Come limitare le iscrizioni agli eventi in Google Forms

Tutorial interattivo passo-passo

La pianificazione e gestione degli eventi richiede un tocco artistico e un impegno immenso — soprattutto quando si registrano i partecipanti. Snellire il processo di registrazione e garantire una registrazione accurata sono la chiave del successo di qualsiasi evento. È qui che entrano in gioco le soluzioni di automazione come i moduli di registrazione agli eventi online.

Google Forms è uno dei costruttori di moduli online più popolari ed è una scelta eccellente per creare e ospitare moduli di registrazione agli eventi. Ma cosa succede se si necessita di limitare il numero di persone che possono partecipare? È possibile creare un limite di iscrizioni agli eventi in Google Forms? Ecco tutto ciò che devi sapere su come e perché limitare le iscrizioni agli eventi in Google Forms.

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Perché hai bisogno di limiti di registrazione agli eventi su Google Forms

I moduli online aiutano ad automatizzare il processo di registrazione raccogliendo informazioni sui partecipanti e pagamenti. Questo permette agli organizzatori di eventi di evitare l’inserimento manuale dei dati e l’elaborazione dei pagamenti, così da poter concentrarsi sulla logistica, la promozione e altre attività essenziali per l’evento.

Tuttavia, è necessario limitare il numero di iscrizioni sui tuoi moduli di registrazione per evitare il sovraffollamento dell’evento. Non vuoi dover rifiutare partecipanti dopo che si sono già registrati online.

Ecco perché è essenziale impostare limiti di registrazione agli eventi su Google Forms:

• Conformità: Molti eventi devono soddisfare requisiti legali o normativi, come i regolamenti antincendio, che limitano il numero di partecipanti. Impostare limiti di invio dei moduli aiuta a rispettare tali regolamenti.
• Gestione della capacità: Le sedi degli eventi hanno una capacità limitata in termini di spazio e risorse per accogliere i partecipanti. Impostando limiti di registrazione, garantisci di non superare la capacità della sede, il che aiuterà a garantire un’esperienza sicura e confortevole per i partecipanti.
• Gestione delle risorse: I limiti di registrazione agli eventi di Google Form ti aiutano anche a pianificare gli aspetti logistici come i posti a sedere, il catering e i requisiti del personale. I limiti di registrazione garantiscono che tu abbia le risorse per accogliere il numero previsto di partecipanti senza sforare il budget.
• Esclusività: I limiti di invio possono creare un senso di urgenza ed esclusività per eventi a forte domanda, aumentando le vendite dei biglietti o i tassi di registrazione.

Come implementare i limiti di registrazione agli eventi su Google Forms

Attualmente, Google offre due metodi per impostare i limiti di risposta. Il primo metodo limita solo il numero di risposte che ciascuna persona può inviare. Ecco come fare:

1. Apri Google Forms e seleziona il modulo che desideri modificare.
2. Fai clic sulla scheda Impostazioni.
3. Fai clic sulla freccia a discesa Risposte per accedere a ulteriori opzioni.
4. Trova l’opzione Limitare a 1 risposta e attivala. Questa opzione richiede che i rispondenti accedano al loro account Google e limita ogni account Google a una sola risposta sul modulo.

Questo metodo non imposta comunque un limite complessivo sulle iscrizioni.

Un altro metodo per impostare limiti di registrazione eventi su Google Forms è quello di smettere di accettare risposte in un Google Form. Ecco i passaggi per farlo:

1. Apri Google Forms e seleziona il modulo che desideri modificare.
2. Fai clic sulla scheda Risposte. Nota l’opzione per Accettare risposte e se è abilitata o disabilitata.
3. Per smettere di ricevere risposte, fai clic sul pulsante a levetta Accettare risposte per disattivare l’opzione.
4. Ora, qualsiasi rispondente che tenterà di inviare una registrazione all’evento riceverà un messaggio che il modulo non sta accettando risposte.

C’è un problema anche con questa opzione. Richiede che i gestori degli eventi disattivino manualmente le risposte del modulo, il che potrebbe permettere a troppe persone di registrarsi anche dopo che l’evento ha superato la capacità.

L’unica opzione per impostare un limite di registrazione automatizzato su Google Forms è con componenti aggiuntivi di terze parti, come formLimiter. Tuttavia, questi componenti possono essere difficili da implementare e inaffidabili se lo sviluppatore non li aggiorna regolarmente. Quindi, diamo un’occhiata a un’alternativa più conveniente ed efficiente.

Libera te stesso dai limiti di Google Forms con Jotform

Sebbene Google Forms sia gratuito e facile da usare, presenta alcune limitazioni che possono rendere difficile per te impostare un sistema adeguato alle tue esigenze. Fortunatamente, ci sono molte alternative sul mercato.

Jotform è un solido e intuitivo costruttore di moduli online gratuito che offre una vasta gamma di funzionalità utili e opzioni di personalizzazione. Jotform consente agli utenti di creare moduli versatili e altamente personalizzati praticamente per qualsiasi scopo, dai sondaggi e dalle registrazioni di eventi ai feedback e ai moduli d’ordine. Offre un’interfaccia intuitiva di trascinamento, una serie di integrazioni e potenti analisi.

Ciò che distingue Jotform da Google Forms è la possibilità per gli utenti di impostare limiti di registrazione agli eventi direttamente all’interno della piattaforma, senza utilizzare componenti aggiuntivi o plugin.

Come aggiungere limiti di registrazione agli eventi in Jotform

Jotform rende facile impostare limiti di registrazione agli eventi direttamente sulla piattaforma. Ecco come fare:

1. Apri il Jotform Form Builder.
2. Fai clic sulla scheda Impostazioni nella parte superiore della pagina.

3. Apri Stato del modulo.

4. Seleziona l’opzione Disattiva al limite di invio.

Dopo aver impostato il numero di invii che accetterai, il modulo si chiuderà automaticamente una volta raggiunto quel limite. È così semplice.

I moduli di registrazione agli eventi ti aiutano a snellire la pianificazione e la gestione degli eventi; automatizzare la raccolta dei dati, l’elaborazione dei pagamenti e la comunicazione; e garantire un processo più fluido per organizzatori e partecipanti. Tuttavia, non tutti i costruttori di moduli online sono ugualmente all’altezza del compito.

Le vaste opzioni di personalizzazione di Jotform consentono agli utenti di impostare limiti sugli invii dei moduli — incluse le registrazioni agli eventi. Segui i passaggi indicati sopra per aiutare a garantire un processo di registrazione error-free per l’evento.

Foto di Ilya Pavlov su Unsplash