Googleフォームのレポート作成方法

操作しながら進められるステップバイステップガイド

業種を問わず、多くの現場で「フォーム」は日常的に使われています。たとえば、社員のオンボーディング、患者さんの受付対応、予約の受付など、多くの業務で活用されています。中でも人気のあるのが「アンケートフォーム」です。アンケートは、顧客・従業員・取引先から有益なデータを収集し、業務の効率化や的確な意思決定に役立ちます。

アンケートを作成、編集、共有する最も効率的な方法の一つが、Googleフォームのようなオンラインフォーム作成ツールを使うことです。Googleフォームなら、誰でも数分でプロフェッショナルなフォームを簡単に作成できます。さらに、Googleフォームには回答のレポート機能も備わっており、設問ごと・回答者ごと、またはすべての回答をひとつのスプレッドシートにまとめて確認・ダウンロードすることが可能です。この記事では、Googleフォームで結果を確認・共有する方法や、レポートを生成する手順をわかりやすく解説します。

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Googleフォームの回答結果を確認する方法

たとえばあなたがイベントプランナーだったとします。最近、Googleフォームの「イベントフィードバック用テンプレート」を使ってアンケートを作成・配布しました。参加者からの回答が集まりはじめた今、全体的な満足度を把握するために結果を確認したいと考えているところです。

Googleフォームでは、以下の手順で簡単に回答結果を確認できます：

1. Googleフォームでフォームを開きます。
2. 画面の上部中央にある回答をクリックします。
   • 概要をクリックすると、質問ごとの全結果を表示できます。このセクションでは、数値データをもとにしたシンプルなグラフが表示され、レポートなどにコピー＆ペーストすることが可能です。例えば、イベント参加者がウェルカムキットや予定されたアクティビティについてどう感じたかを示すグラフだけをコピーして使用することもできます。
   • 回答を個々で表示したい場合は個別をクリックします。（< 前へまたは次へ >を選択して、各回答を切り替えて閲覧できます。）
   • すべての回答をスプレッドシートで表示するには、スプレッドシートを作成してGoogleスプレッドシートにエクスポートをクリックします。すべての回答をCSVファイルとしてダウンロードするには、回答→ 縦の三点リーダー（︙）→回答をダウンロード（.csv）を選択するだけです。

Googleフォームでフォーム結果を共有する方法

収集したデータやフィードバックを同僚と共有できることは、分析やコラボレーションを促進するため、Googleフォームが人気のオンラインアンケートツールである理由の一つです。

Googleフォームでフォームの回答を共有する方法は以下の通りです：

1. Googleフォームでフォームを開きます。
2. 画面の上部中央にある回答をクリックします。
3. シートにリンクをクリックします。
4. 新しいスプレッドシートを作成を選び（共有したいフォームやアンケートが一覧に表示されているはずです）その後、作成をクリックしてください。
5. 新しいスプレッドシートは自動的に開くはずですが、スプレッドシートで表示をクリックすれば、Googleスプレッドシートに移動することもできます。
6. 画面右上の共有ボタンをクリックして、メールアドレスを追加するか、スプレッドシートのリンクをコピーして共有しましょう。Slackなどのビジネス向けメッセージングプラットフォームを使って共有することもできます。

Googleフォームを使用してレポートを生成する方法

Googleフォームでフォームの回答を表示および共有するのは比較的簡単ですが、Googleフォームでレポートを生成するのは少し複雑です。Googleスプレッドシートを使ってアンケート結果のカスタマイズ可能なサマリーチャートを作成する方法をご紹介します：

1. 集計されたアンケートの回答をもとに、新しいスプレッドシートを作成します。（この操作を行うには、前のセクションの手順1〜5に従ってください。）
2. セルの範囲に名前を付けることで、アンケート結果を要約する数式を作成しやすくなります。シート上にはでは各列にアンケートの設問が表示され、各行にはそれぞれの質問に対するそれぞれの回答が並びます。
   • 例としてイベントフィードバックアンケートを使用すると、タイムスタンプの右に位置する最初の列は「イベントにどの程度満足しましたか？」です。Googleフォームでレポートを生成するには、各列に名前を付ける必要があります。
   • 列全体（アンケートの質問）を選択するには、列のアルファベット部分をクリックしてください。
   • 画面上部のツールバーからデータをクリックし、名前付き範囲を選択します。
   • この特定の列に「Overall_event_satisfaction」のように範囲名を入力します。（これらの名前は英数字とアンダースコアのみを含むことができ、スペースや句読点は使えません。また、数字で始めることもできません。） 
   • 完了をクリックします。
3. 左下のプラス記号を選択して、スプレッドシートに新しいシートを追加します。
   • このシートの列Aに、最初の手順で選択したアンケート質問に対するすべての回答選択肢を縦に入力します。たとえば、イベントに関するフィードバック調査の場合、1〜5 の満足度（1が最低、5が最高）を表す以下の5つの数値を、列Aに縦に入力します：1、2、3、4、5。
4. GoogleスプレッドシートでCOUNTIF関数を使用して、選択した名前付き範囲で特定の回答やデータが何回出現したかを計算します。
   • 列Bの最初のセルにCOUNTIF関数を挿入します。（Googleスプレッドシートは残りの行に同じ数式を自動で適用するか提案してくれるはずです。）数式の例：=COUNTIF(Overall_event_satisfaction, A1)
5. 新しく作成したデータをもとに、アンケート結果のチャート（グラフ）を作成します。
   • 列AとBのすべてのデータを選択します。
   • メニューバーから挿入をクリックします。
   • グラフを選択して、グラフエディタにアクセスします。
   • 設定タブの下で作成したいグラフの種類（棒グラフや円グラフなど）を選びます。

Googleフォームより簡単！Jotformでレポート作成をもっとスマートに

ご覧の通り、Googleフォームを使用してGoogleフォームレポートを作成することはできますが、その手順は非常に手間がかかり、煩雑です。

幸いなことに、Googleフォームより優れたレポート機能を備えた代替ツールは数多く存在します。たとえば、オンラインフォーム作成ツールのJotformでは、洗練された美しいフォームやアンケートを簡単に作成・カスタマイズできるすべての機能が揃っています。Jotformには1万点以上のカスタマイズ可能なフォームテンプレートが用意されており、100種類以上の人気外部アプリとも連携可能。さらに、コード不要のドラッグ＆ドロップ操作で、フォーム作成やデータ収集がスムーズかつ効率的に行えます。

最も重要なのは、Jotformのレポートビルダーを使用すると、送信された回答を数分で見やすく、かつ洞察に富んだレポートに変換できる点です。Jotformレポートビルダーを活用することで、以下のようなことが可能になります：　

• さまざまなチャートタイプ、色、アイコン、図形を含む豊富なレポートデザインオプションを活用して、レポートの見た目を最適化
• ライブレポートをウェブサイトに直接埋め込む
• 同僚やクライアントとレポートを即座に共有してワークフローを改善
• レポートをPDFとして保存し、会議での印刷・共有にも対応

最終的に、GoogleフォームもJotform作成ツールも、プログラミングの知識がなくてもフォームの回答をプロフェッショナルでデータ重視のレポートに変換することができます。どちらを選んでも、視覚的に魅力的なレポートで同僚や上司にアピールしながら、データを分析し、より良いビジネス判断を下すための十分な機能が手に入ります。

写真提供：CoWomen, Unsplash