデータをGoogleシートにエクスポートしてさらに分析できますが、深いネイティブなレポート機能や視覚化機能に欠けています」とClarke氏は付け加えます。「したがって、実際には生成された結果の全体を分析する能力がないため、他のツールを使用する必要があります。これにより、扱いがやや難しくなったり、イライラしたりする可能性があり、洞察を得るまでの時間が増えることがあります。」

セキュリティとプライバシーの懸念

フォームを通じて高感度で安全な情報を扱い、プライベートに保持する必要がある場合、Googleフォームの具体的なセキュリティとプライバシー機能を調べることが望ましいでしょう。Googleエコシステム全体は安全ですが、Googleフォームがフィッシング詐欺に使用された事例もあります。

高度な条件付きロジックの欠如

Googleフォームは、質問への回答に応じて回答者を異なるフォームセクションに送る基本的な条件付きロジックを提供しています。しかし、以前の回答や質問レベルでの詳細な制御に基づいて特定の質問を表示または非表示にする条件付きロジックは提供していません。

インターネット接続が必要

Googleフォームを使用する場合、フォーム回答者やあなた自身がインターネット接続を必要とします。「Googleフォームは信頼できるインターネット接続を必要としますが、フィールド業務ではこれが障害になる可能性があります」とMugri氏は言います。

「私は不安定な接続の遠隔地でのローカルSEOプロジェクト中にフォーム送信が遅れる問題に直面しました」と彼女は言います。「オフライン機能の欠如は、こうした状況でワークフローの継続を妨げる可能性があります。」

ファイルアップロードに関する制限

フォーム回答者はGoogleフォームに無料でファイルをアップロードできますが、注意すべき制限があります。「ファイルアップロード機能を使用するには、ユーザーがファイルをアップロードするためにGoogleアカウントを持っている必要があります」とLee氏は言います。

「これは、Googleアカウントを持たない外部応募者や回答者にとって障壁になります」と彼は言います。「特に、候補者やパートナーから詳細なプロジェクト提案書や技術文書など大きなファイルを収集する必要がある場合、ファイルサイズの制限が制約となることがあります。」

Jotform: Googleフォームの代替

Googleフォームのメリットとデメリットを探った後、Googleフォームに匹敵する代替があるかどうか疑問に思うかもしれません。JotformはGoogleフォームのすべての利点—さらに—を持つフォームビルダーで、同じデメリットはありません。以下をご覧ください:

• 高度なカスタマイズオプション: Jotformには、フォームやアンケート、質問票、クイズ、投票の基礎として使用できる何千ものテンプレートがあります。または、独自のデザインを一から作成することもできます。Jotformは、会社のブランディングに合わせた特定のデザイン目標を達成したいユーザーのためにCSSスタイリングを提供します。
• 高度なフォーム機能: Jotformのウィジェット、電子署名機能、質問レベルの条件付きロジック、ファイルアップロード、高度なフォームフィールドなどにより、フォームで多くのことが可能になります。さらに、事前にフォームにデータを入力する、レスポンシブフォームを作成する、他の高度なタスクを完了することができます。
• サードパーティとの統合: Googleフォームと同様に、JotformはGoogleスプレッドシートやGoogleドライブなどのGoogleアプリケーションと統合されます。しかし、それに加えて、240以上のサードパーティアプリとも統合されます。これには、PayPalのような支払い処理業者、Salesforceのような顧客関係管理（CRM）ツール、Slackのような生産性ツールが含まれます。
• 高度な分析機能: Jotformを使用すると、フォームデータを分析して提示するためのカスタムビジュアルレポートを作成できるJotform Report Builderにアクセスできます。
• 企業レベルのセキュリティオプション: Googleフォームと同様に、Jotformは強化されたフォームセキュリティのためにGDPRやその他のプライバシー規制に準拠しています。Jotformは、安全な支払い収集のためのPCI-DSSレベル1認定を受けており、保護された健康情報（PHI）を保護するためにHIPAA準拠の機能も提供しています。

Jotformを試すもう一つの良い理由: G2での評価は5段階中4.7であり、2024年のG2のトップソフトウェア企業リストに入っています。Googleフォームに既にフォームがある場合は、簡単にJotformにインポートして、次のフォームをすぐに始めることができます。

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