従業員の休暇申請と承認の管理は、管理者にとって複雑な作業になることがあります。「休暇申請を手作業で記録し、処理し、承認し、すべての関連スタッフに通知し、カバーを確保することは、時間がかかりエラーが起こりやすいプロセスです」と、The AscentのKaren McCandlessは書いています。
また、従業員にとっても、申請の承認を受けるまでに数週間待たされることは苛立たしいものです。企業が休暇申請を手動で追跡する際、管理者がメールの中で申請を見失ったり、他の業務で忙しいときに忘れてしまったりするのは容易です。その結果、従業員が不満を抱え、上司が負担を抱えることになります。
このプロセスをより効率的かつ効果的に管理するためには、テクノロジーツールが必要です。使いやすい選択肢の一つがGoogleフォームです。Googleフォームを使用すると簡単に休暇申請書をカスタマイズし、Googleスプレッドシートでデータを管理できます。
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Jotformのフル機能のフォームビルディングソリューションはモバイルフレンドリーで、業界最多の統合を持っています。これを使用して、支払いの収集、ワークフローの自動化、リードの収集などが可能です。
Googleフォームが休暇申請を簡素化
Googleフォームは、ユーザーに「オンラインフォームやアンケートを簡単に作成し、共有し、リアルタイムで回答を分析する」ことを可能にします。Googleフォームの休暇申請テンプレートは、フォームの作成から情報の追跡まで、プロセス全体を合理化することで管理者が休暇申請をより簡単に管理できるようにします。
まず、この休暇申請テンプレートを使用すると、紛失や見落としがちな紙のフォームから離れ、テンプレートから独自のブランディング付きデジタル休暇申請フォームを作成できるシステムを利用できます。例えば、ロングアイランドのAquatech Managementのフォームのように、これらのオンラインフォームを社内のコミュニケーションシステムに保管したり、メールで従業員に送信して簡単にアクセス、記入、送信できるようにすることが可能です。
その後、Googleフォームの休暇申請フォームの回答をGoogleスプレッドシートとリンクさせて、より簡単に管理できます。スプレッドシートでは、回答がタイムスタンプで並べ替えられるので、誰が最初に申請を出し、いつ提出されたのかを把握できます。新しい申請を従業員が提出した際にアラートを受け取る設定も可能なので、見落とすことがありません。
Jotform: 休暇申請管理のための優れた代替手段
Jotformは、Googleフォームでの休暇申請書の作成と追跡に対する強力な代替手段です。Jotformのドラッグ＆ドロップビルダーを使用すれば、20以上の休職および休暇申請フォームテンプレートを完全にカスタマイズし、自分のワークフローを簡素化し、従業員の休暇申請をより効率的に管理できます。
JotformがGoogleフォームと異なるのは、豊富なカスタマイズ機能（カスタムCSSの追加を含む）に加え、フォームが本当にモバイルフレンドリーであることです。どのデバイスでも動作し、ユーザーはどこからでもフォームを提出でき、管理者はどこからでも提出を閲覧できます。Jotformモバイルフォームでは、オフラインでもフォームに記入でき、再びインターネットに接続すると回答が同期されます。Jotformは100以上のサードパーティアプリと統合しており、GoogleドライブやGoogleスプレッドシートを含む既存のツールと組み合わせるのに最適です。
これらの統合により、現在Googleフォームで休暇申請を収集していて、Jotformへの切り替えを希望する場合、Jotformのインポートツールを使用して既存のフォームを簡単に移行できます。Googleスプレッドシートを使う方が快適である場合、Jotformの休暇申請フォームをGoogleスプレッドシートにリンクして回答を追跡・管理することも可能です。
Googleとリンクしたくない場合でも、Jotform Tablesでは、休暇申請追跡や休暇および病欠追跡スプレッドシートなどのスプレッドシートテンプレートを提供しており、自動的に提出を収集します。このデータを追跡することで、整理を維持し、従業員の不在に合わせた計画が可能になります。
では、どちらがあなたに適しているのでしょうか？簡単に言うと、「より多くのカスタマイズを持つフォーム、より大きなテンプレートライブラリ、多数のアプリ統合が必要なら…Jotformが正しい選択です」とTechRepublicのJack Wallenが書いています。
写真提供：Christopher Gower on Unsplash
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