Come posso creare un flusso automatico per raccogliere 3 firme in sequenza su un PDF

Buongiorno,

ho creato il modulo “Proposta di svolgimento di seminari didattici” per richiedere dei dati, ho connesso al modulo un file pdf e ho inserito questi dati nel pdf.

Mi serve che questo pdf sia inviato automaticamente per la firma a 3 indirizzi email inclusi nei dati raccolti dal modulo.

Mi serve però che il documento pdf sia firmato dalle 3 persone in sequenza. (dopo la firma della prima persona il documento viene inviato automaticamente alla seconda, dopo la firma di quest’ultima viene inviato automaticamente alla terza e poi alla fine viene inviata di nuovo a chi ha inviato il modulo).

Ho fatto molti tentativi anche creando un flusso automatico ma non sono riuscito a risolvere il problema.

E’ importante per me che tutto avvenga in modo automatico senza dover fare nuovi step come ad esempio creare manualmente un nuovo documento firmabile con Jotsign utilizzando il pdf.

Se però fosse necessario avere un vorrei poterlo fare automaticamente.

Grazie.

Paolo

Buongiorno Paolo,

Grazie per aver contattato il supporto tecnico di Jotform. Ho verifcato il tuo modulo e, come prima cosa ho notato che non sono presenti i campi firma. Quindi, mi domando, dove dovrebbe essere inserita la firma di coloro a cui viene inviato il modulo?

Per quanto riguarda la tua richiesta 'senza eseguire nuovi step' purtroppo, non è possibile. In ogni caso, dovrai eseguire nuovi step e configurare nuove funzioni.

Se vuoi stabilire un ordine di firma per il tuo modulo, è possibile farlo tramite un Workflow. Tuttavia, questo richiederà una serie di configurazioni aggiuntive. Invece, utilizzando Jotform Sign è possibile eseguire un flusso di lavoro che invia automaticamente il documento da firmare alle successive persone una volta completata quella precedente. Offre anche la possibilità di stabilire l'ordine di firma.

Ovviamente, Jotform Sign, è fatto apposta per raccogliere le firme, quindi è sicuramente l'opzione più indicata. Soprattutto, è già programmata e facilmente configurabile in modo da inviare il documento ai vari firmatari. Con il Worflow invece, si può ottenere lo stesso scopo ma aggiungendo dei passaggi extra.

Rimaniamo in attesa di ulteriori informazioni.

Buongiorno Joseph,

grazie per la cortese risposta.

Le firme non le posso raccogliere sul modulo perchè deve essere compilato solo da una delle 3 persone.

Vorrei che, una volta compilato il modulo e prodotto il pdf (il modulo questo lo fa), potessi inviare questo pdf per la firma ai 3 indirizzi email presenti nel modulo stesso (di cui uno non visibile ma precompilato) non contemporaneamente a tutti ma secondo una sequenza.

Ho provato a creare un workflow ma non essendo prevista la creazione automatica di un documento firmabile non si riesce ad automatizzare completamente tutto, serve sempre un passaggio manuale con Jotform Sign.

Prevedendo di ottenere circa 50 risposte dovrei prendere ciascun pdf, trasformarlo in documento firmabile con Jotform Sign e inviarlo per le firme.

Questo comporta la creazione di 50 documenti firmabili.

Inoltre utilizzando Jotform Sign non posso prelevare gli indirizzi email automaticamente dal modulo ma devo inserirli a mano.

Non c’è proprio un modo per evitarmi questa complicazione?

Grazie.

Paolo

Buongiorno Paolo,

Allora, se ho capito bene, la tua esigenza è quella di inizialmente compilare il il PDF originale e poi inviarlo in ordine ai vari firmatari. Per fare ciò non è necessario per forza passare da uno Smart PDF Form per compilare un PDF da te caricato tramite i dati inseriti in un modulo. Questo, lo puoi fare con Jotform Sign. Ecco come fare:

1. Vai alla pagina I Miei Documenti e clicca su Crea Documento in alto a destra.
2. Clicca su Carica Documento e carica il tuo PDF.
3. Clicca su Crea Documento Firmabile in basso a destra.
4. Adesso, analogamente a Smart PDF Forms, puoi inserire nel PDF originale dei campi da compilare. Utilizza la barra a sinistra per aggiungere e posizionare i campi. I campi possono essere posizionati ovunque nel tuo PDF.
5. Aggiungi gli elementi Firma, tanti quanti sono i tuoi firmatari.
6. Imposta un ruolo per ogni campo. Ogni campo Firma deve essere assegnato ad un firmatario diverso.
7. Clicca su Invia nella barra in alto.
8. Seleziona Condividi con il Link a sinistra.
9. Imposta chi dovrà inserire gli indirizzi email dei firmatari. Sarà colui che compila il modulo prima volta. Clicca su Salva. Dato che il terzo firmatario nel tuo caso è un indirizzo email fisso, puoi anche inserirlo manualmente nella casella apposita. Cosi non verrà chiesto al primo utente di compilarlo.
10. Verrà generato un link che puoi condividere con il primo utente.

Ora, il tuo modulo verrà compilato dal primo utente, che non dovrà firmarlo. Gli verrà solo chiesto di inserire gli indirizzi email dei firmatari. Una volta compilato il modulo e inserite tutte le informazioni, esso verrà inviato al primo firmatario e partirà la sequenza in ordine fino al terzo.

In questo modo puoi ottenere la prima parte che già hai tramite Smart PDF Forms, dove il modulo viene solo compilato con le informazioni generali e poi la sequanza di firma offerta da Jotform Sign.

Rimaniamo a disposizione per ulteriori chiarimenti.