Cara Membuat Pesanan Pembelian di Google Forms

Tutorial interaktif langkah demi langkah

Masa di mana kita harus secara membosankan mengedit formulir baris demi baris dalam pengolah kata atau menggabungkan dan memisahkan sel yang tidak praktis dalam templat spreadsheet sudah berlalu.

Formulir perusahaan Anda — terutama yang mengikat secara hukum seperti pesanan pembelian — harus mudah diakses, rapi, dan modern. Untungnya, pembuat formulir seperti Google Forms sekarang memungkinkan pemilik bisnis merancang dokumen digital dengan cepat dan efisien tanpa harus memformat ulang lembar Excel, mempelajari Adobe Acrobat, atau menguasai pengkodean yang rumit.

Google Forms sangat bermanfaat bagi pemilik bisnis yang baru memulai dan membutuhkan solusi ringan dan fleksibel untuk proses bisnis rutin. Faktanya, membuat pesanan pembelian di Google Forms adalah cara sederhana untuk merampingkan pengadaan dan pembelian Anda, menciptakan dasar yang kokoh untuk alur kerja persetujuan pesanan pembelian.

Mencari alternatif terbaik untuk Google Forms?

Solusi pembuatan formulir lengkap dari Jotform ramah mobile dan memiliki integrasi terbanyak di industri ini. Gunakan untuk mengumpulkan pembayaran, mengotomatisasi alur kerja, mengumpulkan prospek, dan banyak lagi.

Migrasikan Formulir ke Jotform

atau

Mulai Dari Awal

Apa itu formulir pesanan pembelian?

Pembeli mengisi formulir pesanan pembelian untuk memberitahukan penjual produk apa yang ingin mereka beli, termasuk jumlah yang diminta dan harga yang diinginkan. Setelah vendor menyetujui syarat penjualan, mereka menandatangani dokumen tersebut, menjadikannya mengikat secara hukum. Pesanan pembelian kemudian bertindak sebagai catatan dan kontrak yang menunjukkan syarat yang telah disetujui kedua pihak.

Anda juga dapat menganggap pesanan pembelian sebagai pendahulu faktur. Bisnis mengirimkannya kepada vendor dan pemasok untuk menetapkan syarat penjualan sebelum pembelian, baik mereka membeli produk saat itu juga atau di masa depan. Ketika syarat pesanan pembelian terpenuhi, vendor mengirimkan faktur.

Sebelum Anda mengirimkan pesanan pembelian ke vendor, beberapa pemangku kepentingan harus meninjaunya, seperti manajer departemen akuntansi atau pembelian Anda dan — jika harganya sangat signifikan — kepala keuangan.

Proses persetujuan yang efisien mencegah masalah arus kas dengan memastikan ada cukup uang untuk pembelian yang diperlukan dan menjaga akuntabilitas departemen terhadap pengeluaran mereka. Banyak pilihan perangkat lunak yang dapat mengotomatisasi proses persetujuan ini, menghemat penggunaan kertas dan memulihkan waktu yang bisa Anda habiskan untuk mengirim banyak email.

Tentu saja, sebelum Anda menyetujui formulir, Anda perlu membuatnya.

Buat Pesanan Pembelian di Google Forms

Untuk memulai dengan Google Forms, Anda memerlukan akun Google. Setelah memilikinya, Anda siap membuat pesanan pembelian di Google Forms.

Berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda ikuti:

1. Kunjungi docs.google.com/forms.
2. Pilih templat. Meskipun langkah ini opsional — Anda juga bisa membuat formulir dari awal — Anda dapat menemukan templat gratis secara online yang memberikan Anda awal yang baik. Google Forms juga menawarkan templat gratis yang dapat Anda modifikasi.

3. Buat formulir. Jika Anda tidak tertarik menggunakan templat, cukup klik tombol Blank di Google Forms untuk menghasilkan formulir baru yang kosong.

4. Tambahkan bidang yang diperlukan. Cobalah berbagai jenis pertanyaan untuk melihat mana yang terbaik untuk mengumpulkan informasi yang berbeda. Anda mungkin sering menggunakan format jawaban singkat dan pilihan ganda — misalnya, Anda dapat menggunakan format jawaban singkat untuk nomor kartu kredit dan opsi pilihan ganda untuk memilih jenis pembayaran. 

Pastikan Anda menyertakan semua detail yang dibutuhkan vendor untuk mengidentifikasi produk atau bahan serta mengirimkan faktur.

Berikut adalah beberapa bidang umum yang perlu disertakan:

• Nomor pesanan pembelian
• Tanggal dan lokasi pengiriman
• Alamat penagihan untuk perusahaan Anda dan vendor
• Syarat pembayaran
• Nama, nomor model, dan jumlah produk
• Pajak, diskon, biaya, dan total harga

5. Sesuaikan formulir. Anda dapat menambahkan gambar ke Google Forms dan mengubah warna serta font. Tambahkan logo perusahaan Anda untuk memberikan tampilan yang lebih profesional pada formulir Anda. Anda dapat mengklik opsi pratinjau untuk melihat bagaimana tampilannya saat Anda bekerja.

6. Uji formulir Anda. Kirimkan formulir ke beberapa orang di dalam perusahaan Anda — terutama mereka yang terlibat dalam persetujuan pesanan pembelian — untuk mendapatkan saran mereka tentang cara meningkatkannya. Hilangkan sebanyak mungkin gesekan dari proses pengisian formulir — vendor Anda akan menghargainya.

7. Mulai mengirim. Anda dapat mengirim pesanan pembelian Google Forms langsung ke pemberi persetujuan dan kemudian ke vendor melalui email atau tautan yang dapat dibagikan.

Gunakan Jotform untuk Membuat Pesanan Pembelian

Pesanan pembelian di Google Forms bermanfaat bagi usaha kecil karena formatnya yang sudah dikenal oleh vendor dan cukup mudah digunakan oleh siapa saja. Namun, Google Forms kurang memiliki fitur yang dapat merampingkan proses pembelian Anda lebih lanjut. 

Contohnya, tidak ada cara sederhana bagi vendor untuk menambahkan tanda tangan elektronik untuk menyetujui pesanan pembelian di Google Forms. Selain itu, mungkin perlu waktu untuk membuat formulir Anda terlihat persis seperti yang Anda inginkan — waktu yang bisa Anda dedikasikan untuk tugas lain.

Untuk mempercepat proses, coba salah satu dari banyak templat pesanan pembelian dari Jotform. Anda dapat memodifikasi templat ini di Form Builder dan menambahkan berbagai integrasi yang memperluas kemampuan formulir Anda — apakah Anda ingin melampirkan file, menambahkan tanda tangan elektronik, atau terhubung ke program manajemen tempat kerja Anda lainnya.

Setelah selesai membuatnya, tingkatkan fungsionalitas formulir Anda lebih lanjut dengan Jotform Approvals. Di platform alur kerja ini, formulir pesanan pembelian Anda menjadi dasar dari proses persetujuan yang bisa Anda sesuaikan melalui antarmuka drag-and-drop. Anda dapat menambahkan pemberi persetujuan, kondisi, dan notifikasi untuk menyiapkan proses persetujuan yang mulus. 

Fitur Assign Forms dari Jotform memungkinkan Anda untuk mendelegasikan formulir kepada anggota tim, sementara pengingat dan kondisi bawaan memastikan semua orang tetap sesuai jadwal. Anda dapat mengawasi setiap langkah melalui aplikasi Jotform Mobile Forms di perangkat apa pun.

Menyatukan pesanan pembelian Anda di bawah satu payung akan menyederhanakan pembelian — kesederhanaan yang akan menghasilkan hubungan baik dengan vendor Anda.