Come aggiungere una firma elettronica su Google Forms

Che tu abbia bisogno di moduli online per la tua società di contabilità, per un’organizzazione no-profit o per un’azienda che organizza feste, questi rappresentano un modo semplice e conveniente per raccogliere dati e preziosi feedback utili a migliorare la tua attività o l’organizzazione di un evento.

Inoltre, grazie allo sviluppo delle firme elettroniche, i moduli online possono sostituire il processo di stampa, firma ed invio di moduli cartacei, che richiedono tempo, sono costosi e comportano uno spreco di risorse ambientali. I Costruttori di Moduli con funzionalità di firma elettronica rendono più facile che mai firmare contratti e documenti, creare flussi di lavoro di approvazione e collaborare a progetti.

Sfortunatamente, non tutti i costruttori di moduli online consentono di abilitare la funzionalità di firma elettronica, compreso il noto Moduli Google ampiamente utilizzato .

Detto ciò, è disponibile una soluzione alternativa. Ecco come aggiungere una firma elettronica a un modulo e iniziare a raccogliere firme elettroniche con Moduli Google.

Come aggiungere una firma elettronica ad un Google Forms

Poiché Moduli Google  non offre una funzione integrata di firma elettronica, dovrai scaricare un componente aggiuntivo. Anche se questo componente aggiuntivo per la firma elettronica non renderà le tue firme elettroniche legalmente vincolanti, può funzionare per occasioni meno formali, come un modulo per una gita scolastica o un semplice sondaggio di feedback per i dipendenti.

Ecco come aggiungere una firma elettronica al tuo modulo Google utilizzando il famoso componente aggiuntivo Firma.

1. Vai alla pagina iniziale di Google Moduli e seleziona il modulo in cui vuoi aggiungere una firma elettronica.
2. Clicca sui tre punti verticali nell’angolo in alto a destra e seleziona Scarica componenti aggiuntivi.
3. Digita “Firma” nella casella Cerca in Applicazioni, selezionalo e installalo. Nota: vedrai anche una serie di altri componenti aggiuntivi per la firma, tra cui Adobe Sign.
4. Affinché il componente aggiuntivo Firma funzioni una volta installato, è necessario creare un Foglio di calcolo per raccogliere e memorizzare le risposte dei tuoi moduli. Attiva questa funzione selezionando l’icona verde del foglio di calcolo nella scheda Risposte.
5. Quindi, nella scheda Impostazioni, clicca su Risposte e disattiva entrambe le opzioni elencate alla voce Richiede l’accesso. In questo modo, anche gli utenti esterni alla tua organizzazione potranno rispondere al tuo modulo online senza il limite di “una risposta per persona”.
6. Successivamente, puoi iniziare ad aggiungere i campi per la firma elettronica. Per farlo, seleziona l’icona del puzzle nella parte superiore della pagina e apri il componente aggiuntivo Firma.
7. Dal menù a tendina, seleziona Firme multiple (nuovo) o Aggiungi firma singola se hai bisogno della firma di una sola persona.
8. Deseleziona la protezione dei link di visualizzazione delle firme ricevute per poter visualizzare le tue firme.
9. Successivamente, dal menù Firma, seleziona il link Prova per visualizzare l’anteprima del tuo modulo. Se è tutto configurato correttamente, dovresti vedere il pulsante verde Mostra la pagina della firma. Questo è lo stesso pulsante che gli utenti dovranno cliccare per completare il processo di firma elettronica, che li reindirizzerà a una pagina separata per firmare il modulo.
10. Infine, una volta confermato che il tuo link funziona, clicca sul pulsante Ottieni link dal pop-up della firma per copiarlo e condividerlo con i tuoi partecipanti. Nota: la condivisione del modulo tramite questo link è l’unico modo in cui gli utenti possono firmare il modulo Google. La funzionalità di firma elettronica non funzionerà se condividi il tuo modulo nel modo in cui solitamente condividi un modulo Google con altre persone.

Il processo di installazione e configurazione è arduo e complicato, ma il problema principale di questo metodo di firma elettronica di Google Forms è che tecnicamente non si tratta di una vera firma elettronica. Google Forms non stabilisce l’identità della persona che firma il documento in modo accurato e non fornisce agli utenti garanzie legali o di protezione dei dati.

Se non ricevi una conferma che specifichi come è stata creata la firma, oppure un testo o un grafico aggiunto al documento per dimostrare che è stato firmato con una firma elettronica,  rischi di raccogliere firme elettroniche fraudolente, di avere utenti che negano la validità dei contratti o di avere firmatari che dichiarano falsamente di non aver compreso cosa stavano firmando.

A differenza di Google Forms, i software di firma elettronica come Docusign e Acrobat Sign, ad esempio, generano un certificato di sicurezza che include informazioni tracciabili riguardo a chi ha firmato il documento, quando lo ha firmato e dove lo ha firmato. Spesso includono anche l’indirizzo IP del firmatario. Questo software è conforme sia all’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-Sign Act) che all’Uniform Electronic Transactions Act (UETA), che possono aiutare a verificare le firme elettroniche in questione in caso di problemi relativi al documento firmato.

Alternative a Google Forms

Moduli Google potrebbe non essere l’opzione migliore se hai bisogno di firme elettroniche legalmente vincolanti sui tuoi moduli online. Inoltre, le opzioni di progettazione e personalizzazione dei moduli sono piuttosto limitate, come i colori, i caratteri e i modelli già pronti. Per uno strumento più adatto alle tue esigenze di creazione di moduli online e di firma elettronica, considera l’idea di investire in un software di firma elettronica popolare come Docusign, Acrobat Sign, PandaDoc o Jotform Sign.

Tutte e quattro queste opzioni sono complete, facili da utilizzare e si integrano con potenti app di terze parti per permetterti di creare, firmare e condividere documenti elettronici in un attimo.

Diamo un’occhiata più da vicino a Jotform Sign e a come puoi usarlo facilmente per raccogliere e archiviare firme elettroniche legalmente vincolanti in modo sicuro e protetto.

Come aggiungere una firma elettronica con Jotform Sign

Come Moduli Google, la piattaforma di firma elettronica Jotform Sign è facile da usare e non richiede capacità di programmazione. Tuttavia, include anche un’ampia gamma di funzioni aggiuntive, opzioni di integrazione e strumenti di personalizzazione che potrebbero renderla la scelta migliore per la tua organizzazione.

Utilizzando Jotform Sign, non solo potrai scegliere tra oltre 600 modelli di Documenti di Firma Jotform Sign già pronti da personalizzare, firmare e condividere con colleghi e clienti, ma potrai anche utilizzarli per

• Automatizzare i flussi di lavoro di approvazione.
• Collaborare e comunicare con colleghi e dipendenti, sia che lavorino in sede che da remoto.
• Raccogliere molteplici risposte contemporaneamente.
• Generare rapporti  basati sui dati raccolti.
• Creare un audit trail per avere sempre il pieno controllo del processo di firma, dall’inizio alla fine.
• Costruire app, tabelle e negozi di e-commerce.

Sebbene Moduli Google sia più che adatto a gestire la creazione di moduli di base e la raccolta dei dati, per gruppi di utenti più numerosi e processi complessi hai bisogno di una soluzione più solida, come Jotform Sign. Questa potente piattaforma ha tutti gli strumenti necessari per raccogliere firme elettroniche legalmente vincolanti che faranno risparmiare tempo, denaro e stress alla tua organizzazione.

Con uno strumento come Jotform Sign sei pronto a trasformare il tuo modo di gestire i documenti, rendendo il processo sicuro, efficiente e professionale. Ora non esitare: è il momento di agire e inviare il tuo documento per la firma.

COME SEMPRE, CONSULTA UN AVVOCATO PRIMA DI AFFIDARTI A QUALSIASI CONTRATTO O MODELLO DI CONTRATTO. IL CONTENUTO DI CUI SOPRA È SOLO A SCOPO INFORMATIVO.