Utiliser les événements pour stimuler les dons

Les événements de collecte de fonds sont souvent un élément clé du plan de financement d’une organisation à but non lucratif. L’Association of Fundraising Professionals (AFP) a mené une enquête en 2014 sur les événements de collecte de fonds, et presque tous les répondants ont indiqué que dans une année typique, ils prévoyaient d’organiser au moins un événement,^[1] tel qu’un dîner, un gala ou un tournoi. Mais bien que les événements puissent être une source précieuse de dons pour une organisation à but non lucratif, il est crucial de les planifier et de les gérer soigneusement pour garantir leur succès.

Types de collectes de fonds

Quel type d’événement votre organisation à but non lucratif devrait-elle organiser ? Les facteurs à considérer incluent la taille et la capacité de votre organisation (y compris la disponibilité du personnel, des bénévoles et du conseil d’administration), votre budget (pour les coûts initiaux) et les événements passés de l’organisation. Avez-vous une longue histoire d’événements réussis, ou votre organisation est-elle toute nouvelle dans le domaine des collectes de fonds ?

Considérez ces idées pour des événements de collecte de fonds :

• À faible coût et facile :
  • Vente de gâteaux ou concours de pâtisserie
  • Lavage de voitures
  • Tombola 50/50 (assurez-vous que votre état autorise les tombolas ; vous devrez peut-être utiliser un autre terme que « tombola »)
  • Vente d’articles de marque (vêtements, mugs, calendriers, etc.)
  • Soirée cinéma
  • Dîner-partage/dîner informel
  • Emballage de cadeaux (pendant la période des fêtes)
  • Vente de garage
• Coût moyen et effort modéré :
  • Soirée/tournoi de jeux
  • Concours de talents
  • Marathon téléphonique ou autre « -athion »
  • Enchère virtuelle (en ligne)
  • Cocktail/rencontre
• Coût élevé et complexe :
  • Gala de prestige
  • Course/marche/baignade/promenade
  • Tournoi de golf
  • Défilé de mode
  • Enchère en direct et/ou enchère silencieuse

Bien sûr, beaucoup des idées simples et peu coûteuses rapporteront moins d’argent que les événements grands et complexes. Ces derniers sont plus adaptés aux petites organisations locales telles que les écoles, les lieux de culte, les casernes de pompiers ou les refuges pour animaux, et les sauvetages d’animaux.

Plus votre organisme à but non lucratif est grand et sophistiqué, plus vous devrez probablement investir du temps et de l’argent pour organiser un événement plus important qui générera plus de dons, un engagement accru des donateurs et de meilleures relations avec votre conseil d’administration et vos donateurs futurs.

Planification de votre événement

Le conseil d’administration d’une organisation à but non lucratif — ou dans certains cas, un groupe auxiliaire — est souvent une ressource pour la planification d’événements, ainsi qu’une invitation complète.liste au-delà des anciens donateurs et des prospects actuels de l’organisation. Les grandes organisations ont généralement leur planificateur d’événements à plein temps ou un personnel capable de consacrer une partie de leur temps à la planification d’événements. Si vous n’avez pas de planificateur d’événements à temps plein ou à temps partiel et que le budget le permet, vous pouvez engager un planificateur d’événements indépendant pour organiser et exécuter un événement majeur de A à Z.

Les planificateurs d’événements efficaces doivent être extrêmement minutieux et organisés. Ils doivent également avoir de bonnes compétences interpersonnelles et être capables de rester calmes sous pression. En outre, un planificateur d’événements doit avoir une connaissance approfondie des entreprises locales telles que les salles de réception, les traiteurs, les fleuristes et d’autres fournisseurs pertinents pouvant contribuer à la réussite d’un événement.

Recherchez des planificateurs d’événements membres d’une ou plusieurs organisations professionnelles de planification d’événements^[2]telles que l’ILEA (International Live Events Association), l’ESPA (Event Services Professional Association) ou le MPI (Meeting Professionals International). Ces organisations sont également une bonne ressource pour obtenir des informations et des idées créatives. Vous pouvez également rechercher des professionnels de l’événementiel possédant les qualifications Certified Special Event Professional (CSEP) ou Certified Meeting Professional (CMP).

Assurez-vous de consacrer suffisamment de temps à la planification de votre événement. Un événement complexe, comme un gala de prestige, peut nécessiter jusqu’à une année entière de préparation. Même les événements plus petits peuvent nécessiter des mois de planification. Élaborer un calendrier détaillé et une liste de contrôle pour votre événement, en incluant des détails tels que le lieu, l’audiovisuel, le traiteur, les fleuristes, les invitations, le divertissement, le personnel de l’événement et tous les permis ou assurances nécessaires. Si vous organisez une enchère, mettez en place un plan pour solliciter des articles pour l’enchère. De nombreux modèles et listes de contrôle gratuits disponibles en ligne peuvent vous aider à planifier votre événement si votre équipe ne comprend pas un planificateur expérimenté.

Budgétisation des événements : Coûts et revenus

Presque tous les événements impliquent des coûts initiaux, et vous devez vous assurer que votre collecte de fonds générera des revenus pour votre organisation. C’est pourquoi il est si important de mettre en place un budget dès le départ. Soyez aussi précis et exact que possible lors de l’estimation de vos coûts initiaux, et soyez réaliste en ce qui concerne l’estimation du nombre de participants ou de spectateurs et des revenus anticipés. Il est important de calculer non seulement vos recettes brutes collectées lors de l’événement (le montant total d’argent récolté), mais aussi vos recettes nettes (le montant d’argent que vous aurez après déduction de vos dépenses).

Les plus grandes dépenses pour les événements à grande échelle ont tendance à être la location de la salle et le service traiteur^[3] — et n’oubliez pas d’inclure les pourboires pour le personnel du traiteur ou du lieu de réception. Pour aider à la planification, créez un tableau pour répertorier les articles prévus, les dépenses estimées, les dépenses réelles et tout autre détail/notes. Si vous envoyez des invitations imprimées, vous devez inclure les coûts de conception, d’impression et d’envoi postal.

Personnel pour votre événement

Assurez-vous d’avoir suffisamment de personnel disponible pour aider lors de votre événement, en particulier lors des événements plus importants qui peuvent inclure des tables d’enregistrement, des enchères et des tombolas. L’enregistrement doit être aussi fluide que possible, car il s’agit de la première impression de vos invités — de plus, les gens peuvent facilement se sentir frustrés lorsqu’ils attendent trop longtemps ou que leur nom ne peut pas être trouvé sur une liste. Si vous organisez une enchère, veillez toujours à ce que quelqu’un surveille de près les articles mis en enchère — et les personnes qui font des offres pour ces articles — pour garantir un résultat équitable.

Enrôlez du personnel, des bénévoles et des membres du conseil pour travailler lors de l’événement. Assurez-vous qu’ils sont bien préparés à l’avance et comprennent les attentes concernant les rôles et responsabilités. De nombreux événements (comme les dîners de gala) ont également un code vestimentaire spécifique à respecter, alors n’oubliez pas d’informer votre personnel de toute exigence en matière de tenue. Jotform propose des dizaines de modèles de formulaires de candidature pour bénévoles disponibles, ce qui peut aider à simplifier la gestion des bénévoles de l’événement.

Technologie pour l’événement

Les événements spéciaux portent sur les détails — du décor à la musique, en passant par l’organisation de l’événement. Les invités apprécient un moyen simple et pratique de répondre pour participer à une collecte de fonds, de s’inscrire à l’avance, de s’enregistrer et d’enchérir sur des articles de vente aux enchères. De nombreuses entreprises de logiciels proposent des plateformes de soumission mobile qui permettent aux invités de s’inscrire rapidement, d’enchérir sur des articles depuis leurs téléphones mobiles (et de recevoir des messages texte lorsqu’ils sont surenchéris) et de payer pour les articles depuis leurs smartphones.

Si vous comptez sur la technologie mobile pour votre événement, assurez-vous que votre lieu dispose d’une bonne réception de téléphone portable et d’une connexion Wi-Fi solide pour les opérations en arrière-plan. Parmi les fournisseurs de logiciels d’enchères caritatives les plus populaires figurent BidPal, 501 Auctions et GiveSmart. Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion de base de données, votre fournisseur de logiciels pourrait également proposer une technologie de soumission mobile pour vos événements.

Si votre événement spécial ne comprend pas d’enchères, vous devriez quand même envisager d’équiper votre personnel d’ordinateurs portables et/ou de tablettes pour faciliter l’enregistrement et l’acceptation des paiements (vous pourrez à nouveau utiliser votre base de données existante si vous en avez une). Ajouter un lecteur de carte de crédit (comme Square ou un appareil similaire) permet à votre personnel de collecter des dons, des achats de billets de tombola et des offres en direct — ils peuvent se déplacer parmi les invités et collecter les paiements rapidement et en toute sécurité.

Étude de cas : Best Buddies à Jacksonville, FL

Best Buddies International est une organisation à but non lucratif dédiée aux personnes ayant des incapacités intellectuelles et développementales. Le chapitre de Jacksonville, FL, de Best Buddies organise un gala annuel. L’année dernière, l’organisation a utilisé pour la première fois une plateforme de soumission mobile. Cela leur a permis de toucher non seulement les personnes qui ont assisté à la collecte de fonds, mais aussi celles qui ne pouvaient pas être présentes en personne.

Le montant d’argent collecté grâce à leur enchère silencieuse est passé de 6 000 $ l’année précédente (sans plateforme mobile) à 11 500 $. Un autre aspect de l’enchère en direct, permettant aux invités de faire rapidement un don de 100 $, a permis de collecter plus de 5 000 $ en seulement quatre minutes grâce aux dons mobiles.^[4]

Suivi après l’événement

Après votre événement de collecte de fonds, calculez soigneusement toutes vos dépenses réelles et vos revenus pour obtenir une idée de vos recettes brutes et nettes. Passez en revue les meilleurs et les moins bons aspects de l’événement pour améliorer les collectes de fonds futures. Assurez-vous de remercier tous les donateurs dès que possible.

Avez-vous vu de nouveaux visages lors de l’événement ? Contactez-les par téléphone, par note, par e-mail ou lors d’une visite en personne pour leur demander comment ils auraient pu être encore plus engagés. N’oubliez pas de remercier le personnel, le conseil d’administration et les bénévoles qui ont fait de votre collecte de fonds un succès.

1. ^ Cathlene Williams, PhD. “What Should You Expect From Events?” http://web.archive.org/web/20141020040452/http://www.afpnet.org/files/ContentDocuments/WhatShouldYouExpectFromEvents.pdf
2. ^ Bizzabo, “Ten Event Planning Associations Organizers Should Know”, https://www.bizzabo.com/blog/event-planning-associations
3. ^ The Balance, “An Outline of Event Planning Expenses,” https://www.thebalancesmb.com/an-outline-of-event-planning-expenses-1223663
4. ^ Source : Interview avec le directeur régional de Best Buddies International.