Googleフォームが送信されたときにメールを受け取る方法

インタラクティブな段階的チュートリアル

Googleフォームは、Googleの人気オンラインスプレッドシートツールであるGoogleシートのアドオンとしてスタートしました。この2つの製品を使うことで、フォーム送信をスプレッドシートに自動的に記録することが非常に簡単になります。

しかし、Googleフォームが送信されたときにメールを受け取りたい場合はどうでしょうか？幸い、これも簡単に自動化設定ができます。

この記事では、誰かがGoogleフォームに入力した時に自動メール通知を受け取る方法をカバーします。また、送信ボタンが押されたときに実行できる他のアクションについても紹介します。

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Jotformの機能満載のフォーム作成ソリューションはモバイルにも対応しており、業界で最も多くの統合を誇ります。これを利用して、支払いの回収、ワークフローの自動化、リードの集約などができます。

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メール通知を受け取る

まず、Googleフォームのフォーム作成ページに移動すると、上部に3つのタブが表示されます。デフォルトのタブは質問です。メール通知を設定するには、回答タブをクリックします。

回答セクションの右上隅には2つのアイコンがあります。右側の3点アイコンをクリックします。

次にドロップダウンメニューから新しい回答のメール通知を受け取るを選択します。これで完了です。これでGoogleアカウントに関連付けられたメールアドレスに通知が届くようになります。

ご覧の通り、非常に簡単です。それだけを知りたかったのであれば、読んでいただきありがとうございます。

しかし、フォームで他にどのようなことができるのか知りたい場合は、誰かがフォームに入力した際に他のアクションをトリガーする方法について、続けてお読みください。

回答者にメール通知を送信する

Googleフォームの送信が受理されたことを回答者に通知したり、時間を割いてくれたことに感謝したり、その他のメッセージを送信したい場合、メールを自動送信できます。先に述べたように、Googleフォームのフォーム作成ページには上部に3つのタブが表示されています。送信内容が受理された際に回答者に通知するには、3番目のタブ設定をクリックします。

設定タブの2番目のセクションは回答です。隣の下向き矢印をクリックして展開します。するといくつかのオプションが表示されます。

回答者に送信内容の要約メールを送信するには、回答セクションの上部2つのオプションを有効にします。

まず、メールアドレスを収集する設定がオンになっていることを確認します（メール通知を送信するためにはメールアドレスが必要です）。次に、回答者に回答のコピーを送信するのオプションで、通知を希望する場合は希望時を選択するか、常にを選択します。

スプレッドシートへのエクスポート

この記事の冒頭でこの機能に触れました。オンラインスプレッドシートにフォームの回答を記録することは、Googleフォームが人気を博した大きな理由の一つです。方法はこちらです。 

再び上部のタブバーから、回答タブに移動します。

回答エリアの右上に、3点メニューボタンとスプレッドシートのような緑のアイコンの2つのボタンがあります。緑のスプレッドシートアイコンをクリックします。

デフォルトでは、新しいスプレッドシートを作成オプションが選択されています。ファイルに好きな名前を付けて、作成をクリックします。

新しいタブがブラウザウィンドウに表示され、フォームに接続された新しいスプレッドシートが表示されます。各列はフォームの質問を表し、各行には回答が表示されます。

今後、フォームに変更を加えると、自動的にスプレッドシートに更新されます。追加した質問は既存の列の右側に追加されます。既存の質問に名前変更などを行うと、列の見出しも更新されます。

ただし、変更が即座に反映されるわけではありません。スプレッドシートが同期されていないと感じた場合、フォームのタブを切り替えたり、ページを更新してみてください。

自動化でさらに多くのことを実行

メール送信も良いですが、訪問者が送信ボタンを押したときに他にどのようなことができるでしょうか？

例えば、カレンダーに自動で予約を入れる、グループにメールを送信する、またはフォームデータをAirtableのような他のプラットフォームに送信するかもしれません。

フォームの機能を拡張したい場合は、Zapierのようなツールを利用できます。Zapierを使えば、インターネット上のほぼすべてのソフトウェアツールをGoogleフォームやGoogleスプレッドシートを含む他のツールと接続できます。接続するプラットフォームを選び、トリガーやアクションを指定して自動化を設定しましょう。 

さらに簡単なフォーム送信の自動化

Zapierは、ソフトウェアを接続するのに優れたツールですが、最初の設定が少し難しいかもしれません。また、5つ以上の自動化を設定するには有料プランが必要なサードパーティアプリです。Googleフォームが無料であるために好きであれば、Zapierは最適な選択でないかもしれません。

別のフォームツールで、無料で多くの機能を提供しているのがJotformです。前のセクションで述べた3つのシナリオすべてをJotformで実行できます — 追加のソフトウェアは必要ありません。

Jotformには、フォームに予約システムを追加するウィジェットがあります。フォームが完了した際に自分や複数の受信者にメール通知を送ることができ（ただし、複数の受信者に通知を送信するには有料プランが必要です）、Googleスプレッドシートのような多くのツールとスムーズに接続できるJotformの150以上の統合機能があります。

実際、フォームの結果をスプレッドシートに追加するために統合は必要ありません。Jotform Tablesは、Airtableに近い形で動作するスプレッドシートデータベースに送信を自動的に記録できます。ひとつの場所でフォームの送信データを整理、並べ替え、管理できます。今すぐ無料で試してみてください。