Googleフォームが送信されたときにメールを受け取る方法

インタラクティブなステップバイステップチュートリアル

Googleフォームは、Googleの人気のオンラインスプレッドシートツールであるGoogleスプレッドシートのアドオンとしてスタートしました。この2つの製品を使えば、フォーム送信をスプレッドシートに自動的に記録するのは非常に簡単です。

でも、Googleフォームが送信されたときにメールを受け取りたい場合はどうでしょう？幸いなことに、その自動化も簡単に設定できます。

この記事では、誰かがGoogleフォームを記入するたびに自動的にメール通知を受け取る方法を紹介します。また、回答者が送信ボタンを押したときに実行できるいくつかのアクションについても説明します。

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Jotformの充実したフォーム作成ソリューションはモバイルフレンドリーで、業界最多の統合を誇ります。支払いの受取、ワークフローの自動化、リードの収集などに活用できます。

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メール通知を受け取る

まず、Googleフォームのフォーム作成ページにアクセスします。画面上部に3つのタブが表示されます。デフォルトのタブは質問です。メール通知を設定するには、回答タブをクリックします。

回答セクションの右上には2つのアイコンがあります。右側の3つのドットアイコンをクリックします。

次に、ドロップダウンメニューから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選択します。これで完了です。Googleアカウントに関連付けられているメールアドレスに通知が届くように設定されました。

ご覧の通り、非常に簡単です。本当にこれだけで十分なら、読んでいただきありがとうございます。

でも、フォームで他に何ができるか気になる方は、フォームが記入された際に他のアクションを引き起こす方法について、引き続きお読みください。

回答者にメール通知を送信する

回答者にGoogleフォームの送信が受領されたことを通知したり、感謝の意を伝えたり、その他のメッセージを送信したりするために、自動的にメールを送信することができます。前のセクションで述べたように、Googleフォームのフォーム作成ページの上部には3つのタブがあります。送信が受け取られたときに回答者に通知するには、3番目のタブの「設定」をクリックします。

設定タブの2番目のセクションは回答です。その隣の下矢印をクリックして展開します。すると、いくつかのオプションが表示されます。

回答の要約を回答者にメールで送信するには、回答セクションの上2つのオプションをアクティブにします。

まず「メールアドレスを収集する」設定がオンになっていることを確認してください（通知を送信するメールアドレスが必要です）。次に、「回答者に回答のコピーを送信する」の下からオプションを選択します。回答者に通知のオプションを与える場合は「リクエスト時に」、または常に通知する場合は「常に」を選択します。

スプレッドシートへのエクスポート

この記事の冒頭でも触れましたが、オンラインスプレッドシートにフォームの回答を記録することは、Googleフォームが人気を博した大きな要因です。ここでは、その方法を説明します。

再度、上部のタブバーで「回答」タブに移動します。

回答エリアの右上には、3つのドットメニューボタンとスプレッドシートのような緑色のアイコンの2つのボタンがあります。緑色のスプレッドシートアイコンをクリックします。

デフォルトでは「新しいスプレッドシートを作成する」オプションが選択されています。ファイルに任意の名前を付けて「作成」をクリックします。

新しいタブがブラウザウィンドウに表示され、フォームに接続された新しいスプレッドシートが表示されます。各列はフォーム内の質問を表し、各行には回答が表示されます。

これで、フォームに対する変更はスプレッドシートに自動的に更新されます。追加した質問は既存の列の右に追加されます。質問名の変更など、既存の質問に対する変更は列ヘッダーを更新します。

ただし、変更は瞬時には反映されません。スプレッドシートが同期していないように見える場合は、フォームのタブ間を行き来するか、ページをリフレッシュしてみてください。

自動化でさらに多くを実現しましょう

メールを送信するだけでも良いですが、訪問者が送信ボタンを押したときに他に何ができるのでしょうか？

たとえば、カレンダーに自動的に予定を予約したいかもしれません。または、グループ全体にメールを送信したいかもしれません。Airtableのような他のプラットフォームにフォームデータを送信したい場合もあります。

フォームの機能を強化したい場合は、Zapierのようなツールを使用できます。Zapierは、GoogleフォームやGoogleスプレッドシートを含む、インターネット上のほぼすべてのソフトウェアツールを他のツールに接続できます。接続したいプラットフォームを選択し、自動化のトリガーとアクションを指定するだけです。

さらに簡単なフォーム送信自動化

Zapierはソフトウェアを接続するのに優れたツールですが、初めて設定する際には少し難しいかもしれません。また、5つ以上の自動化を設定したい場合、有料プランが必要なサードパーティアプリです。Googleフォームが無料であるために好まれる場合、Zapierは最良の選択肢ではないかもしれません。

もう一つのフォームツールで無料で多くの機能を提供するのがJotformです。Jotformを使用すれば、前のセクションで述べた3つのシナリオすべてを追加のソフトウェアなしで実行できます。

Jotformには、フォームに予定予約システムを追加するためのウィジェットがあります。誰かがフォームを完了すると、自分自身または複数の受信者にメール通知を送信することができます（ただし、複数の受信者に通知を送信するには、有料プランが必要です）。また、Jotformの150以上の統合機能で、Googleスプレッドシートなどの多くのツールにスムーズに接続できます。

実際には、統合がなくてもフォームの結果をスプレッドシートに追加できます。Jotform Tablesは、GoogleスプレッドシートよりもAirtableに近い動作をするスプレッドシートデータベースに送信を自動的に記録できます。フォームの送信を一か所で整理、並べ替え、管理することができます。今日から無料でお試しください。