Essere in grado di raccogliere dati dai tuoi moduli è ottimo. È bello vedere le risposte al tuo modulo, e Google ti offre dei grafici accattivanti che ti permettono di vedere a colpo d’occhio come hanno risposto le persone.
Ma cosa succede se vuoi approfondire davvero i tuoi dati? Magari vuoi creare i tuoi report o fare un’analisi più approfondita dei dati.
Oppure, se raccogli regolarmente determinati tipi di dati, potresti volere una panoramica ancora più ampia. Potresti voler vedere come cambiano le risposte nel tempo o tra diversi gruppi di persone. Potresti anche voler mettere in correlazione i dati con informazioni provenienti da diversi tipi di moduli.
Per un’analisi avanzata della gestione dei dati, hai bisogno di un database. Google non fornisce una soluzione pronta all’uso, ma ci sono opzioni disponibili.
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La soluzione di creazione moduli a funzionalità complete di Jotform è mobile-friendly e ha il maggior numero di integrazioni nel settore. Usala per raccogliere pagamenti, automatizzare flussi di lavoro, raccogliere lead e altro ancora.
Dove Google Forms memorizza i dati
Probabilmente se stai cercando informazioni sul database, sei un utente avanzato e hai già esperienza con Google Forms. Ma non tutti lo sono ancora. Quindi iniziamo con le basi.
In cima al tuo modulo c’è una barra con tre schede. La scheda centrale, Risposte, è dove puoi visualizzare i dati raccolti dal tuo modulo.
All’interno della scheda Risposte ci sono altre tre schede che ti permettono di cambiare il modo in cui visualizzi i dati:
- La scheda Sommario ti offre una panoramica rapida delle risposte e dei grafici per aiutarti a visualizzare i dati.
- La scheda Domanda ti mostra tutte le risposte a ciascuna domanda.
- La scheda Individuali ti consente di esaminare ciascuna risposta al modulo intero, una alla volta.
Tutto questo è piuttosto basilare, però. E non ti offre alcun modo di interagire realmente con i dati. Ed è qui che entra in gioco Google Sheets.
Come collegare Google Forms a Google Sheets
Google Forms è stato originariamente progettato come componente aggiuntivo per Google Sheets, quindi ha senso che il modo più diretto per gestire i tuoi dati sia con Google Sheets. Google Sheets non è ancora un database, ma è un passo nella giusta direzione.
Nell’angolo in alto a destra della scheda Risposte c’è un pulsante Collega a Sheets. Questo ti permetterà di visualizzare i dati del tuo modulo in Sheets. E il foglio di calcolo che utilizzi sarà aggiornato automaticamente con nuove risposte.
C’è molto di più che puoi fare con i dati adesso, ma è ancora una singola tabella dati senza connessioni ad altre tabelle dati — quindi non è ancora un database.
Come impostare una gestione dati più avanzata
Anche se un singolo foglio di Google non è un database, abbiamo più opzioni ora che i dati grezzi sono accessibili. Ecco tre modi per aggiungere i dati a un database:
- Collegamento: Puoi creare un database manuale collegando tra loro Google Sheets. È un modo laborioso per fare le cose, ma se le tue esigenze sono abbastanza semplici, potrebbe funzionare.
- Componenti aggiuntivi: Google Sheets dispone di una vasta selezione di componenti aggiuntivi, molti dei quali servono per l’integrazione con i database. Sfortunatamente, la maggior parte dei componenti aggiuntivi porta solo i dati dal database a Google Sheets. Questo è utile per le query, ma non è ancora la soluzione che desideriamo.
- Connettori universali: Questi ti permettono di collegare app come Google Sheets a molte altre app e condividere dati tra di loro.
Ulteriori informazioni sui connettori universali
Google Forms è iniziato in un’epoca in cui le integrazioni con altri software erano rare.
In passato, se volevi fare qualcosa di speciale con i dati di Google Sheets, dovevi rimboccarti le maniche e fare un po’ di programmazione. Da qui sono nati tutti quei componenti aggiuntivi. Le persone li hanno creati per risolvere problemi che avevano e poi li hanno resi disponibili nel marketplace.
Ma se avevi un problema che nessuno aveva risolto, dovevi farlo da solo.
Fortunatamente, sono arrivati diversi connettori universali per rendere il lavoro di collegamento delle app molto più semplice. Funzionano individuando le azioni più comuni che si potrebbero voler tracciare in un’app e assegnandole a dei trigger. Questi trigger raccolgono i dati e attivano un’azione in un’altra app che riceve i dati.
Uno dei connettori universali più popolari è Zapier. Zapier si collega a Google Sheets piuttosto bene e ha molte integrazioni con altre app e servizi. Ad esempio, ce n’è una per PostgreSQL.
Collegando Google Sheets e un database tramite Zapier, si verifica una catena di eventi ogni volta che qualcuno invia un modulo:
- L’utente invia la risposta del modulo.
- Google Forms invia i dati del modulo a Google Sheets.
- Zapier rileva che è stata creata una nuova riga nel foglio di calcolo a cui è collegato.
- Zapier raccoglie i dati dalla nuova riga.
- Poi, Zapier invia i dati all’app o al database a cui è collegato e dice al database cosa fare con quei dati.
L’integrazione con Zapier è sicuramente molto più semplice del codificare a mano una soluzione. E non importa quale database stai usando, Zapier avrà probabilmente una soluzione per te.
Una volta che hai configurato tutto, Zapier lavorerà silenziosamente in background, svolgendo il suo compito. Tuttavia, mentre è più facile del coding, può essere comunque difficile da configurare. Non è troppo complicato, ma dovresti essere almeno un po’ esperto di tecnologia prima di provarlo.
Inoltre, mentre questa è una buona soluzione, la soluzione più semplice è quasi sempre la migliore. C’è un altro modo per collegare i dati dei moduli a un database senza tutte le complicazioni.
Consulta anche la guida dettagliata di Jotform su Google Forms.
Come funziona Jotform come soluzione tutto in uno
Come abbiamo detto, Google Forms è uno strumento più vecchio che precede le integrazioni e altre soluzioni più moderne. Le app web create al suo tempo erano perlopiù intese a funzionare come le tradizionali app desktop. Oggi, l’attenzione è sul far parte di una rete di strumenti più connessa.
Se vuoi approfittare di questo pensiero moderno, la tua migliore opzione è utilizzare uno strumento moderno come Jotform. Questo è particolarmente vero se vuoi accedere ai dati del tuo modulo da un database.
Jotform include di serie uno strumento di gestione dei dati chiamato Jotform Tables. Tables colma il divario tra fogli di calcolo e database. E tutti i dati che raccogli dai tuoi moduli vengono automaticamente trasferiti su Tables.
Tables ha tipi di dati predefiniti, proprio come un database. Ti consente anche di collegare più tabelle tra loro. Ma poiché è uno strumento moderno, offre anche funzionalità di collaborazione e integrazioni integrate.
Oltre a Tables, Jotform dispone di una suite di strumenti per aiutare le aziende a svolgere molte attività. Ad esempio, c’è un creatore di app, un creatore di PDF, uno strumento per firme elettroniche e uno strumento per impostare flussi di approvazione.
Inoltre, Jotform e tutte le sue app sono gratuite da usare. Se ti ritrovi a utilizzare Jotform ampiamente, potresti dover passare a un livello a pagamento, ma non c’è alcun obbligo.
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Foto di Tatiana Syrikova
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