Googleフォームを事前入力する方法

DMVや学校の登録、医師の診察の際など、ほとんどの人が名前、住所、電話番号といった基本情報を記載する大量の書類を記入しなければならない経験があるでしょう。

問題は、フォームを進むにつれて、その基本情報を繰り返し記入することがよくあるという点です。なぜデータ入力の際に、一つのフォームからの住所を他のフォームに活用できないのでしょうか？それは、古いデジタル前の時代を思わせます。

幸いオンラインでフォームを記入することで、多くの手間を避けることができます。必要な部署にデータをデジタルで提供できるからです。

ですからフォームを作成する際、もう一歩進んで、可能な限り簡単にしませんか？Googleフォームを使ってその方法をご紹介します。

Googleフォームに代わる最良の選択肢を探していますか？

Jotformのフル機能搭載のフォームビルディングソリューションは、モバイルフレンドリーで業界最多の統合を備えています。支払いを集め、ワークフローを自動化し、リードを集めることが可能です。

フォームをJotformに移行する

or

ゼロから始める

長すぎて読まなかった（TL;DR）をなくす

Googleフォームに慣れているなら、事前入力は簡単です。右上の三点メニューから事前入力リンクを取得を選択してください。

すると、新しいタブでフォームが開きます。リンクを送る相手のために、すでに分かっている関連フィールドを記入します。

完了したら、フォームの下部にあるリンクを取得ボタンをクリックします。それから、ページの下部にあるリンクをコピーをクリックします。これで、そのリンクを新しいタブに貼りつけてプレビューすることができます。あるいは、そのリンクをメールやウェブページ、Slackのチャットなどに貼りつけることも可能です。自分にとって最も便利な方法を選んでください。

Googleフォームを一つずつ記入するのが大変だと感じる場合は、最後のセクションまでスキップして、より良い解決策をご覧ください。

この方法をもっと知りたい、またはその実例を見てみたいという方は、このまま読み進めてください。 

ジュディとの整理整頓術

ジュディは時間を持て余している子供が巣立った後の暮らしをしている人です。退職後すぐ、彼女はガレージを片付けることを決意しました。彼女と夫は過去20年間、このガレージを主に保管場所として使っていました。床には段ボールの山があり、使われていない作業台の上に工具が散乱し、休日の装飾品が至る所にありました。それはまるで災害のようでした。

マリエ・コンドウなどの整理に関する本をいくつか読んだ後、彼女のガレージは見事な状態になりました。彼女の夫も再び工作を始めました。しかし、ジュディはまだ終わっていませんでした。

彼女はクローゼット、戸棚、そして裏庭の埃をかぶった物置に取り掛かりました。しかし、悲しいことに、彼女はやり終えてしまいました。

家全体がきれいに整理され、何もすることがなくなりました。ある日、公園のそばをドライブしていると、コミュニティセンターで無料クラスの看板を見かけ、アイデアが浮かびました。他の人々も彼女の整理術から恩恵を受けられるのではないかと。

そこで彼女はGoogleフォームを友人や知人全員に送り、整理のクラスに参加したい人がいるかどうか尋ねました。

反響は大きく、何十人もの人が彼女の助けを求めました。

それで決まりました。ジュディはクラスを教えることにしました。彼女はカリキュラムを作成し、コミュニティセンターに連絡してすべての手配を行いました。

次に、彼女はクラス登録用のフォームを複製しました。説明に日付と場所を追加し、興味についての質問を出席に関するものに変更しました。

ジュディはすでに友人たちの名前とメールアドレスを収集していました。そして、どの友人が彼女のクラスに興味があるかを把握していました。友人たちの名前を事前に入力して、時間を節約できるようにするのは良い考えだと思いました。

少しググった後、彼女はこの記事を見つけて、その方法を把握しました。（幸いにも、彼女はTL;DRのセクションを超えて読むことはなかったので、この記事に自分自身を見つけて戸惑ったり、少し不気味だと感じたりすることはありませんでした。）

TL;DRのセクションを読んだなら、彼女がフォームを事前入力するために何をしたかを今は理解しているでしょう。そうでないなら、今すぐ戻って読んでください。

スプレッドシートから友人たちの名前を使用して1時間フォームを記入した後、彼女は事前入力したフォームのリンクを20個しかメールしていないことに気付きました。

ジュディは髪を引っ張る寸前でした。これでは一晩中かかりそうでした。しかし、彼女はより良い方法を学びました。

Jotform事前入力でプロセスを自動化する

ジュディはJotform事前入力ツールについて学びました。最初は、彼女のフォームをゼロから作成する必要があることを心配していました。しかし、Jotformのドラッグ＆ドロップ要素はGoogleフォームを作成するよりもさらに簡単にしてくれました。

次に、ジュディはGoogleシートをCSVファイルにエクスポートし、それをJotformテーブルにインポートしました。

ジュディはJotformテーブルを使って、彼女のクラスに興味があるすべての人を簡単にグループ化しました。そして、テーブルデータから新しい事前入力を作成しました。

突然、彼女のクラスに興味がある人を選び、その全員のために事前入力を作成するのが簡単になりました。

作成を押した瞬間、彼女は送信準備のできた事前入力のリストを手に入れました。

それがすべて終わった後、ジュディはデジタル整理についてもっと学ぶべきかもしれないと考え始めました。そして、Jotformはスタートするのに最適な場所のように思えました。