Come creare un modulo di consenso in Google Forms

Tutorial interattivo passo passo

Molte situazioni richiedono il consenso dei tuoi clienti, dalle procedure mediche agli eventi, e ottenerlo per i servizi che fornisci è fondamentale per la tua protezione legale. Poiché i moduli di consenso sono così importanti per molte aziende, essere in grado di crearli rapidamente è essenziale.

Google Forms, un popolare costruttore di moduli, è uno strumento che può aiutare il tuo team a creare moduli di consenso. Tuttavia, questa soluzione potrebbe non offrire la personalizzazione necessaria per il tuo team. Continua a leggere per una panoramica su come creare un modulo di consenso su Google Forms e scopri un’alternativa da considerare.

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Quando utilizzare i moduli di consenso

I moduli di consenso sono comuni in una varietà di settori. Aziende, organizzazioni e singoli individui li usano per proteggersi da potenziali problemi legali riguardanti i loro beni e servizi.

Questi moduli solitamente descrivono i dettagli, i rischi e le regole di partecipazione a una determinata attività, procedura o evento, in modo che gli utenti possano decidere se si sentono a proprio agio con i possibili risultati. Se un utente firma, conferma la sua comprensione dei rischi associati alla partecipazione e che è interessato a continuare.

Esistono molti tipi di moduli di consenso, inclusi

• Moduli di consenso informato
• Moduli di consenso medico
• Moduli di consenso per viaggi
• Moduli di liberatoria
• Contratti con i clienti
• Esenzioni di responsabilità
• Moduli di consenso parentale

Una volta identificato il tipo di modulo necessario per le tue circostanze particolari, puoi crearlo in Google Forms. (Nota: Per chi opera nel settore medico, ricorda che il tuo fornitore di moduli dovrà offrire funzionalità che aiutano con la conformità HIPAA, il che potrebbe richiedere l’uso di un’alternativa a Google Forms).

Come creare un modulo di consenso su Google Forms

Capire le diverse funzionalità e regole logiche disponibili in Google Forms è fondamentale per creare un modulo di consenso. Tuttavia, non tutti hanno familiarità con gli strumenti di Google Forms. Ecco una guida passo passo su come creare un modulo di consenso in Google Forms da soli.

1. Apri Google Forms e seleziona il segno più (Vuoto) sotto Inizia un nuovo modulo.

2. Aggiungi un titolo al tuo modulo. Puoi anche aggiungere una descrizione per aiutare gli utenti a capire lo scopo del tuo modulo.

3. Il tuo nuovo modulo includerà automaticamente un singolo campo domanda. Aggiungi la tua domanda e inserisci le opzioni di risposta Sì e No.
4. Assicurati di attivare il pulsante Obbligatorio in modo che gli utenti debbano rispondere prima di continuare.

5. Nella barra laterale accanto alla tua prima domanda, clicca sul pulsante Aggiungi titolo e descrizione.

6. Sposta la nuova sezione della casella di testo sopra la tua prima domanda e inserisci le informazioni su cosa il rispondente sta acconsentendo.

7. Torna alla barra laterale accanto alla tua domanda e clicca su Aggiungi sezione per creare una seconda sezione. Questa seconda sezione sarà per coloro che scelgono di rifiutare il consenso.

8. Compila le informazioni per la tua seconda sezione, informando gli utenti che hanno rifiutato con successo il consenso per il tuo modulo.

9. Dopo aver creato le tue sezioni, puoi utilizzare la formattazione condizionale per offrire la migliore esperienza utente ai tuoi rispondenti. Configura le tue domande per indirizzare gli utenti alla sezione corretta successiva a seconda delle loro risposte. Per farlo, clicca sui tre puntini verticali nell’angolo in basso a destra della tua domanda e seleziona Vai alla sezione in base alla risposta.

10. Seleziona il menu a discesa accanto a ciascuna domanda e indirizza le tue domande di conseguenza. La risposta “sì” dovrebbe indirizzare gli utenti alla pagina “invia risposta”, mentre “no” dovrebbe reindirizzare gli utenti alla pagina “consenso rifiutato”.

Imparare a creare un modulo di consenso su Google Forms ti consente di rendere i tuoi moduli di consenso accessibili e facili da compilare. Tuttavia, Google Forms ha carenze sia in termini di personalizzazione che di funzionalità aggiuntive e non offre la possibilità di acquisire firme elettroniche, quindi un costruttore di moduli alternativo potrebbe essere un’opzione più allettante. 

Consigli per creare moduli di consenso con Google Forms

Avere un modulo di consenso di base su Google Forms può aiutare a proteggere la tua attività. Tuttavia, se vuoi assicurarti che il tuo modulo di consenso sia il più efficace possibile, è importante seguire queste best practice:

• Usa un linguaggio semplice quando possibile. Il gergo legale può essere necessario in alcuni settori e ambiti aziendali, ma dove possibile, utilizza un linguaggio semplice per spiegare il modulo di consenso. Fornisci dettagli chiari su ciò per cui stai chiedendo il consenso e quale impatto potrebbe avere sul rispondente del modulo. Sii chiaro nella tua richiesta per garantire che tutti comprendano le implicazioni della firma.
• Considera il tuo pubblico. Il linguaggio, la struttura e lo stile che utilizzi nel tuo modulo di consenso su Google Forms dovrebbero essere adattati al tuo pubblico di riferimento. Ad esempio, un modulo destinato ai professionisti aziendali avrà un approccio più formale rispetto a uno creato per un pubblico di genitori di scuole elementari.
• Rivolgiti a un pubblico globale. Se persone che parlano lingue diverse utilizzeranno il tuo modulo di consenso, considera di tradurre il modulo in modo che il tuo pubblico possa comprenderlo meglio. Sfortunatamente, Google Forms non supporta l’uso di più lingue all’interno di un unico modulo, ma puoi creare più moduli con una lingua diversa in ciascuno di essi.
• Assicurati che il tuo modulo sia completamente accessibile a tutti. Alcune persone che compilano il tuo modulo potrebbero aver bisogno di assistenza per accedervi. Ad esempio, qualcuno con problemi di visione potrebbe aver bisogno di utilizzare un lettore di schermo per ascoltare il modulo. Utilizza testo alternativo per qualsiasi immagine all’interno del modulo, aggiungi etichette descrittive per eventuali grafici e diagrammi e aggiungi altre funzionalità di accessibilità dove possibile. Google Forms funziona con molti tipi di tecnologia assistiva.
• Collabora con un professionista legale. Mentre molte persone redigono il proprio linguaggio per un modulo di consenso su Google Forms, altri preferiscono lavorare con un professionista legale per sentirsi più sicuri riguardo alla sua validità. Gli esperti legali possono offrire indicazioni su quali tipi di clausole e linguaggio includere per proteggersi nel caso in cui l’accordo venga esaminato.

I vantaggi dell’uso dei moduli di consenso 

Se sei indeciso se utilizzare o meno un modulo di consenso, l’elenco seguente potrebbe aiutarti a prendere una decisione. Ci sono molti vantaggi nell’usare un modulo di consenso in Google Forms (o in qualsiasi altro costruttore di moduli). 

I moduli di consenso possono

• Aiutarti a trasmettere un’immagine professionale: Utilizzare un modulo di consenso può aiutarti a costruire un’immagine autorevole, credibile e professionale. Dimostra al tuo pubblico che dai valore al loro consenso e vuoi assicurarti di averne una registrazione.
• Aumentare la fiducia del tuo pubblico target in te o nel tuo marchio: La maggior parte delle persone apprezza la trasparenza, l’apertura e l’onestà. Quando utilizzi un modulo di consenso, dimostri il tuo impegno verso questi tratti chiave. Segnala al tuo pubblico che non stai cercando di nascondere nulla.
• Aiutarti a garantire una comunicazione chiara: Un modulo di consenso delinea le regole, le linee guida e le restrizioni per l’attività o il servizio a cui è destinato, dichiarando chiaramente eventuali rischi associati e specificando le aspettative. In questo modo puoi ridurre al minimo i fraintendimenti e pensare a come rendere la tua offerta il più sicura possibile. 
• Fornire protezione legale: Uno dei vantaggi più preziosi dell’utilizzo di un modulo di consenso è che può offrirti una certa protezione legale in caso di eventi imprevisti. Per molte persone, questo vantaggio è inestimabile. Assicurati di consultare un professionista legale per garantire che il modulo soddisfi le tue esigenze. 

Perché Jotform è un’alternativa più potente

Google Forms è un popolare costruttore di moduli, ma potresti scoprire che manca delle funzionalità di cui la tua attività ha bisogno per ottenere i migliori risultati dai tuoi moduli di consenso. Jotform, d’altra parte, è progettato per migliorare l’efficacia dei tuoi moduli riducendo il lavoro richiesto al tuo team.

Jotform offre di più attraverso risorse come

• Moduli offline con Jotform Mobile Forms
• Più di 100 integrazioni disponibili con app di terze parti popolari
• Funzionalità che aiutano con la conformità HIPAA
• Firme elettroniche con Jotform Sign

Con il costruttore di moduli drag-and-drop intuitivo di Jotform, creare moduli di consenso potenti non è mai stato così facile per il tuo team.

Come creare un modulo di consenso in Jotform

Creare un modulo di consenso in Jotform richiede solo pochi passaggi e assicura la protezione della tua attività. Ecco come iniziare:

1. Vai al Costruttore di moduli.
2. Aggiungi il nome e il logo della tua organizzazione, se lo desideri.
3. Dai un titolo al tuo modulo di consenso e aggiungi una descrizione.
4. Seleziona il pulsante Aggiungi elemento del modulo + sul lato sinistro del Costruttore di moduli per aprire il menu degli elementi del modulo.
5. Trova i campi del modulo che desideri includere nel tuo modulo, inclusi testo lungo, intestazione, nome e campi per la firma. Quindi trascinali e rilasciali nel posto giusto.
6. Per aggiungere la logica condizionale, clicca sulla scheda Impostazioni, quindi seleziona Condizioni. Puoi mostrare o nascondere campi, saltare determinate pagine e altro in base alle risposte della persona alle domande precedenti.
7. Una volta che hai i tuoi campi e la logica a posto, progetta il tuo modulo per adattarlo al tuo branding utilizzando il pulsante Designer del modulo sul lato destro del costruttore.

Una volta completato il tuo modulo, seleziona il pulsante Pubblica in alto a destra dello schermo e condividilo con i tuoi clienti tutte le volte che ne hai bisogno. Con Jotform, puoi inviare i tuoi moduli di consenso via email, condividerli tramite un link, aggiungerli alle biografie sui social media o persino incorporarli nel tuo sito web.

Non hai tempo per creare un modulo da zero? Jotform offre più di 750 modelli di moduli di consenso tra cui scegliere, e sono completamente personalizzabili — così puoi ottenere il modulo di cui hai bisogno senza lo stress di costruirlo da zero.

Nel momento in cui i tuoi clienti compilano il tuo modulo, le loro risposte verranno automaticamente raccolte e organizzate in Jotform Tables. Questo riduce il carico di inserimento manuale dei dati sul tuo team e assicura che non perderai mai una risposta.

Se il tuo team ha bisogno di creare un modulo di consenso, Google Forms lo rende possibile. Tuttavia, se stai cercando i moduli di consenso più semplici ed efficaci, considera un’alternativa come Jotform che protegge la tua attività e semplifica il processo di creazione dei moduli.

Foto di Pixabay