Googleフォームで発注書を作成する方法

ワープロでフォームを一行一行編集したり、スプレッドシートのテンプレートで扱いにくいセルを結合したり解除したりする面倒な時代は終わりを告げました。

会社で使用するフォーム、特に注文書のような法的拘束力のあるフォームは、簡単にアクセスでき、洗練され、現代的であるべきです。そしてありがたいことに、Googleフォームのようなフォーム作成ツールを使えば、Excelシートを再フォーマットしたり、Adobe Acrobatを学んだり、複雑なコーディングをマスターしたりすることなく、迅速かつ効率的にデジタル文書をデザインできます。

Google フォームは、日常的なビジネスプロセスを軽量で柔軟なものにするツールを必要としている起業したばかりの経営者にとって、便利なツールです。実際、Googleフォームで発注書を作成することは、調達と購入を合理化し、発注書承認ワークフローの強固な基盤を作る簡単な方法です。

発注書とは何か？

購入者は発注書に記入することで、購入したい製品や希望数量、希望価格などを販売者に伝えます。販売者はその販売条件に同意すると、その書類に署名し、法的拘束力を持たせます。発注書は、両者が合意した条件を示す記録であり、契約書として機能するのです。

発注書は請求書の前身であるとも考えられます。企業は製品をすぐに購入するか将来購入するかにかかわらず、購入前に販売条件を設定するために販売業者やサプライヤーに発注書を送信します。発注書の条件が満たされると、販売業者は請求書を送ります。

発注書を販売業者に送る前には、経理部門や購買部門のマネージャー、そして特に金額が大きい場合は最高財務責任者など、複数の利害関係者が発注書を確認する必要があります。

効率的な承認プロセスは、必要な購入に十分な資金を確保し、各部門に経費の責任を負わせることで、キャッシュフローの問題を防ぎます。この承認プロセスを自動化できるソフトウェアは数多く、紙や複数のメールを送信するのにかかる時間を節約できます。

しかしもちろん、フォームを承認する前に、フォームを作成しなければなりません。

Googleフォームで発注書を作成する

Googleフォームを使うには、Googleアカウントが必要です。アカウントを取得したら、Googleフォームで発注書を作成してみましょう。

以下はその手順です：

1. docs.google.com/formsにアクセスします。
2. テンプレートを選びましょう。これは任意の手順で、テンプレートを使用せずにゼロからフォームを作成することもできますが、オンラインで無料のテンプレートを見つければ簡単にフォームの作成ができます。また、Googleフォームでも、修正可能な無料のテンプレートを提供しています。

3. フォームを作成しましょう。テンプレートを使わない場合は、Googleフォームの「空白のフォーム」ボタンをクリックするだけで、新規の空のフォームが生成されます。

4. 必要なフィールドを追加します。複数の質問タイプを試して、さまざまな情報を収集するのにどれが最適かを確認してみましょう。例えば、クレジットカード番号には短文記述式を使い、支払いタイプを選択するにはラジオボタンを使うことができます。 

販売業者が製品や資材を特定し、請求書を送付するために必要な詳細をすべて記載しておきましょう。

含めるべき一般的なフィールドは次のとおりです。：

• 発注番号
• 配達日と場所
• あなたの会社と販売業者の請求先住所
• 支払条件
• 製品の名称、モデル番号、数量
• 税金、割引、手数料、合計金額

5. フォームをカスタマイズします。Googleフォームに画像を追加したり、色やフォントを変更したりしましょう。会社のロゴを追加すれば、フォームの外観がよりプロフェッショナルなものになります。プレビューオプションをクリックすると、フォームの見た目を確認しながら作業できます。

6. フォームをテストしてみましょう。社内の数人、特に発注書の承認に携わる人たちにフォームを送信し、改善策を提案してもらうことをおすすめします。フォームへの記入プロセスからできるだけ多くの手間を排除してください。販売業者はそれを高く評価するでしょう。

7. フォームの送信を開始します。Googleフォームの発注書を承認者に直接送信し、その後メールや共有リンクを介して販売業者にフォームを送信することができます。

Jotformを使って発注書を作成する

Googleフォームの発注書は、販売業者にとって馴染みのあるフォーマットであり、誰でも簡単に使用できるため、中小企業にとっては便利でしょう。しかし、Googleフォームには購買プロセスをさらに効率化できる機能が欠けています。

例えば、販売業者がGoogleフォームの発注書を承認するために電子サインを追加する簡単な方法はありません。さらにGoogleフォームでは、フォームを希望どおりの外観に仕上げるのに時間がかかる場合もあります。その時間が節約できれば、他のタスクを片付けることができるでしょう。

スピードアップを図るには、Jotformの注文フォームテンプレートを使ってみましょう。これらのテンプレートはフォームビルダーで編集可能で、ファイルの添付、電子サインの追加、他の職場管理プログラムとの連携など、フォームの機能を拡張する様々な統合機能を追加することができます。

フォームの作成が完了したら、Jotformアプルーバルを使ってフォームの機能をさらに強化しましょう。このワークフロープラットフォームでは、注文書フォームが、ドラッグ＆ドロップでカスタマイズできる承認プロセスの基礎となります。承認者、条件、通知を追加し、シームレスな承認プロセスをセットアップできるのです。

Jotformのフォーム割り当て機能を使えば、部署内のメンバーにフォームを委任できると同時に、組み込まれたリマインダーと条件により、全員が時間通りに作業を進められます。さらにJotformのモバイルフォームアプリを使えば、どのデバイスからでも各ステップを管理することができるのです。

発注書を1箇所にまとめることで、購入が簡素化されます。そしてその簡素化は販売業者との良好な関係をもたらすでしょう。

JotformのGoogleフォームに関する詳細なガイドもご参照ください。