Bagaimana Cara Menggunakan Email Notifikasi dan Penjawab Otomatis di Akun HIPAA?

Kepatuhan HIPAA meminta perlindungan data perawatan kesehatan sensitif dengan segala cara yang memungkinkan, dan Jotform telah mengambil tindakan yang diperlukan untuk melindungi data perawatan kesehatan saat disimpan dalam sistem Kepatuhan HIPAA Jotform. Namun, membagikan data di tempat yang tidak aman dapat mengakibatkan pelanggaran HIPAA.

Salah satu tempat yang tidak aman tersebut adalah email. Hanya beberapa layanan email khusus yang menyediakan enkripsi email dan menggunakan saluran komunikasi yang aman untuk email (seperti SSL) tidak cukup untuk menghindari potensi pelanggaran data. Jadi, mengirimkan data tanggapan formulir dengan email Notifikasi atau Penjawab Otomatis adalah salah satu contoh membagikan data kesehatan sensitif ke saluran yang tidak aman dan menyebabkan pelanggaran HIPAA. Di sisi lain, kedua email tersebut sangat penting untuk banyak kasus penggunaan dan tidak tergantikan bagi banyak pengguna Jotform.

Di akun Kepatuhan HIPAA Jotform, Anda masih dapat menggunakan email Notifikasi dan Penjawab Otomatis. Satu-satunya hal yang harus Anda perhatikan adalah tidak memasukkan data kesehatan sensitif di dalamnya. Itulah mengapa Anda perlu menandai kolom formulir Anda sebagai “Dilindungi” seperti yang dijelaskan di Cara Mengatur Kolom PHI di Formulir Anda. Ketika Anda mendapatkan tanggapan baru dan jika tanggapan itu perlu dikirim dengan email, kolom “Dilindungi” akan dihapus dari email dan email hanya akan menunjukkan kolom “Tidak Dilindungi”. Berikut adalah contoh kolom Dilindungi/Tidak Dilindungi:

Panduan ini membantu menjelaskan cara mengatur email Notifikasi dan Penjawab Otomatis untuk formulir Anda. Jika Anda memerlukan informasi rinci tentang email, Anda dapat membaca panduan “Cara Menambah Pengaturan Email Notifikasi” dan “Cara Menambah Pengaturan Email Penjawab Otomatis” atau “Panduan Pengguna JotForm/Email Formulir“.

Saat kolom dilindungi sesuai dengan Kepatuhan HIPAA, maka kolom tersebut tidak dapat dibaca pada email melainkan akan menunjukan pemberitahuan “Tidak dapat terlihat demi privasi Anda.”