Membuat alur persetujuan dengan Google Forms
- Buka Google Drive dan klik tombol + Baru
- Pilih Google Forms, lalu sesuaikan dengan kebutuhan Anda
- Sertakan bidang di formulir Anda untuk alamat email pengesah
- Jadikan bidang ini wajib diisi dengan mengaktifkan tombol Wajib diisi
- Klik ikon tiga titik dan pilih Dapatkan add-on
- Ketik “Form Approvals” di bilah pencarian dan tekan Enter
- Pilih add-on Form Approvals dari formapprovals.com dan klik Instal
- Klik Lanjutkan dan kemudian Izinkan
- Kembali ke Google Form, lalu klik Tanggapan di tab Pengaturan
- Pilih input Verifikasi atau Responder
- Klik ikon puzzle baru dan pilih add-on Form Approvals
- Klik ikon tambah berbayang dan pilih Tambah penerima dinamis
- Klik teks judul pertanyaan Pilih, pilih Email Manajer dan Simpan
Tutorial interaktif langkah demi langkah
Keputusan jarang dibuat oleh satu orang saja di sebuah organisasi, jadi penting untuk membuat proses pengumpulan persetujuan seefisien mungkin. Di sinilah alur persetujuan berperan. Proses terstruktur ini merinci langkah-langkah yang diperlukan untuk meninjau dan menyetujui keputusan dan tindakan penting dalam sebuah organisasi.
Dalam lingkungan bisnis berteknologi tinggi saat ini, alur persetujuan paling baik dikelola melalui perangkat lunak otomasi proses. Google Forms adalah pembuat survei dan formulir yang populer yang memungkinkan pengguna membuat formulir kustom dan mengelola pengiriman. Meskipun tidak menawarkan alat persetujuan khusus, pengguna dapat menggunakan add-on Form Approvals untuk membangun alur persetujuan Google Forms.
Mencari alternatif terbaik untuk Google Forms?
Solusi pembuatan formulir Jotform yang lengkap ramah seluler dan memiliki integrasi terbanyak di industri. Gunakan untuk mengumpulkan pembayaran, mengotomatisasi alur kerja, mengumpulkan prospek, dan banyak lagi.
Cara membuat alur persetujuan Google Forms
Alur persetujuan dapat mengotomatiskan banyak proses bisnis umum, termasuk permintaan pengadaan, persetujuan anggaran, permintaan cuti, dan bahkan proposal proyek. Hampir setiap proses bisnis yang melibatkan permintaan yang memerlukan persetujuan dari satu atau lebih pemangku kepentingan dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi alur persetujuan. Jenis otomasi ini dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memastikan manajemen dapat membuat keputusan penting tepat waktu.
Untuk membuat alur persetujuan Google Forms, Anda perlu menggunakan pembuat formulir dasar dan sebuah add-on. Berikut cara melakukannya:
- Buka Google Drive.
- Klik tombol + Baru di kiri atas layar.
- Pilih opsi Google Forms untuk membuat Google Form baru.
- Sesuaikan formulir sesuai kebutuhan Anda, baik itu untuk persetujuan permintaan cuti, proposal anggaran, atau permintaan lain yang memerlukan tinjauan pemangku kepentingan.
- Sertakan bidang di formulir Anda untuk alamat email pengesah. Dalam contoh di bawah, bidang ini diberi label Email Manajer.
- Jadikan bidang ini wajib diisi dengan mengaktifkan tombol Wajib diisi.
- Selanjutnya, klik ikon tiga titik di kanan atas layar.
- Pilih Dapatkan add-ons dari menu dropdown.
- Ketik “Form Approvals” di bilah pencarian dan tekan Enter.
Buat formulir dengan mulus di Google Workspace menggunakan Form Builder by Jotform. Temukan lebih banyak sekarang!
- Pilih add-on Form Approvals dari formapprovals.com dan klik tombol Instal.
- Klik Lanjutkan dan kemudian Izinkan untuk menyetujui pemasangan add-on.
- Kembali ke Google Form yang ingin Anda ubah menjadi alur persetujuan.
- Klik tab Pengaturan, lalu klik Tanggapan.
- Pilih opsi untuk mengaktifkan Kumpulkan alamat email dan pilih Verifikasi (untuk meminta pengguna masuk ke Google) atau Input Responder (untuk meminta mereka secara manual menambahkan email mereka). Add-on Form Approvals kemudian akan secara otomatis menghasilkan dan mengirimkan email konfirmasi ketika pengguna mengirimkan tanggapan.
- Selanjutnya, klik ikon puzzle baru di menu atas, pilih add-on Form Approvals, dan buka.
- Sebuah submenu baru akan terbuka di kanan bawah layar. Klik ikon tanda tambah berbayang untuk memilih Tambah penerima dinamis. Ini akan membuat menu dropdown baru.
- Klik teks Pilih judul pertanyaan dan kemudian pilih pertanyaan di dropdown berikutnya yang mengidentifikasi pengesah. Dalam hal ini, Anda ingin mengarahkan formulir ke manajer karyawan, jadi pilih opsi Email Manajer dari menu dropdown.
- Klik Simpan. Sekarang, setiap kali seseorang mengisi formulir ini, secara otomatis akan mengirim pesan ke alamat email yang dimasukkan ke bidang Email Manajer untuk meminta persetujuan.
Manajer dapat menyetujui atau menolak permintaan dengan mengklik tombol di dalam email. Orang yang mengirimkan formulir akan secara otomatis menerima pemberitahuan email tentang keputusan manajer.
Jotform Workflows: Alternatif yang kuat untuk alur persetujuan Google Forms
Google Forms hanyalah salah satu dari banyak pembuat formulir online gratis yang tersedia di pasar. Jotform menyediakan lebih banyak fungsionalitas bagi pengguna yang ingin membuat survei, kuis, dan formulir permintaan persetujuan yang dapat disesuaikan dan tampak profesional. Mudah untuk diatur dan digunakan — tanpa memerlukan pengalaman coding — dan menawarkan opsi kustomisasi desain yang lebih mendalam daripada Google Forms dan pembuat formulir lainnya. Ini juga menawarkan alat khusus untuk mengotomatisasi persetujuan.
Inilah yang membedakan Jotform dari Google Forms dalam hal alur persetujuan:
- Logika kondisional: Untuk membuat alur persetujuan yang sederhana, pengguna Jotform dapat menambahkan logika kondisional ke formulir yang mereka gunakan sehari-hari. Fitur logika kondisional Jotform dapat memicu email pemberitahuan dan permintaan persetujuan yang secara otomatis diarahkan ke pemangku kepentingan yang sesuai. Tanggapan dicatat dalam Jotform Tables.
- Template alur kerja: Pengguna juga dapat membangun alur persetujuan melalui Jotform Workflows, yang dirancang khusus untuk membantu pengguna membuat alur persetujuan yang kuat. Ini juga menawarkan template alur kerja yang dapat disesuaikan oleh pengguna sesuai kebutuhan mereka, sehingga mereka tidak perlu membuat alur kerja dari awal.
- Persetujuan Grup: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menyetujui atau menolak permintaan dalam langkah yang sama, bukan satu per satu.
- Alur kerja persetujuan bertingkat: Dengan Jotform Workflows, pengguna bahkan dapat membangun alur kerja persetujuan bertingkat, di mana manajer dapat mengeskalasi keputusan mereka kepada kontak yang sesuai lebih jauh dalam hierarki.
Mendesain alur persetujuan yang efisien sangat penting untuk menyederhanakan proses bisnis dan mempertahankan tingkat produktivitas yang tinggi. Meskipun Anda dapat membuat alur persetujuan Google Forms untuk proses persetujuan dasar, mereka memerlukan banyak pengaturan manual. Jotform Workflows, di sisi lain, menawarkan kustomisasi yang lebih kuat dan lebih mudah untuk diatur. Dengan pembuat formulir yang mudah digunakan, logika kondisional, dan integrasi dengan alat manajemen proyek, Jotform menyederhanakan proses persetujuan untuk meningkatkan efisiensi di setiap departemen.
Foto oleh Karolina Grabowska
Kirim Komentar: