日程調整にGoogleフォームを使う方法

顧客があなたに面会の予約を取る必要がある場合、全員の都合のよい日付を探すために延々とメールをやり取りするより、空いている時間帯を選んでもらう方が簡単です。これを実現する最も簡単で効果的な方法の一つは、日程を調整するためのフォームをGoogleフォームで作成することです。

Googleフォームを日程調整に使用すれば、すべての日程の希望を一元的に処理できるツールになります。特にGoogleカレンダーで予定を管理している場合は、この方法が便利です。また、フォームへのアクセスを共有するのも簡単に行えます。多くの人がすでにこのツールを使用した経験があるのではないでしょうか。

この記事では、Googleフォームを日程調整に使用する方法、そしてGoogleフォームの代替手段に関する情報について詳しくご紹介します。

日程調整フォームの活用がビジネスにもたらすメリット

予約の日程を調整するためのオンラインフォームを作成することには、いくつかのメリットが考えられます。まず、一度フォームを作成すれば、どういった日程の調整をする場合にでも使用できる標準的なテンプレートが出来上がります。

作成したフォームが気に入れば、個々の予約の日程調整に費やす時間が削減され、その分より重要なタスクに集中できる時間が生まれます。また、日程調整フォームを使い続ける中で、そのフォームと日程調整のプロセスを最適化し、新しい戦略をテストしつつ、スムーズな顧客対応を実現することができるようになるでしょう。

例えば、複数の拠点に異なる管理者が存在している場合、適切に作成されたフォームがあれば、どの拠点でも、すべての顧客に対して一貫した日程調整が可能になります。つまり日程調整フォームは、ビジネスで予定をスムーズに時間どおりに実行し続けるための要となるのです。

Googleフォームを使った時間枠登録シートの作成方法

Googleフォームを日程調整に使用するには、アドオンを使用するなど、いくつか手順を踏む必要があります。ファイルをコンピュータにダウンロードする必要があるため、続行する前にそのアクセス権があることを確認してください。

1.Googleフォームの作成

まず Googleフォームのウェブサイトにアクセスし、ゼロから新しいフォームを作成します。そして必要な質問を追加してください。例えば、回答者が必要とするサービスを選択するための複数選択オプションや、連絡先情報を入力するための短文回答フィールドを追加すると良いでしょう。

2.時間調整フィールドの作成

次に、時間調整したいイベントや予定に応じて、顧客が選択できるすべての時間帯を含む、複数選択式またはドロップダウン式の質問を作成します。

フォームの最初の質問で、回答者に予約を取りたい曜日を選択してもらい、条件付きロジックを使用して、曜日に応じて選択できる特定の時間帯を表示することもできます。

3.空きがなくなった時間帯の選択肢を除外する

誰かが既に選択した時間帯を他の人が選べないようにしたい場合は、Googleフォームの「Choice Eliminator」というアドオンをダウンロードすれば、予約のダブルブッキングを回避できます。

このアドオンはGoogle Workspace Marketplaceで入手可能です。アドオンをインストールしたら、フォームの上部にあるパズルのピースアイコンをクリックし、アドオンをフォームに統合しましょう。統合が完了したら、日程調整用のGoogleフォームを完成させてください。

日程調整にJotformを使う方法

Googleフォームを日程調整に用いるのは、シンプルかつ効果的ではありますが、そこには欠点もあります。Googleフォームのインターフェイスはかなり基本的でインフォーマルなため、通常は学生のプロジェクトや社内投票、アンケートなどに適しています。

一方、オンラインフォームビルダーのJotformなら、予約スロットのパラメーターを簡単に設定しながら、日程調整フォームを好きなだけカスタマイズできるのです。Jotformで日程調整フォームを作成する際には、予約のフォーム要素を選択するだけで、各日の予約可能な時間を表示するカレンダーが追加されます。予約の期間や休暇の除外日などの条件も設定可能です。

予約のフォーム要素には、利用可能な時間帯のみが自動的に表示され、各レスポンスはJotformアカウント上に保存されます。Jotformの決済プロセッサーとの統合により、同じフォームを用いて支払いを受け取ることもできます。

予約をGoogleカレンダーに直接転送したい場合は、Googleカレンダーとの統合も可能です。JotformのGoogleカレンダー統合は、顧客が予約フォームの送信を完了するたびに、あなたのカレンダーに新しい予約を自動的に作成します。

Jotformを用いる場合も、Googleフォームも利用する場合も、そしてあるいは他のサービスの場合であっても、オンラインフォームを使った日程調整は、ビジネス管理で最も時間のかかる部分を自動化します。日程調整に必要なフォームを用意しておけば、予定を忘れたり、ダブルブッキングをしてしまったり、日程調整に関するメールを何度もやり取りしたりする心配は一切ありません。