Googleフォームで経費追跡ツールを作成する方法

インタラクティブなステップバイステップのチュートリアル

経費追跡は、財務管理の中で最も重要（かつ最も地味）な部分の一つです。正確で最新の記録がないと、支出のしすぎでキャッシュフローの問題に直面したり、将来の購入を計画するのに苦労したり、財務管理に失敗したりすることがあります。これにより、税金の申告も難しくなります。

経費フォームはこれをすべて簡略化するのに役立ちます。

経費フォームは、経費を追跡および管理するための標準化された方法を提供し、組織の財政状態を常に最新の状態に保ちます。適切なソフトウェアを使用すれば、経費追跡はこれまで以上に簡単です。無料のオンラインフォームビルダーであるGoogleフォームは、あらゆる規模の組織や部門にとって、強力な経費追跡ツールとして機能します。

Googleフォームの経費追跡ツールの設定と管理について、必要なすべての情報、すなわちその構成要素であるフォームやスプレッドシートを含め、詳しく説明しますので、ぜひお読みください。

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Googleフォーム経費追跡ツールの仕組み

Googleフォームの経費追跡ツールは、経費を収集するためのカスタマイズされたフォームと、すべての支出を記録するのに役立つGoogleスプレッドシートのスプレッドシートで構成されています。このトラッカーは、標準化された形式で経費データを入力およびアップロードすることにより、経費を効率的に管理することを可能にします。最も優れている点は、各Googleフォームのエントリーが自動的にスプレッドシートに記録され、後でさらに処理作業をする必要がないことです。

経費追跡フォームには、次のような項目を含める必要があります。

• 経費の日付
• 支出額
• ベンダー/販売者
• 経費カテゴリー
• 追加のメモやコメント

経費が発生した際は、Googleフォームに入力して送信ボタンを押すだけです。情報は自動的にマスター経費Googleシートにインポートされ、後で振り返るために活用できます。このデータを使用して、支出パターンを分析し、キャッシュフローを追跡し、将来の支出についてより良い判断を下すことができます。

Googleフォーム経費追跡ツールの構築方法

Googleフォームの経費追跡ツールを作成するには、シンプルですがいくつかのステップが必要です。以下がその手順です。

1. まず、従業員が経費を提出するのに使用する経費フォームを作成します。新しいGoogleフォームを作成するには、Googleドライブにサインインして、左側の+新規ボタンをクリックします。
2. Googleフォームを選択して、空白のGoogleフォームを自動的に作成します。
3. 「経費追跡ツール」など、フォームに適切な名前を付け、説明を追加してもかまいません。

4. 次に、空白の最初の質問を修正して提出される経費の金額を尋ねます。
5. ボックスの右側にあるドロップダウンメニューをクリックし、質問タイプを短い段落に変更します。
6. ボックスの右下にある三点リーダーアイコンをクリックして、回答の検証を選択します。
7. 新しい回答パラメータセクションで、左側のドロップダウンメニューから数値を選択します。真ん中のドロップダウンメニューで、数値であることのオプションを選択します。
8. 必須のオプションをオンにします。

9. 次に、経費のカテゴリーに関する質問を作成します。右メニューの+ ボタンをクリックして新しい質問を追加します。
10. 質問にカテゴリーとラベルを付け、質問タイプをドロップダウンに変更します。
11. 経費のカテゴリー名を以下のフィールドに記入します。

12. 次の質問を作成するために、右メニューの+ ボタンをクリックします。これは経費に関する追加情報用です。
13. 新しい質問に説明と名前を付け、質問タイプを短い回答に変更します。

基本的な経費追跡フォームが完成したら、次はすべての経費エントリーを記録するGoogleスプレッドシートを作成します。

1. ページ上部の回答タブをクリックします。
2. 右側のスプレッドシートにリンクをクリックします。画面右の三点リーダーアイコンをクリックし、表示されたメニューで回答の宛先を選択オプションをクリックすることもできます。
3. 新しいスプレッドシートを作成するを選択して、シートに好きな名前を付けます。その後、作成ボタンをクリックします。
4. スプレッドシートはすでにフォームの質問と一致する列ラベルでセットアップされています。新しい経費を追加するたびに、送信内容がスプレッドシートに自動的に反映されます。

Jotformが優れたGoogleフォーム経費追跡ツールの代替である理由

Googleフォームだけが経費追跡用の無料オンラインフォームビルダーではありません。Jotformは、10,000以上のカスタマイズ可能なフォームテンプレートを備えた強力なクラウドベースのフォームビルダーであり、Googleフォームの経費追跡ツールに対する高度な代替手段となります。テンプレートライブラリには、多様な経費追跡テンプレートも含まれています。

Jotformは、より多くのカスタマイズオプションや支払い統合のほか、モバイルフレンドリーなインターフェースを備えており、経費追跡でGoogleフォームに対していくつかの利点を提供します。ユーザーは簡単に経費フォームを組織のブランディングに合わせてカスタマイズし、ロゴやカスタム画像をアップロードすることもできます。全体として、Jotformの柔軟性と幅広い機能は、経費追跡において優れた選択肢となります。

Jotformを使用した経費追跡は、Googleフォーム経費追跡ツールの構築に似ています。以下の手順に従ってください：

1. 購入日、支出額、ベンダー、経費カテゴリー、および経費を記録するための追加情報のフィールドを含む、カスタマイズされたフォームを作成します。
2. フォームを通じて経費データを直接送信します。データは自動的にJotform Tablesに記録されます。
3. Jotform Tablesを使用して送信内容を分析します。Microsoft ExcelやGoogle Sheetsで慣れているすべての計算機能を使用できます。
4. 必要に応じて、QuickBooks、TurboTax、その他の金融ツールなどの他のソフトウェアにデータをエクスポートし、データ共有と記録保持をよりスムーズに行えます。

経費追跡は財務管理の退屈で避けられない側面ですが、適切なフォーム作成の自動化を使用すれば、そのプロセスをシームレスにすることができます。基本的なシステムが必要な場合は、このガイドに従ってGoogleフォーム経費追跡ツールを作成するか、より高度な経費追跡機能をお求めの場合はJotformのような代替手段を使用してください。

Photo by Dan Dimmock on Unsplash