Cara Mengisi Otomatis Formulir Google

Baik itu di pelayanan SIM, saat pendaftaran sekolah, atau di kantor dokter, hampir semua orang harus mengisi tumpukan kertas dengan informasi yang sama seperti nama, alamat, dan nomor telepon.

Masalahnya, Anda sering kali menemukan diri Anda mengisi informasi dasar itu berulang kali saat melalui formulir. Kenapa mereka tidak bisa menggunakan alamat dari satu formulir saat memasukkan data untuk formulir lainnya? Ini merupakan sisa dari era yang suram, pra-digital.

Untungnya, mengisi formulir secara online dapat membantu Anda melewati banyak masalah itu karena data tersedia secara digital untuk departemen yang membutuhkannya.

Jadi jika Anda membuat formulir, mengapa tidak melangkah lebih jauh dan membuat segalanya sesederhana mungkin? Inilah cara melakukannya dengan Google Forms.

Mencari alternatif terbaik untuk Google Forms?

Solusi pembuatan formulir Jotform yang penuh fitur dapat diakses di perangkat seluler dan memiliki integrasi terbanyak di industri. Gunakan untuk menerima pembayaran, mengotomatisasi alur kerja, mengumpulkan prospek, dan lainnya.

Migrasikan Formulir ke Jotform

atau

Mulai Dari Awal

Menghilangkan TL;DR (terlalu panjang, tidak dibaca)

Jika Anda sudah familiar dengan Google Forms, mengisinya secara otomatis mudah dilakukan. Pilih Dapatkan tautan isi otomatis dari menu tiga titik di pojok kanan atas.

Ini akan membuka formulir di tab baru. Dari situ, isi semua kolom yang relevan yang sudah Anda ketahui jawabannya untuk orang yang Anda tuju untuk mengirimkan tautan tersebut.

Setelah selesai, klik tombol Dapatkan tautan di bagian bawah formulir. Lalu klik Salin Tautan di bagian bawah halaman. Sekarang Anda dapat menempelkan tautan itu ke dalam tab baru untuk melihat pratinjau. Atau Anda dapat menempelkannya ke dalam email, halaman web, atau obrolan Slack — mana yang paling cocok untuk Anda.

Jika mengisi Google Forms satu per satu terasa seperti pemborosan waktu yang besar, lompat ke bagian terakhir untuk solusi yang jauh lebih baik.

Jika Anda ingin lebih banyak informasi dan ilustrasi tentang bagaimana ini bisa berguna bagi Anda, teruslah membaca. 

Menjadi teratur dengan Judy

Judy adalah seorang ibu yang anak-anaknya sudah dewasa dan punya banyak waktu luang. Setelah pensiun, ia memutuskan untuk membersihkan garasi. Selama 20 tahun terakhir, ia dan suaminya lebih banyak menggunakan garasi sebagai tempat penyimpanan. Ada tumpukan kotak kardus yang tersebar di lantai, alat-alat yang berserakan di atas meja kerja yang tidak terpakai, dan tas dekorasi liburan di mana-mana. Benar-benar berantakan.

Setelah membaca beberapa buku tentang organisasi dari Marie Kondo dan penulis lainnya, garasinya menjadi sangat rapi. Suaminya bahkan mulai berkreasi lagi. Tapi Judy belum selesai.

Dia lanjut menata lemari, rak-rak, dan gudang berdebu di belakang. Tapi kemudian terjadi sesuatu yang mengejutkan — dia selesai.

Semuanya di rumahnya sudah terorganisir dengan baik, dan dia tidak punya kegiatan lagi. Suatu hari saat mengemudi melewati taman, dia melihat tanda kelas gratis di pusat komunitas, yang memberinya ide — mungkin orang lain bisa mendapat manfaat dari pengetahuan tentang pengorganisasian rumah yang dimilikinya.

Jadi dia mengirim Formulir Google ke semua teman dan kenalannya untuk melihat apakah ada yang tertarik mengikuti kelas organisasi.

Tanggapannya sangat luar biasa. Puluhan orang mengatakan mereka ingin bantuannya.

Itu menguatkan keputusannya. Judy memutuskan untuk mengajar kelas. Dia menyiapkan kurikulum dan menghubungi pusat komunitas untuk mengatur semua persiapannya.

Kemudian dia membuat salinan formulirnya untuk pendaftaran kelas. Dia menambahkan tanggal dan lokasi ke deskripsi dan mengubah pertanyaan tentang minat menjadi tentang kehadiran.

Judy sudah mengumpulkan nama dan alamat email teman-temannya. Dan dia yakin teman-teman mana yang tertarik dengan kelasnya. Dia pikir akan lebih baik jika bisa membantu temannya menghemat waktu dengan mengisikan nama mereka.

Setelah melakukan pencarian di Google, dia menemukan artikel ini dan menemukan cara melakukannya. (Untungnya, dia tidak membaca bagian setelah TL;DR, atau dia akan merasa bingung dan mungkin sedikit merinding mengetahui dirinya ada di artikel tersebut.)

Jika Anda membaca bagian TL;DR, maka sekarang Anda tahu apa yang dia lakukan untuk mengisi otomatis formulirnya. Jika tidak, Anda sebaiknya kembali dan membacanya sekarang.

Setelah satu jam mengisi formulir dengan nama teman-temannya dari spreadsheet, Judy menyadari bahwa dia baru mengirim 20 tautan ke formulir otomatisnya.

Judy hampir saja menarik rambutnya. Ini akan memakan waktu semalaman. Kemudian dia mengetahui cara yang lebih baik.

Mengotomatisasi proses dengan Jotform Prefill

Judy mengetahui tentang alat Jotform Prefill. Awalnya, Judy khawatir harus membuat formulir dari awal. Tetapi elemen drag-and-drop Jotform membuatnya lebih mudah dibandingkan membuat Google Formulirnya.

Selanjutnya, Judy mengekspor Google Sheet-nya ke file CSV dan mengimpornya ke Jotform Table.

Judy menggunakan Jotform Tables untuk dengan mudah mengelompokkan semua orang yang tertarik dengan kelasnya. Kemudian dia membuat isi otomatis baru dari data tabelnya.

Secara tiba-tiba, menjadi mudah untuk memilih hanya orang-orang yang tertarik dengan kelasnya dan membuat isi otomatis untuk setiap orang.

Begitu dia menekan Buat, dia memiliki daftar isi otomatis yang siap dikirim.

Setelah semua itu, Judy berpikir mungkin dia juga harus belajar lebih banyak tentang organisasi digital. Dan Jotform tampaknya menjadi tempat terbaik untuk memulai.