Google Forms è uno strumento versatile e facile da imparare. Molte persone lo utilizzano semplicemente perché è un altro ottimo prodotto gratuito di Google.
Tuttavia, ha alcune limitazioni. Quando Google ha introdotto per la prima volta i Moduli, era uno dei pochi strumenti disponibili e nessuno aveva ancora stabilito fermamente cosa le persone richiedessero da un modulo.
Con il tempo, le aspettative delle persone sono cambiate, ma Google non ha fatto molto per sviluppare o innovare i Moduli. Probabilmente è per questo che non esiste ancora un modo diretto per limitare le date selezionabili nel campo della data.
Ma non preoccuparti. Puoi ottenere quasi tutto con un po’ di ingegno, e questo articolo ti mostrerà alcuni rapidi e semplici espedienti. E li scoprirai attraverso un racconto.
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Pulizia della spiaggia
C’è un tratto di spiaggia lungo il lago Scaggins dove tutti si riversano quando le temperature si alzano. Alla fine dell’estate, è un’area disastrata.
Così, ogni anno, Bill, Linda e Sheryl formano un comitato per organizzare le attività di pulizia subito dopo il Labor Day. Invitano un gruppo di volontari sulla spiaggia per pulirla. Di solito servono un giorno per completare il lavoro, ma quest’anno la spiaggia è stata colpita particolarmente duramente poiché molte persone hanno campeggiato di recente.
I membri del comitato per la pulizia hanno concordato che ci sarebbero voluti due o tre giorni quest’anno. Ma è già difficile convincere le persone a presentarsi per un solo giorno. Sapevano che quasi nessuno si sarebbe presentato tutti e tre i giorni.
Quindi hanno deciso di dare alle persone la possibilità di partecipare in uno qualsiasi dei tre giorni di pulizia. Ma volevano anche sapere quanta aiuto avrebbero ricevuto in ciascun giorno, quindi hanno creato un modulo per scoprire chi sarebbe presente in quali giorni.
Limitare le date: l’opzione a discesa
Il comitato ha prima provato ad aggiungere un campo data al modulo.
Bill si è accorto rapidamente che non poteva limitare la selezione della data ai soli tre giorni previsti per la pulizia. Quando ha aggiunto il calendario, le persone potevano scegliere qualsiasi data desiderassero.
Questo lasciava molto spazio per errori e semplicemente non avrebbe funzionato. Così Bill aggiunse un campo a discesa per permettere alle persone di selezionare il giorno in cui volevano lavorare.
Era abbastanza facile da impostare e tutti pensavano di aver finito. Ma quando hanno provato a visualizzare l’anteprima del modulo, Sheryl ha realizzato un altro problema.
Il fatto che le persone probabilmente non si presentassero in più giorni non significava che fosse impossibile. E se qualcuno volesse davvero aiutare per tutti e tre i giorni o anche solo due?
Limitare le date: l’opzione con la casella di controllo
Quindi, l’idea del menu a discesa fu un fallimento perché limitava le persone a una sola selezione. Erano tornati al punto di partenza.
Dopo un po’ di clic e discussioni sul problema, si resero conto che non avevano bisogno del menu a discesa. Potevano usare le caselle di controllo. Infatti, passare da un menu a discesa a caselle di controllo era facile quanto cambiare il tipo di campo. Non c’era nemmeno bisogno di rifare le opzioni.
Erano soddisfatti del modulo e lo inviarono a tutti i volontari dell’elenco email. La pulizia andò benissimo e tutti si divertirono a prendersi cura della loro comunità.
Infatti, l’evento ebbe un tale successo che il rifugio per animali della contea contattò il comitato. Il rifugio voleva che il comitato coordinasse gli sforzi dei volontari per la stagione dei gattini dell’anno prossimo.
Da marzo a ottobre, le persone portano al rifugio centinaia di gattini — da qui, il nome stagione dei gattini. Il rifugio voleva volontari che aiutassero con l’affido, l’accettazione e l’adozione tre giorni a settimana per tutta la stagione.
Il comitato accettò di aiutare, ma si rese conto che creare un Google Form per gestire i giorni come avevano fatto con la pulizia non sarebbe stato sufficiente. Avevano bisogno di uno strumento più sofisticato che permettesse loro di controllare effettivamente le date dei volontari. Fu allora che Linda scoprì Jotform.
Trovare l’opzione migliore per limitare le date
Linda cercò su Google e controllò alcuni strumenti di moduli online. Si rese conto che il comitato poteva fare di più con la versione gratuita di Jotform rispetto a qualsiasi altro strumento che aveva valutato.
Inoltre, trovò la funzione esatta di cui avevano bisogno per gestire i futuri sforzi dei volontari. I campi data in Jotform hanno integrata un’opzione di limiti di data. Ancora meglio, trovò uno strumento chiamato Jotform Tables che funziona come un foglio di calcolo avanzato, simile ad Airtable. Li avrebbe aiutati a gestire e coordinare i loro sforzi volontari in avanti.
Linda mostrò Jotform al team e furono subito d’accordo che sarebbe stato un approccio molto migliore. Grazie a Jotform, il comitato era fiducioso e pronto per la stagione dei gattini.
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