Come inviare email di promemoria?

Gentile Assistenza Jotform,

sto configurando un modulo su Jotform per la gestione delle iscrizioni a un gruppo scout. Il processo prevede che i genitori compilino un primo modulo e successivamente ricevano un’email con un link precompilato con i dati del figlio per caricare la ricevuta di pagamento.

Vorrei impostare un sistema in cui, se la ricevuta non viene caricata, venga inviata una email di promemoria automatica con cadenza regolare (ad esempio, ogni giorno o ogni settimana) fino a quando il modulo non viene compilato e inviato. Una volta che il genitore ha caricato la ricevuta, la mail di promemoria non deve più essere inviata.

Esiste una funzione che permette di inviare email di promemoria fino al completamento di un modulo? Se sì, potreste indicarmi il modo corretto per configurarla?

Grazie per il supporto.

Resto in attesa di un vostro riscontro.

Cordiali saluti.

Buongiorno Mirko,

Grazie per aver contattato il supporto tecnico di Jotform. Si, esiste un'apposita funzione per programmare email di promemoria periodiche. Ecco come fare:

1. Nel Costruttore di Moduli, clicca su Pubblica nella barra arancione in alto.
2. Seleziona Email dal menù a sinistra.
3. Clicca su Pianifica Una Email di Promemoria.
4. Nelle varie schede, puoi modificare il contenuto, impostare i destinatari e pianificare l'invio.

Puoi consultare questa guida su Come Impostare Email di Promemoria per il Tuo Modulo. Nel caso in cui dovessi avere bisogno di una soluzione differente e/o più specifica, inviaci gli URL dei moduli a cui stai lavorando e forniscici maggior informazioni. Saremo in grado di verificare più dettagliatamente la tua situazione specifica e cercare una possibile soluzione.

Rimaniamo a disposizione per ulteriori chiarimenti.

Buongiorno,

grazie per la risposta e per le indicazioni fornite. Ero già a conoscenza della funzione per programmare email di promemoria periodiche, ma il mio dubbio riguarda un aspetto più specifico.

Vorrei sapere se è possibile far partire l'invio della mail di promemoria dal momento in cui il genitore riceve la prima email con il link al modulo (Il processo prevede che i genitori compilino un primo modulo e successivamente ricevano un’email con un link precompilato con i dati del figlio per caricare la ricevuta di pagamento) e continuare ad inviarla solo fino a quando il modulo con la ricevuta non viene compilato.

Il mio obiettivo è che il sistema invii automaticamente un promemoria finché il modulo non viene completato, evitando di mandare ulteriori email dopo che la ricevuta è stata caricata.

Potreste confermarmi se questa impostazione è possibile direttamente su Jotform e, in caso affermativo, indicarmi i passaggi per configurarla?

Grazie per il supporto.

Resto in attesa di un vostro riscontro.

Buongiorno Mirko,

Se ho capito bene, tu hai il modulo 1 che una volta compilato fornisce un link al modulo 2 in cui va caricata una ricevuta. Vuoi che il modulo 1 invii un promemoria ricordando all'utente di compilare il modulo 2 e che questo promemoria si interrompa quando nel modulo 2 viene caricata al ricevuta. Confermi?

In questo caso, una soluzione possibile potrebbe essere quella di utilizza un Flusso di Lavoro. L'unica pecca, è che in questo caso, nella pagina di caricamento del file, non posso essere mostrati i dati precompilati nel primo modulo. Tuttavia, avrai tutti i dati i un'unica tabella, potrai inviare email di promemoria che si interroperanno quando il file è stato caricato e potrai verificare facilmente lo stato di completamento di ogni invio ricevuto.

Tuttavia, penso che questa soluzione possa fare al caso tuo. Ecco come impostare il Flusso di Lavoro:

1. Nel Costruttore di Moduli, clicca su Impostazioni nella barra arncione in alto.
2. Seleziona Flusso di Lavoro nel menù a destra.
3. Clicca su Crea Workflow.
4. Nel Workflow Builder, dopo il tuo modulo inserisci un elemento Attività.
5. Clicca su Completa Imopstazioni, Si aprirà un pannello a destra.
6. Clicca su Campi Modulo vicino al Campo Assegnatario. Qui puoi aggiunger il campo email del modulo. Così, questa attività verrà inviata all'inidirizzo email inserito nel modulo.
7. Nella scheda Avanzato, abilita l'opzione Invia e-mail di promemoria. Puoi impostare quante volte inviarla e con che cadenza.
8. Nella scheda Generale puoi modificare anche l'email che l'assegnatario riceverà.
9. Ora, clicca su Customize per modificare l'attività.
10. Cliccando Aggiungi Campo puoi inserire dei campi. Nel tuo caso, File Upload.
11. Rendi il campo Obbligatorio, così l'attività non può essere completata senza caricare il file.
12. Ora l'attività è completata. Purtroppo, come ti dice, non è possibile precompilare questi campi presenti nell'attività con i dati del modulo. Clicca su Back to Workflow Builder per tornare indietro.
13. Ora imposta l'esito, ovvero, cosa fare quando l'attività è stata completata.
14. Puoi inserie un'email di conferma da inviare a te o al destinatario.

Ecco fatto! Ora, quando il modulo viene inviato, all'indirizzo email inserito verrà inviata un'email per completare l'attività. Inoltre, se non completata l'attività un'email di promemoria viene inviata in base alla cadenza da te impostata in precedenza.

Cliccando sul link, si apre l'attività da te impostata.

Una volta completata l'attività, nella tua Posta in Entrata vedrai i dati del modulo compilato e il file caricato nell'attività.

Rimaniamo a disposizione per ulteriori chiarimenti.

Buongiorno,

Grazie per la risposta dettagliata. Se ho capito correttamente, con la soluzione proposta, il genitore compila il modulo (Modulo 1), riceve l'email con il link per caricare la ricevuta, e quando la ricevuta viene caricata nel sistema, il file appare nella stessa riga dei dati compilati nel modulo. In questo modo, posso facilmente associare la ricevuta alla persona giusta senza bisogno di un modulo separato (Modulo 2).

Se è così, sarebbe perfetto ed è esattamente quello che volevo ottenere! Non avrei quindi bisogno di un modulo 2, poiché tutto viene gestito all'interno dello stesso flusso di lavoro.

Una domanda: quando l'attività è completata e la ricevuta viene caricata, la mail di promemoria smette di essere inviata automaticamente, giusto? Questo è un aspetto che mi interessa per evitare che il genitore riceva promemoria dopo aver completato l'azione richiesta.

Grazie ancora per il supporto, resto a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti.

Cordiali saluti

Buongiorno Mirko,

Si, esattamente cosi. Non avrai bisogno di 2 moduli e quindi di consultare due tabelle dati differenti, troverai tutto nella stessa. Inoltre, l'email di promemoria viene inviata solo se l'attività non è completata. Una volta completata, l'email smette di essere inviata. Questo lo rileva automaticamente il sistema verificando in continuazione se l'attività assegnata è stata completata o no.

Rimaniamo a disposizione per ulteriori chiarimenti.

Buongiorno,

Perfetto, è esattamente quello che cercavo! Grazie per aver confermato che non sarà necessario un secondo modulo e che tutto verrà gestito in una sola tabella. Sono contento anche che l'email di promemoria smetterà di essere inviata automaticamente una volta che l'attività sarà completata.

Grazie mille per il supporto, è stato molto utile!

Cordiali saluti,