Come creare un tracciatore di spese con Google Forms

Tutorial interattivo passo-passo

Il tracciamento delle spese è una delle parti più importanti (e meno glamour) della gestione delle finanze. Senza registrazioni accurate e aggiornate, è facile incorrere in problemi di flusso di cassa dovuti a spese eccessive, avere difficoltà a pianificare acquisti futuri e gestire male le finanze. Rende persino più difficile la presentazione delle tasse.

I moduli per le spese possono aiutare a semplificare tutto questo.

I moduli per le spese offrono un modo standardizzato per tracciare e gestire le spese, mantenendo un quadro aggiornato della salute finanziaria della tua organizzazione in ogni momento. Il tracciamento delle spese è più facile che mai con il software giusto. Anche Google Forms, un costruttore di moduli online gratuito, può servire come un robusto tracciatore di spese per organizzazioni e dipartimenti di ogni dimensione.

Continua a leggere per una panoramica di tutto ciò che devi sapere sull’impostazione e la gestione di un tracciatore di spese Google Forms, inclusi tutti i moduli e i fogli elettronici che comprende.

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Come funziona un tracciatore di spese Google Forms

Un tracciatore di spese Google Forms consiste in un modulo personalizzato per la raccolta delle spese e un foglio di calcolo Google Sheets che aiuta le aziende a registrare tutte le uscite. Questo tracciatore consente alle aziende di tenere sotto controllo le spese in modo efficiente fornendo un formato standardizzato per inserire e caricare i dati sulle spese. La cosa migliore è che ogni voce di Google Forms viene registrata automaticamente nel foglio di calcolo, eliminando ulteriori lavori di elaborazione in seguito.

Un modulo tracciatore di spese dovrebbe includere campi come

• Data della spesa
• Importo speso
• Fornitore/venditore
• Categoria della spesa
• Eventuali note o commenti aggiuntivi

Quando hai una spesa, tutto ciò che devi fare è compilare il Google Form e premere il pulsante di invio. Le informazioni verranno automaticamente importate nel Google Sheet principale delle spese per la revisione successiva. Questi dati possono aiutarti ad analizzare i modelli di spesa, monitorare il flusso di cassa e prendere decisioni migliori sulle spese future.

Come costruire un tracciatore di spese con Google Forms

Creare un tracciatore di spese con Google Forms è un processo semplice ma lungo. Ecco esattamente cosa devi fare.

1. Per prima cosa, crea il modulo di spesa che i tuoi dipendenti useranno per presentare le spese. Per creare un nuovo Google Form, accedi a Google Drive e clicca sul pulsante +Nuovo a sinistra.
2. Seleziona Google Forms per creare automaticamente un nuovo Google Form vuoto.
3. Aggiungi un nome appropriato al tuo modulo, come “Tracciatore di Spese”, e sentiti libero di aggiungere anche una descrizione.

4. Quindi, modifica la prima domanda vuota per chiedere l’ammontare della spesa da presentare.
5. Clicca sul menu a tendina sul lato destro della casella e cambia il tipo di domanda in Paragrafo breve.
6. Clicca sull’icona a tre punti in basso a destra della casella e seleziona Convalida delle risposte.
7. Nella nuova sezione dei parametri di risposta, seleziona Numero nel menu a tendina a sinistra. Nel menu a tendina al centro, seleziona l’opzione È un numero.
8. Attiva l’opzione Obbligatorio.

9. Successivamente, crea una domanda sulla categoria della spesa. Clicca sul pulsante + nel menu di destra per aggiungere una nuova domanda in basso.
10. Etichetta la domanda come Categoria e cambia il tipo di domanda in Menu a tendina.
11. Scrivi i nomi delle tue categorie di spesa nei campi sottostanti.

12. Clicca sul pulsante + nel menu di destra per creare la domanda successiva. Questa sarà per informazioni aggiuntive sulla spesa.
13. Nomina la nuova domanda come Descrizione e cambia il tipo di domanda in Risposta breve.

Ora che hai creato un modulo base per il tracciatore di spese, è il momento di creare il foglio di calcolo Google che terrà traccia di tutte le tue voci di spesa.

1. Clicca sulla scheda Risposte in cima alla pagina.
2. Clicca su Collega a Sheets a destra. Puoi anche cliccare sull’icona a tre punti sulla destra dello schermo e selezionare l’opzione Seleziona destinazione delle risposte nel nuovo menu.
3. Seleziona Crea un nuovo foglio di calcolo e nomina il foglio come desideri. Poi clicca sul pulsante Crea.
4. Il foglio di calcolo sarà già configurato con etichette delle colonne che corrispondono alle domande del modulo. Le invii si popoleranno automaticamente nel foglio di calcolo man mano che aggiungerai nuove spese.

Perché Jotform è un’ottima alternativa al tracciatore di spese con Google Forms

Google Forms non è l’unico costruttore di moduli online gratuito disponibile per il tracciamento delle spese. Jotform è un robusto costruttore di moduli basato su cloud con una libreria di oltre 10.000 modelli di moduli personalizzabili, rendendolo un’alternativa avanzata a un tracciatore di spese con Google Forms. La libreria di modelli include addirittura una vasta gamma di modelli di tracciamento delle spese.

Jotform offre una serie di vantaggi rispetto a Google Forms per il tracciamento delle spese, tra cui più opzioni di personalizzazione e integrazioni con i pagamenti, oltre a un’interfaccia compatibile con i dispositivi mobili. Gli utenti possono facilmente personalizzare i moduli delle spese per adattarli al marchio della loro organizzazione e persino caricare loghi e immagini personalizzate. Nel complesso, la flessibilità e l’ampia gamma di funzionalità di Jotform lo rendono un’opzione superiore per il tracciamento delle spese.

Tracciare le spese con Jotform è simile alla creazione di un tracciatore di spese con Google Forms. Basta seguire questi passaggi:

1. Crea un modulo personalizzato per acquisire i dati delle tue spese, inclusi i campi per la data di acquisto, l’importo speso, il fornitore, la categoria di spesa e qualsiasi informazione aggiuntiva per registrare una spesa.
2. Invia i dati delle spese direttamente attraverso il modulo. I dati vengono automaticamente registrati in Jotform Tables.
3. Usa Jotform Tables per analizzare le invii — avrai tutte le capacità di calcolo a cui sei abituato su Microsoft Excel o Google Sheets.
4. Se necessario, esporta i tuoi dati in altri software, come QuickBooks, TurboTax e altri strumenti finanziari, per una condivisione dei dati e una tenuta dei registri più semplificate.

Il tracciamento delle spese è un aspetto tedioso ma inevitabile della gestione delle finanze. Fortunatamente, le giuste automazioni nella creazione di moduli possono rendere il processo senza intoppi. Segui questa guida per costruire il tuo tracciatore di spese con Google Forms se hai bisogno di un sistema base, o usa un’alternativa come Jotform se cerchi funzionalità di tracciamento delle spese più avanzate.

Photo by Dan Dimmock on Unsplash