Googleフォームの自動化をビジネスに活用する方法

今日の急速に変化するビジネスの世界では、スピードとアジリティはもはや競争優位性ではなく、利益を維持したい企業には必須です。業務プロセスの自動化は、迅速で効率的なワークフローを実現するために、手作業の繰り返し作業を排除し、効率を高めるための重要な要素です。裏で自動化技術を実装することで、従業員の支援、出力と精度の向上、プロセスの迅速化、全体的な運営コストの削減をサポートします。

ビジネスプロセスをより多く自動化するためのソフトウェアを探している場合、Googleフォームに遭遇したことがあるかもしれません。この無料プラットフォームは、ユーザーがカスタム調査、アプリケーション、フォーム、その他のドキュメントを作成し、すべての提出されたデータや集めた情報を簡単に管理できるようにします。Googleフォームの自動化で何が達成できるのか、そしてそれがあなたの組織の中心的な部分になる方法を知るために読み進めましょう。

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Jotformの完全な機能を備えたフォーム作成ソリューションはモバイル対応で、業界で最も多くの統合を提供します。支払いの収集、ワークフローの自動化、リードの収集などに活用してください。

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Googleフォーム自動化の基本

本質的に、ほとんどのビジネスプロセスはデータの収集と管理を含んでいます。Googleフォームの自動化は、必要な情報を収集するためのカスタムフォームを作成し、承認、通知、データ処理のワークフローを自動的にトリガーすることを可能にします。

これらのプロセスを自動化することで、企業は効率を劇的に改善し、エラーを減らし、より少ない時間でより多くのことを行うことができます。以下は、Googleフォームで自動化できるプロセスの一例です：

1. ビジネスデータの収集と管理: Googleフォームは、顧客プロファイルと購入履歴、セールスリード、製品フィードバック、サポート要請、求職応募など各部門に必要な多様な情報の収集と管理を自動化します。ユーザーは、Googleフォームを特定のデータフィールドを組み込むようカスタマイズし、提出物をGoogleシートに自動で保存して、容易に分析や報告を行うことができます。
2. フィードバックとアンケート: Googleフォームは、セールスとマーケティングチーム向けの顧客フィードバックとアンケート、および人事部門向けの従業員フィードバックの収集プロセスを自動化します。このプラットフォームは、記述式の回答、選択肢グリッド、評価スケールなどの様々な形式で質問を行うことが可能です。
3. イベント登録: ユーザーはGoogleフォームを使って、会議、ワークショップ、ウェビナー、その他のイベントの登録と出席確認のプロセスを効率化するためのイベント登録フォームを作成できます。これらのフォームは参加者情報やイベントの希望を収集し、後で関係者がイベントの物流、通知、その他のフォローアップコミュニケーションを管理するためのデータとして活用できます。
4. 従業員のオンボーディング: 人事部門はGoogleフォームの自動化を利用して、新入社員の連絡先や職務の希望などの情報を収集し、オンボーディングの最も手間のかかる部分を効率化できます。特に便利なことに、Googleフォームは情報をGoogleシートに自動保存するため、手動でのファイル管理を不要にします。
5. カスタマーサポート: 企業はまた、Googleフォームを利用してカスタマーサポートを管理し、サポートチケットの提出と追跡を簡単に行えます。顧客体験部門のユーザーは、各チケットを容易に追跡し、中心にメモを保管し、プロセスの各部分に優先順位を付け、適切な関係者にチケットを自動的にルーティングして解決することができます。
6. 在庫管理: ユーザーはGoogleフォームを用いて、入庫と出庫の在庫および資材の情報を収集・追跡し、供給水準の追跡プロセスを効率化することができます。Googleフォームはまた、関係者への再注文の通知、出荷の追跡、注文情報の記録を簡単に行うことができます。
7. プロジェクト管理: Googleフォームの自動化により、プロジェクト情報を簡単に整理することができます。

Jotform: Googleフォーム自動化の代替

Googleフォームはビジネスプロセスの自動化に考慮すべき無料のオンラインフォーム作成ツールの一つに過ぎません。Jotformは、豊富な統合と10,000を超える事前構築済みフォームテンプレートのライブラリを備え、Googleフォームのすべてのメリットに加え、多くの高度な機能、統合、カスタマイズ能力を提供します。

まず、Jotformのフォームビルダーはドラッグ＆ドロップ機能を提供しており、フォーム作成をより直感的にしています。また、さらに多くの質問形式を提供します。このプラットフォームは、Googleシートを含む100以上のサードパーティアプリケーションとシームレスに統合し、企業がほぼすべてのビジネスの側面を作成、カスタマイズ、自動化するのを容易にします。

ここに、Jotformの高度な機能のほんの一部を紹介します：

• 支払い処理: Jotformは多数のオンライン支払いフォームテンプレートを提供し、Stripe、PayPal、Venmoなど30以上の支払い処理プラットフォームとシームレスに統合して、顧客がオンラインで支払いを処理できるようにします。
• 電子署名の収集: Jotform Signは、オンラインフォームで直接法的に拘束力のある署名を安全に収集し、超高速の文書処理を可能にします。この製品は、不動産、保険、金融、その他の業界のユーザーが、紙や追加の電子署名ソフトウェアを使用せずに、申し込みプロセスを完了し、契約を提出し、同意を記録するのに役立ちます。
• ワークフロービルダー: Jotformは、ユーザーが任意のフォームをワークフローに変換し、基本的なデータ収集、プロジェクト管理、承認プロセスを迅速に自動化することで、より迅速な対応を可能にします。
• eコマース管理: Jotform Store Builderは、Jotformの主要機能をすべて、カスタムeコマースウェブサイトを迅速に構築し、在庫管理、売上追跡、支払いの収集を行うための強力な店舗管理プラットフォームに翻訳します。
• HIPAA準拠: Jotformは、医療機関のニーズに特化したHIPAA準拠機能を多数提供し、患者や情報を危険にさらすことなく、ユーザーが敏感な情報を収集して安全に保管し、迅速に処理することを可能にします。

業務プロセスの自動化は、組織が市場で競争する方法を完全に変革しています。しかし、自動化の成功は、組織がどのソリューションに投資するかに依存します。Jotformは、その直感的なフォームビルダー、豊富なテンプレートライブラリ、高度な機能を備えており、ビジネスが特定のニーズに合わせたカスタムフォームを作成し、業務プロセスを簡単に自動化することを可能にします。

顧客フィードバックを収集する場合でも、在庫を管理する場合でも、注文を処理する場合でも、Jotformはビジネスの運営のあらゆる側面を合理化し、従業員の負担を軽減し、顧客体験を向上させるのに役立ちます。

写真提供: Yan Krukau