Cara menambahkan tanda tangan elektronik di Google Forms

Apakah Anda membutuhkan formulir online untuk firma akuntansi, lembaga nonprofit, atau perusahaan perencanaan acara, mereka adalah cara yang mudah dan nyaman untuk mengumpulkan data berharga dan tanggapan yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan bisnis Anda atau mengatur acara.

Selain itu, berkat pengembangan tanda tangan elektronik, formulir online juga dapat menggantikan proses yang memakan waktu, mahal, dan boros lingkungan dari mencetak dan mengirimkan formulir kertas fisik untuk ditandatangani. Pembuat formulir dengan kemampuan tanda tangan elektronik membuatnya lebih mudah dari sebelumnya bagi orang untuk menandatangani kontrak dan dokumen, membuat alur kerja persetujuan, dan berkolaborasi dalam proyek.

Sayangnya, tidak semua pembuat formulir online mendukung fungsi tanda tangan elektronik — termasuk Google Forms yang dikenal luas dan sering digunakan.

Namun demikian, ada solusi untuk mengatasinya. Inilah cara menambahkan tanda tangan elektronik pada formulir dan mulai mengumpulkan tanda tangan elektronik dengan Google Forms.

Mencari alternatif terbaik untuk Google Forms?

Solusi pembuat formulir Jotform yang lengkap ramah seluler dan memiliki integrasi terbanyak di industri ini. Gunakan untuk mengumpulkan pembayaran, mengotomatisasi alur kerja, mengumpulkan prospek, dan lainnya.

Migrasikan Formulir ke Jotform

atau

Mulai Dari Awal

Cara menambahkan tanda tangan elektronik di Google Forms

Karena Google Forms tidak menawarkan fitur tanda tangan elektronik asli, Anda harus terlebih dahulu mengunduh add-on. Meskipun add-on tanda tangan elektronik ini tidak akan membuat tanda tangan elektronik Anda memiliki kekuatan hukum yang mengikat, ini dapat digunakan untuk acara-acara yang kurang formal, seperti formulir perjalanan lapangan kelas atau survei umpan balik karyawan sederhana.

Watch on youtube

Inilah cara menyertakan add-on tanda tangan elektronik dalam formulir Google Forms Anda menggunakan add-on Signature yang populer.

1. Arahkan ke beranda Google Forms Anda dan pilih formulir yang ingin Anda tambahkan tanda tangan elektronik.
2. Klik tiga titik vertikal di sudut kanan atas layar dan pilih Add-ons.

3. Ketik “Signature” di kotak Search apps, pilih ketika muncul, dan pasang. Catatan: Anda juga akan melihat berbagai opsi add-on tanda tangan lainnya, termasuk Adobe Sign.
4. Agar add-on Signature bekerja setelah dipasang, Anda perlu membuat spreadsheet untuk mengumpulkan dan menyimpan tanggapan formulir Anda. Aktifkan ini dengan memilih ikon spreadsheet hijau di bawah tab Responses.
5. Selanjutnya, di bawah tab Settings, navigasikan ke Responses dan nonaktifkan kedua opsi yang terdaftar di bawah Requires sign in. Melakukannya akan memungkinkan responden di luar organisasi Anda untuk menjawab formulir online Anda dan menghapus batas “satu tanggapan per orang”.
6. Selanjutnya, Anda dapat mulai menambahkan bidang tanda tangan elektronik Anda. Untuk melakukan ini, pilih ikon potongan puzzle dari bagian atas halaman dan buka add-on Signature.
7. Dari dropdown, pilih Multiple Signatures (new) atau Add Single Signature jika Anda hanya membutuhkan tanda tangan dari satu orang.
8. Hapus centang pada protect view links for received signatures untuk dapat melihat tanda tangan Anda.
9. Selanjutnya, dari menu Signature, pilih Test link untuk melihat pratinjau formulir Anda. Anda seharusnya melihat tombol hijau Show Signature Page jika semuanya berfungsi dengan baik. Ini adalah tombol yang sama yang harus diklik oleh responden untuk menyelesaikan proses tanda tangan elektronik — yang akan mengarahkan mereka ke halaman terpisah untuk menandatangani formulir.
10. Akhirnya, setelah Anda memastikan bahwa link Anda berfungsi, klik tombol Get Link dari pop-up Signature untuk menyalin link formulir Anda dan membagikannya dengan responden Anda. Catatan: membagikan formulir Anda melalui link ini adalah satu-satunya cara responden Anda dapat menandatangani formulir Google Forms Anda. Fungsi tanda tangan elektronik tidak akan berfungsi jika Anda membagikan formulir Anda dengan cara Anda biasanya membagikan formulir Google Forms kepada yang lain.

Proses instalasi dan pengaturan ini sangat berat dan rumit — tetapi masalah terbesar dengan metode tanda tangan elektronik Google Forms ini adalah bahwa secara teknis ini masih bukan tanda tangan elektronik yang sebenarnya. Google Forms tidak menetapkan identitas orang yang menandatangani dokumen dengan cara yang berarti dan tidak memberikan jaminan perlindungan hukum atau data kepada pengguna.

Jika Anda tidak menerima konfirmasi yang menjelaskan bagaimana tanda tangan itu dibuat — atau bahkan teks atau grafik yang ditambahkan ke catatan yang ditandatangani untuk membuktikan bahwa itu ditandatangani dengan tanda tangan elektronik — Anda berisiko mengumpulkan tanda tangan elektronik palsu, memiliki orang yang membatalkan kontrak, atau pengganti yang secara keliru mengklaim mereka tidak mengerti apa yang mereka tanda tangani.

Tidak seperti Google Forms, perangkat lunak tanda tangan elektronik seperti Docusign dan Acrobat Sign, misalnya, menghasilkan sertifikat keamanan yang mencakup informasi yang dapat dilacak — siapa yang menandatangani dokumen, kapan mereka menandatanganinya, dan di mana mereka menandatanganinya — yang sering kali mencakup alamat IP dari penandatangan. Perangkat lunak ini mematuhi Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-Sign Act) dan Uniform Electronic Transactions Act (UETA), yang dapat membantu memverifikasi tanda tangan elektronik yang dipertanyakan jika ada masalah yang muncul seputar dokumen yang ditandatangani.

Alternatif Google Forms

Google Forms mungkin bukan pilihan terbaik bagi Anda jika Anda memerlukan tanda tangan elektronik yang sah secara hukum pada formulir online Anda. Selain itu, fitur desain dan opsi kustomisasi formulirnya juga cukup terbatas, seperti pilihan warna, font, dan template yang tersedia. Untuk alat yang lebih sesuai dengan kebutuhan pembuatan formulir online dan tanda tangan elektronik Anda, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak tanda tangan elektronik populer seperti Docusign, Acrobat Sign, PandaDoc, atau Jotform Sign.

Keempat opsi ini lengkap, mudah digunakan, dan terintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga yang kuat sehingga Anda dapat membuat, menandatangani, dan berbagi dokumen elektronik dengan cepat.

Mari lihat lebih dekat Jotform Sign dan betapa mudahnya Anda dapat menggunakannya untuk mengumpulkan dan menyimpan tanda tangan elektronik yang sah secara hukum dengan aman dan terjamin.

Cara menambahkan tanda tangan elektronik dengan Jotform Sign

Seperti Google Forms, platform tanda tangan elektronik Jotform Sign mudah digunakan dan sepenuhnya bebas kode. Namun, Jotform Sign juga memiliki beragam fitur tambahan, opsi integrasi, dan alat kustomisasi yang mungkin menjadikannya pilihan yang lebih baik untuk organisasi Anda.

Dengan menggunakan Jotform Sign, Anda tidak hanya memiliki pilihan lebih dari 600 template e-sign siap pakai untuk disesuaikan, ditandatangani, dan dibagikan dengan rekan kerja dan pelanggan, tetapi Anda juga dapat menggunakannya untuk

• Mengotomatisasi alur kerja persetujuan.
• Berkolaborasi dan berkomunikasi dengan rekan kerja dan karyawan, baik mereka bekerja di lokasi atau jarak jauh.
• Mengumpulkan beberapa tanggapan sekaligus.
• Menghasilkan laporan berbasis data yang dapat ditindaklanjuti.
• Membuat jalur audit sehingga Anda selalu memiliki kontrol penuh atas proses penandatanganan — dari awal hingga akhir.
• Membangun aplikasi, tabel, dan toko e-commerce.

Meskipun Google Forms lebih dari cukup untuk menangani pembuatan formulir dasar dan pengumpulan data, Anda memerlukan solusi yang lebih kuat untuk kelompok responden yang lebih besar dan proses yang lebih kompleks — seperti Jotform Sign. Platform kuat ini memiliki semua alat yang Anda butuhkan untuk mengumpulkan tanda tangan elektronik yang sah secara hukum yang akan menghemat waktu, uang, dan stres organisasi Anda.

Dilengkapi dengan alat yang tepat seperti Jotform Sign, Anda siap untuk mengubah cara Anda menangani dokumen, membuat proses menjadi aman, efisien, dan profesional. Sekarang, jangan ragu; saatnya mengambil tindakan dan mengirim dokumen Anda untuk ditandatangani.

SEPERTI BIASA, KONSULTASIKAN DENGAN PENGACARA SEBELUM MENGANDALKAN FORMULIR KONTRAK ATAU TEMPLATE KONTRAK APAPUN. ISI DI ATAS HANYA UNTUK TUJUAN INFORMASI.