Googleフォームの回答を共有する方法

インタラクティブなステップバイステップチュートリアル

今日、ほとんどの生産性向上ソフトウェアツールはコラボレーションを中心に作られています。単純な一人ユーザー向けツールは過去のものになりつつあります。

Googleはコラボレーションツールのパイオニアでした。Google Workspaceの全てのツールは、Microsoft Officeの単なるクラウドベースの代替ではなく、コラボレーションを中心に設計されています。

コラボレーション機能は今や標準ですが、当時、それは革新的でした。それゆえに、Googleフォームの結果を共有する方法がいくつかあるのは当然と言えるでしょう。それでは、その方法を見ていきましょう。

Migrate existing forms instantly

オンラインフォームを一から作り直す必要はありません。既存のフォームや送信データを、ワンクリックで、Jotformアカウントに移行できます。これにより、手を抜くことなくデータを収集することができます。

フォームをJotformに移行する

or

ゼロから始める

簡単に回答を共有する方法

1人または複数の人にいくつかの回答を見せたいだけなら簡単です。Googleフォームはデフォルトで各回答ごとにメールを送信しますので、共有したいGoogleフォームの回答を含むメールを転送するだけです。

しかし、これをうまく行うためには、すべてを正しく設定していることを確認しましょう。

まず、フォームを開き、回答タブをクリックします。フォームのタブはフォームのすぐ上にあり、回答タブは中央にあります。

回答タブから、右上の三点メニューをクリックします。

ドロップダウンメニューで、新しい回答に対してメール通知を受け取るにチェックマークが付いていることを確認します。

回答は、Googleフォームにサインインした際のメールアカウントに直接送られます。フォームに対する回答を受け取ったら、転送するだけで簡単に共有できます。

これがフォームの回答を共有する最も簡単で直接的な方法ですが、同時に最も面倒で時間のかかる方法でもあります。しかし、少しの回答を共有したいだけなら、この方法で十分かもしれません。

しかし、現代はコラボレーションの時代であり、Googleもコラボレーションを重視しています。そこで、他の人と協力して回答を共有し、フォームやデータを共同で操作できる技術について見ていきましょう。

共有よりもコラボレーションが優れている

実際にコラボレーションを始める準備ができたら、Googleフォームはそのサポートをしています。フォーム管理やデータ収集、またはその両方の責任を共有することができます。

フォーム自体を共有する

フォームの管理責任を他の人と共有したい場合、その人たちをコラボレーターとして招待できます。まず、プロフィール画像の右上隅にある三点メニューボタンをクリックします。

次に共同作業者を追加をクリックします。

人、グループ、カレンダーイベントを追加とラベル付けされた上のボックスに、名前やメールアドレスを入力し始めることができます。Googleは自動的に連絡先を検索して探す手助けをします。

フォームで共同作業する全員を追加したら、送信をクリックします。メールで共同作業者として追加されたことを通知するかどうかも選択できます。通知する際にカスタムメッセージを含めることもできます。

結果の共有

フォームで他の人と協力することは、チーム全体を巻き込む素晴らしい方法です。しかし、Googleフォームでフォームを作成および編集することは、非常に簡単なので、通常は一人の作業です。

おそらく、実際に共有したいのはフォームの回答です。回答に関しても、フォームの構築と同様に容易に協力できます。

フォームの回答を共有するには、再度回答タブを選択します。次にスプレッドシートにリンクをクリックします。

これで、フォームを新しいスプレッドシートまたは既存のスプレッドシートに接続できます。選択が済んだら、作成をクリックします。

フォームがリンクされているスプレッドシートが、新しいタブで開きます。

これで、フォームの結果を他の人と共有できます。右上の共有ボタンをクリックするだけです。

そこからは、フォームと同じように人を追加できます。名前やメールアドレスを入力し始めると、Googleが連絡先を見つけてくれます。

ここでは、権限についてお話しましょう。

コラボレーション権限の管理

たとえば、フォームを通じて機密データを収集しているとしましょう。誰かにフォームの回答を見たりコメントしたりできるようにしたいけれど、編集はさせたくない場合があります。または、1人または2人だけにフォームデータを編集させ、他の人には許可を与えないかもしれません。

Googleスプレッドシートやその他のGoogle Workspaceアプリケーションで作業する場合、誰に何ができるかを個別に決定できます。先ほど説明したGoogleスプレッドシートの共有オプションでアクセス権を付与し、アクセスレベルを設定できます。

共有ボックスで、個人が表示、コメント、または編集できるかどうかを選びます。それぞれの権限レベルには前のレベルのすべてのアクセス権が含まれるため、コメント投稿者は表示でき、編集者はコメントできるなどの設定が可能です。

しかし、これらのオプションはGoogleフォームでは利用できず、Googleスプレッドシートでのみ使用できます。フォームとその回答を本当に共同で操作したいのであれば、より良い方法があります。

Jotformからのより高度なコラボレーションツール

Jotformは、コラボレーションを可能にするように設計されたフォーム作成ツールです。

Jotformが際立っている点は次のとおりです:

• 機能: Googleフォームは元々Googleスプレッドシートのアドオンとして作成され、そこからあまり発展していません。Jotformは、詳細なカスタマイズオプション、自動レポート生成などを含む高度な機能セットを備えています。

• 追加ツール: Jotformには、チームをさらに強化するためのビジネスツールが一式揃っています。たとえば、Jotform Tablesは、Googleスプレッドシートのようにデータを集めますが、フォームデータを管理し共有するのに役立つ多くの機能を備えています。また、Jotformはe署名ツール、PDF編集ツール、承認ワークフロービルダーなど、コラボレーションをさらに簡単にするためのツールも備えています。

• インテグレーション: Jotformは、150以上のインテグレーションライブラリのおかげで、Googleスプレッドシートを含む他の人気ウェブアプリと接続します。つまり、Jotformユーザー同士でコラボできるだけでなく、プラットフォーム自体が他のツールと協力します。

Jotformは無料で使用でき、使い方も数分で学べます。試用期間の制限はなく、フォームや送信の上限が必要になったときにのみ有料プランにアップグレードすれば大丈夫です。今すぐJotformにサインアップしましょう。チーム全体が喜ぶことでしょう。

写真提供 Marcus Aurelius