Come ricevere un'e-mail quando viene inviato un modulo Google

Moduli Google è nato come componente aggiuntivo di Fogli Google, il popolare strumento di fogli di calcolo online di Google. Con i due prodotti, è semplicissimo registrare automaticamente gli invii di moduli in un foglio di calcolo.

Ma cosa succede se vuoi ricevere un’email quando viene inviato un modulo Google? Fortunatamente, anche questa automazione è facile da impostare.

In questo articolo, spiegheremo come ricevere una notifica automatica via email ogni volta che qualcuno compila il tuo modulo Google. Esamineremo anche alcune altre azioni che puoi eseguire quando un utente preme il pulsante di invio.

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Ricevere una notifica via email

Per iniziare, vai alla pagina di creazione dei moduli in Moduli Google, dove vedrai tre schede in alto. La scheda predefinita è Domande. Per impostare le notifiche e-mail, fai clic sulla scheda Risposte.

Nell’angolo in alto a destra della sezione delle risposte ci sono due icone. Fai clic sull’icona a tre punti sulla destra.

Ora seleziona Ricevi notifiche e-mail per le nuove risposte dal menu a tendina. Ecco fatto. Ora sei pronto per ricevere notifiche all’indirizzo e-mail associato al tuo account Google.

Come puoi vedere, è piuttosto semplice. E se è davvero tutto ciò di cui avevi bisogno, allora grazie per aver letto.

Ma se ti stai chiedendo cos’altro puoi fare con i moduli, continua a leggere per scoprire come puoi attivare altre azioni quando qualcuno compila un modulo.

Inviare un’e-mail di notifica a coloro che rispondono al tuo modulo

Per notificare ad un utente che il suo invio ad modulo Google è stato ricevuto, ringraziarlo per il tempo dedicatogli o inviare qualsiasi altro tipo di messaggio, puoi impostare un’e-mail automatica. Come accennato nella sezione precedente, troverai tre schede nella barra superiore della pagina di creazione del modulo in Moduli Google. Per notificare agli utenti quando il loro invio è stato ricevuto, clicca sulla terza scheda: Impostazioni.

Nella scheda impostazioni, la seconda sezione in basso è Risposte. Clicca sulla freccia a destra rivolta verso il basso per espandere la sezione e mostrare ulteriori opzioni.

Per inviare agli utenti un riepilogo via email delle loro risposte, attiva le due opzioni in alto nella sezione Risposte.

Per prima cosa, assicurati che l’impostazione Raccogli indirizzi email sia attiva (ti servirà un indirizzo email a cui inviare la notifica). Quindi seleziona un’opzione in Invia una copia della risposta agli intervistati, ovvero Quando richiesto, per dare agli utenti la possibilità di essere avvisati, oppure Sempre.

Esportare in un foglio di calcolo

Abbiamo accennato a questa funzionalità all’inizio di questo articolo. La registrazione delle risposte ai moduli in un foglio di calcolo online è una parte importante di ciò che ha reso Moduli Google così popolare. Ecco come funziona.

Partendo di nuovo dalla barra delle schede in alto, vai alla scheda Risposte.

Nell’angolo in alto a destra della sezione risposte, ci sono due pulsanti: un menu a tre punti e un’icona verde che sembra un foglio di calcolo. Clicca sull’icona verde del foglio di calcolo.

Di default, viene selezionata l’opzione Crea un nuovo foglio di lavoro. Assegna al file il nome che preferisci e clicca su Crea.

Una nuova scheda verrà aperta nel tuo browser mostrandoti il ​​nuovo foglio di calcolo connesso al tuo modulo. Ogni colonna rappresenta una domanda del modulo e ogni riga mostrerà una risposta.

Ora, qualsiasi modifica apportata al tuo modulo verrà automaticamente aggiornata nel tuo foglio di calcolo. Le domande che aggiungi saranno inserite a destra delle colonne esistenti. Le modifiche alle domande esistenti, come la rinominazione, aggiorneranno le intestazioni delle colonne.

Tuttavia, le modifiche non saranno istantanee. Se il tuo foglio di calcolo non sembra essersi sincronizzato, prova a passare avanti e indietro tra le schede del tuo modulo o semplicemente ad aggiornare la pagina.

Ottieni di più con le automazioni

L’invio di e-mail è utilissimo, ma cos’altro si può far accadere quando il visitatore preme il pulsante di invio?

Ad esempio, potresti voler prenotare automaticamente un appuntamento in un calendario o inviare un’e-mail a un gruppo di persone. Magari vorresti inviare i dati del tuo modulo a un’altra piattaforma, come ad esempio Airtable.

Se vuoi potenziare la funzionalità dei tuoi moduli, puoi usare uno strumento come Zapier. Zapier ti consente di connettere tra loro moltissimi strumenti software, inclusi Moduli Google e Fogli Google. Basta scegliere le piattaforme che vuoi connettere e specificare i trigger e le azioni per la tua automazione.

Automazioni per l’invio di moduli ancora più semplici

Zapier è uno strumento eccellente per collegare diversi software, ma può essere un po’ complicato da configurare all’inizio. È anche un’app di terze parti che richiede un piano a pagamento se vuoi configurare più di cinque automazioni. Se preferisci Moduli Google perché è gratuito, allora Zapier potrebbe non essere la scelta migliore.

C’è un altro strumento per i moduli che è gratuito e ti offre un sacco di funzionalità fin da subito: Jotform. Puoi eseguire ciascuno dei tre scenari menzionati nella sezione precedente con Jotform, senza bisogno di software extra.

Jotform ha un widget che ti consente di aggiungere un sistema di prenotazione degli appuntamenti ad un modulo. Puoi inviare una notifica via e-mail a te stesso o a più destinatari quando qualcuno completa un modulo (anche se dovrai avere un piano a pagamento per inviare una notifica a più di un destinatario). E puoi connetterti senza problemi a molti altri strumenti, come Fogli Google, con le oltre 150 integrazioni di Jotform.

Infatti, non hai nemmeno bisogno di un’integrazione per aggiungere i risultati del tuo modulo a un foglio di calcolo. Tabelle Jotform può registrare automaticamente gli invii in un database di fogli di calcolo che funziona più come Airtable che come Fogli Google. Sarai in grado di organizzare, ordinare e gestire gli invii dei tuoi moduli in un unico posto. Provalo oggi gratuitamente.