Cara Menggunakan Kode QR untuk Melacak Kehadiran dengan Google Forms

Tutorial interaktif langkah demi langkah

Mencatat kehadiran adalah tugas penting tetapi memakan waktu, baik untuk acara, kelas, atau seminar pelatihan kerja. Seperti kebanyakan proses lainnya, ada cara yang lebih baik untuk melakukannya daripada sekadar mencatat nama-nama peserta dengan pena dan kertas.

Mengotomatisasi kehadiran tidak memerlukan keterampilan khusus. Anda bisa melakukannya menggunakan pelacakan kehadiran dengan kode QR menggunakan Google Forms. Google Forms memungkinkan Anda membuat formulir online untuk dikirimkan kepada peserta, dan mereka dapat menandai kehadiran mereka saat tiba.

Namun, apakah itu berarti Anda harus bertanggung jawab mengirimkan setiap undangan?

Tidak jika Anda menggunakan kode QR. Pelacakan kehadiran dengan QR menggunakan Google Forms memungkinkan Anda menghasilkan kode yang dapat dipindai oleh peserta menggunakan ponsel pintar mereka untuk mengakses formulir kehadiran Anda. Berikut cara melakukannya.

Mencari Alternatif Terbaik untuk Google Forms?

Solusi pembuatan formulir Jotform yang lengkap ramah seluler dan memiliki integrasi terbanyak di industri ini. Gunakan untuk mengumpulkan pembayaran, mengotomatiskan alur kerja, mengumpulkan prospek, dan lainnya.

Migrasikan Formulir ke Jotform

atau

Mulai Dari Awal

Apa itu kode QR dan bagaimana cara penggunaannya?

Pelacakan kehadiran dengan QR menggunakan Google Forms bergantung pada teknologi kode QR. Walaupun ini terdengar rumit, sebenarnya tidak lebih kompleks daripada kode batang standar di toko bahan makanan. Kode QR hanyalah kode batang yang menyimpan informasi secara horizontal dan juga vertikal.

Dimensi tambahan tersebut memungkinkan lebih banyak informasi dimasukkan ke dalam kode QR dibandingkan dengan kode batang. Selain itu, ponsel pintar modern hampir selalu memiliki kemampuan untuk membaca kode-kode ini sebagai bagian dari fungsi kamera. Itulah mengapa banyak bisnis beralih ke kode QR sebagai cara yang efektif dan efisien untuk berinteraksi dengan pelanggan mereka dalam beberapa tahun terakhir.

Selama pandemi COVID, restoran harus menghilangkan menu fisik karena alasan kesehatan, sehingga mereka mulai menggunakan kode QR untuk memberikan akses menu kepada para pelanggan tanpa perlu kontak langsung. Semua tamu hanya perlu memindai kode QR di meja mereka dan melihat menu di ponsel mereka. Strategi ini sangat efektif sehingga banyak restoran terus menggunakannya alih-alih kembali ke menu fisik.

Menggunakan teknologi yang sama, pelacakan kehadiran dengan QR menggunakan Google Forms memungkinkan Anda menyediakan kode QR khusus yang dapat dipindai peserta untuk langsung mengakses formulir kehadiran dalam hitungan detik, sehingga mereka bisa menghindari kerepotan (atau masalah kesehatan) yang terkait dengan lembar kehadiran fisik.

Apakah Anda seorang guru yang mencatat kehadiran kelas harian atau seorang perencana acara yang memeriksa tamu yang terdaftar, mudah untuk mengatur kode QR yang terhubung ke Google Form untuk mencatat kehadiran. Ini menghemat waktu dan kerepotan Anda untuk melacak semua peserta.

Sementara Anda perlu mengumpulkan informasi seperti nama dan tanggal, menggunakan Google Form untuk kehadiran juga memberi Anda kesempatan untuk memasukkan elemen lain untuk menyambut dan melibatkan peserta, seperti perkenalan, pertanyaan pra-penilaian, dan lainnya.

Pelacakan kehadiran dengan QR menggunakan Google Forms: Panduan langkah demi langkah

Sekarang setelah Anda memahami bagaimana Anda bisa menggunakan kode QR untuk kehadiran, berikut cara melakukannya dengan Google Forms.

1. Buat formulir Anda

Kunjungi halaman utama Google Forms dan buat formulir baru. Anda dapat memilih dari beberapa template yang tersedia di sana atau membuat formulir sendiri dengan bidang untuk informasi kontak seperti nama, email, dan nomor ID.

Dengan Google Forms, setiap orang akan bisa mengirimkan jawaban mereka masing-masing tanpa melihat tanggapan dari peserta lain.

2. Buat tautan URL untuk formulir

Setelah Anda menyelesaikan formulir Anda, klik tombol Kirim di bagian atas formulir, kemudian ikon tautan. Anda akan otomatis mendapatkan tautan yang dapat Anda salin.

3. Ubah tautan tersebut menjadi kode QR

Cari program yang dapat mengubah URL menjadi kode QR. Google Forms memiliki add-on yang bisa Anda pasang untuk melakukan hal ini, atau Anda dapat mencari “pembuat kode QR gratis” untuk menemukan program online. Tempelkan URL formulir Anda untuk menghasilkan kode.

4. Tampilkan kode di tempat yang dapat dilihat peserta

Sekarang setelah Anda memiliki gambar kode QR, Anda hanya perlu mendistribusikannya kepada peserta Anda. Anda dapat mengunduh gambar kode dan menampilkannya di layar besar di ruang tempat acara diadakan, meletakkannya pada papan di pintu masuk acara, atau bahkan mencetak selebaran untuk dimasukkan ke dalam tas acara.

5. Kumpulkan dan kelola data kehadiran di Google Sheets

Setelah Anda menerima tanggapan, Anda dapat dengan mudah mengekspor data ke Google Sheets. Buka formulir Anda dan pergi ke tab Respon. Klik Hubungkan ke Sheets. Anda akan memiliki opsi untuk membuat spreadsheet baru atau menambahkan data ke spreadsheet yang sudah ada, yang berguna jika Anda ingin menggunakan satu formulir untuk melacak kehadiran selama beberapa hari.

Alternatif untuk pelacakan kehadiran dengan kode QR menggunakan Google Forms

Layanan seperti pembangun formulir online Jotform menjadi alternatif menarik untuk Google Forms jika Anda ingin menggunakan platform yang berbeda atau ingin menyederhanakan proses lebih lanjut. Jotform menawarkan ratusan template formulir yang dapat Anda gunakan untuk memudahkan pelacakan kehadiran.

Apapun acaranya, kemungkinan besar Jotform memiliki template yang sudah jadi untuk memenuhi kebutuhan Anda, mulai dari template formulir (seperti kehadiran siswa dan template lembar waktu karyawan) hingga template spreadsheet (seperti template tabel kehadiran kelas, kehadiran karyawan, dan kehadiran harian) dan banyak lagi.

Lebih dari itu, Anda dapat menggunakan langkah yang sama seperti yang tercantum di atas untuk Google Forms guna melacak kehadiran dengan Jotform — tanpa harus menginstal add-on atau mencari pembuat kode QR pihak ketiga.

Cukup klik tab Publikasikan di Form Builder Jotform. Anda akan melihat tautan untuk membagikan formulir, serta opsi untuk membagikan tautan dengan kode QR. Klik ikon QR dan Anda akan melihat opsi untuk mengunduh gambar kode, membagikan kode sebagai tautan, atau menyematkannya di situs web. Jotform bahkan menawarkan widget yang dapat dengan mudah menambahkan kode QR ke dalam formulir Anda.

Sama seperti Google Forms yang memungkinkan Anda mengekspor data secara otomatis ke Google Sheets, pengiriman Jotform mengalir secara otomatis ke Jotform Tables. Jotform Tables berfungsi sebagai ruang kerja terpadu untuk mengelola kehadiran. Anda dapat menambahkan tab untuk melihat tanggapan Anda sekilas dalam bentuk diagram dan grafik serta membagikan data dengan siswa atau kolega dengan sekali klik. Jika Anda melacak beberapa grup atau kelas, Jotform Tables dapat mengumpulkan data dari lebih dari satu sumber ke dalam satu ruang kerja yang mudah digunakan.

Ada alasan mengapa Jotform menjadi salah satu alternatif Google Forms yang paling populer. Setelah Anda menguasai kehadiran, Anda juga dapat mengeksplorasi cara mengintegrasikan formulir Jotform dengan fitur Google seperti Google Drive dan Google Calendar. Anda bahkan dapat memungkinkan peserta membayar untuk hal-hal menggunakan formulir yang sama yang Anda gunakan untuk melacak kehadiran.

Bagaimanapun caranya, mengotomatiskan proses pelacakan kehadiran Anda dapat membantu Anda menghemat waktu, tetap terorganisir, dan fokus pada penciptaan acara, pelatihan, dan lainnya yang hebat.