L'importance de la transparence

Les donateurs ont de nombreuses options pour donner de l’argent à une organisation à but non lucratif. Selon le National Center for Charitable Statistics (NCCS),^[1] plus de 1,5 million d’organisations à but non lucratif étaient enregistrées aux États-Unis en 2016. Lorsqu’ils choisissent une œuvre de bienfaisance, les donateurs veulent s’assurer que l’organisation est digne de confiance et utilisera leur argent comme ils l’ont prévu. Comment garantir que votre organisation répond à ces attentes ? La transparence est essentielle.

Ce que recherchent les donateurs dans une organisation à but non lucratif

Les donateurs recherchent des organisations à but non lucratif qui ont un véritable impact en abordant une problématique spécifique. Ils souhaitent voir des organisations bien gérées qui n’épuisent pas les ressources et qui utilisent leurs dons judicieusement. Voici certains des éléments que les donateurs recherchent dans une organisation à but non lucratif, ainsi que des conseils sur la manière dont ces organisations peuvent communiquer avec leurs donateurs en toute transparence.

Ayez une mission claire et précise — et communiquez-la

Avant tout, les donateurs recherchent des organisations dont la mission est en accord avec leurs valeurs. Il est recommandé d’avoir une mission et une vision bien définies et de les communiquer sur le site Web de votre organisation ainsi que dans les documents imprimés tels que les rapports annuels et les bulletins d’information destinés aux donateurs. Soyez honnête et précis. Si votre organisation sert une région géographique ou un public spécifique, partagez cette information dès le début pour que les donateurs ne se sentent pas trompés ou mal informés.

Certaines organisations ajustent leur mission au fil du temps pour répondre à des besoins changeants. La March of Dimes, par exemple, existe depuis la Seconde Guerre mondiale et a été initialement fondée pour aider les Américains atteints de la polio.^[2] Une fois la polio largement éradiquée, la March of Dimes a recentré sa mission sur la prévention des malformations congénitales. Soyez honnête sur l’histoire de votre organisation, qu’elle soit longue et riche ou toute récente.

Statut d’exonération fiscale

Informez toujours les donateurs si votre organisation est une organisation exonérée d’impôts 501(c)(3). Selon l’IRS :

Pour être exonérée d’impôts en vertu de la section 501(c)(3) du Code des impôts, une organisation doit être organisée et fonctionner exclusivement à des fins exemptes définies dans la section 501(c)(3), et aucun de ses revenus ne doit bénéficier à un actionnaire ou individu privé. De plus, elle ne doit pas être une organisation d’action, c’est-à-dire qu’elle ne doit pas tenter d’influencer la législation comme une partie substantielle de ses activités et ne doit pas participer à une quelconque campagne pour ou contre des candidats politiques.^[3]

Les donateurs peuvent facilement vérifier votre statut d’exonération fiscale sur des sites comme GuideStar ou Charity Navigator.

Si votre organisation n’a pas encore obtenu le statut d’exonération fiscale, informez-en vos donateurs potentiels dès le départ. Bien qu’ils ne puissent peut-être pas bénéficier d’une déduction fiscale complète pour leur don (selon l’approbation de la demande), ils pourraient néanmoins être enthousiastes à l’idée d’aider une nouvelle organisation à but non lucratif à démarrer. Si l’IRS approuve un statut d’exonération fiscale en attente, le statut est reconnu rétroactivement à la date de création de l’organisation à but non lucratif, et les contributions des donateurs seront alors déductibles des impôts.

Informations financières

Presque toutes les organisations à but non lucratif exonérées d’impôts aux États-Unis doivent déposer un formulaire fiscal — connu sous le nom de Formulaire 990 (ou une variante, comme le Formulaire 990-EZ, le Formulaire 990-N ou le Formulaire 990-PF) — auprès du gouvernement fédéral chaque année. Les organisations à but non lucratif sont tenues de rendre publics leurs formulaires 990^[4]et nombreuses sont les organisations qui incluent un lien vers leurs 990 sur leurs sites Web. Les donateurs peuvent aussi consulter les 990 des œuvres de bienfaisance à l’aide d’outils en ligne comme GuideStar. Le formulaire 990 contient des informations telles que les membres du conseil d’administration, les employés de l’organisation percevant les salaires les plus élevés, les paiements effectués aux prestataires, le montant dépensé en publicité/promotion et en frais de bureau, le revenu total et les dépenses, et bien plus encore.

De plus, la plupart des États des États-Unis exigent que les organisations à but non lucratif déposent des états financiers audités.^[5] Dans ce document, un auditeur indépendant examine les finances d’une organisation à but non lucratif. De nombreux fonds (y compris les fondations privées, les fondations d’entreprise et les fondations familiales) demandent les états financiers audités et le formulaire 990 de l’organisation lors d’une demande de subvention.

Les organismes à but non lucratif ont également besoin d’un budget de fonctionnement annuel comprenant des détails sur le budget estimé et réel pour l’exercice fiscal précédent et en cours. Le conseil d’administration de l’organisation doit revoir et approuver le budget de fonctionnement annuel.^[6] Certains bailleurs de fonds peuvent demander le budget de fonctionnement annuel dans le cadre d’une demande de subvention.

Frais généraux

Le montant d’argent que les organisations à but non lucratif dépensent en frais administratifs et autres dépenses (fournitures de bureau, équipements, etc.) non directement liés aux programmes est appelé « frais généraux ». La sagesse conventionnelle veut que les frais généraux soient maintenus aussi bas que possible — mais ces dernières années, un certain nombre de leaders d’opinion dans le monde du bénévolat ont dénoncé cette idée.^[7]

En 2013, trois organismes de surveillance des œuvres de bienfaisance (GuideStar, Charity Navigator et la BBB Wise Giving Alliance) ont publié une lettre conjointe déboulonnant le « mythe des frais généraux ». Dan Pallotta, fondateur de nombreux événements caritatifs de grande envergure (y compris les marches de trois jours contre le cancer du sein et les randonnées de plusieurs jours contre le SIDA), ainsi qu’auteur de nombreux livres sur les organisations à but non lucratif, a fortement milité contre la vieille règle des frais généraux, donnant de nombreuses conférences et publiant de nombreux articles sur le sujet.

Bien qu’il n’existe pas de chiffre ou de ratio strict pour le montant acceptable des frais généraux, les organisations doivent tout de même être prudentes quant aux dépenses excessives. Soyez transparent avec vos donateurs sur le montant que vous consacrez aux dépenses non liées aux programmes.

De nombreuses organisations incluent ces informations (ou même un graphique circulaire avec ce détail) dans leurs rapports annuels.

Mesures et points de référence

Si votre organisation à but non lucratif reçoit une subvention d’une fondation, vous pourriez être tenu de soumettre des rapports au bailleur de fonds sur une base annuelle ou semestrielle. Il est recommandé d’inclure une section dans votre proposition de subvention expliquant comment vous prévoyez d’évaluer le programme pour lequel vous sollicitez un financement.

Conservez des enregistrements précis des personnes que vous servez ou du nombre de services que vous fournissez. Les donateurs veulent savoir comment évaluer le succès de votre organisation, et ils retiennent l’attention des organisations capables de suivre et de partager leur réussite. Actuellement, GuideStar attribue des évaluations or, argent et bronze aux organisations à but non lucratif qui offrent un haut niveau de transparence et fournissent de nombreux détails sur leur efficacité.

Rapports annuels

De nombreuses organisations distribuent un rapport annuel, soit numériquement, soit sur papier. Contrairement à un formulaire fiscal, il n’existe pas de règle absolue sur ce qui doit figurer dans le rapport annuel d’une organisation à but non lucratif. Les rapports annuels se présentent sous toutes sortes de formats, de longueurs et de configurations. Ils peuvent être très simples ou incroyablement complexes. Voici quelques éléments à envisager d’inclure dans un rapport annuel :

Les réalisations récentes de votre organisation, y compris des données sur le nombre de personnes aidées (ou le nombre d’acres de zones humides sauvegardées, d’animaux adoptés, etc.)
Des informations financières, dans un format clair et facile à comprendre
Une liste de donateurs
Des remerciements à ceux qui ont fait des dons
Des études de cas ou des profils de personnes aidées par l’organisation
Des moyens par lesquels les gens peuvent aider votre organisation (faire des dons, être bénévoles, etc.)
Des photos et des graphiques captivants

Le changement se produit… Assurez-vous de le communiquer

Parfois, malgré les meilleures intentions, les choses ne se passent pas toujours comme prévu. Par exemple, vous pouvez recevoir une subvention d’une fondation ou un don d’un particulier destiné à un projet spécifique. Ensuite, en raison de circonstances imprévues, le projet a été retardé, annulé ou n’a tout simplement pas abouti comme espéré. Par exemple, il se peut que le membre du personnel principal chargé de mener à bien le projet ait quitté l’organisation de manière inattendue. Dans tous ces cas, il est toujours préférable d’être transparent avec votre donateur à propos de la situation. Soyez proactif et communiquez tout changement concernant les plans, le personnel, les coûts, etc. Dans certaines situations, vous devrez peut-être obtenir la permission écrite du donateur pour utiliser ses fonds d’une manière différente de celle que vous aviez initialement prévue.

Autres moyens de communiquer avec transparence

Soyez clair et cohérent dans toutes vos communications avec les donateurs. Si vous dites que vous publierez un bulletin d’information mensuel ou un rapport annuel une fois par an, tenez-vous-y. Assurez-vous que votre site Web n’est pas obsolète et mettez à jour toute information incorrecte qui s’y trouve.

Vous voulez que tous vos prospects et donateurs sentent que votre organisation fonctionne toujours avec un maximum d’efficacité, de confiance et de transparence. Plus vous renforcerez la confiance dans votre organisation, plus vous recevrez de dons. L’honnêteté est véritablement la meilleure politique.

^ National Center for Charitable Statistics (NCCS), Quick Facts About Nonprofits http://web.archive.org/web/20170207055820/https://nccs.urban.org/data-statistics/quick-facts-about-nonprofits
^March of Dimes, « Une histoire de la March of Dimes » https://www.marchofdimes.org/mission/a-history-of-the-march-of-dimes.aspx
^ IRS, Exigences d’exonération – Organisations 501(c)(3) https://www.irs.gov/charities-non-profits/charitable-organizations/exemption-requirements-501c3-organizations
^ Cullinane Law Group, « Principes de base du droit des organismes à but non lucratif : les organismes à but non lucratif déposent-ils des déclarations fiscales ? Qu’est-ce qu’un 990 ? » https://cullinanelaw.com/nonprofit-law-basics-does-our-nonprofit-have-to-file-tax-returns-or-an-annual-reporting-return-with-the-irs/
^ Council of Nonprofits, « Exigences de vérification des comptes pour les organisations à but non lucratif selon la loi de l’État » https://www.councilofnonprofits.org/nonprofit-audit-guide/state-law-audit-requirements
^ Houston Chronicle, « Comment calculer un budget de fonctionnement pour une organisation à but non lucratif » https://smallbusiness.chron.com/calculate-operating-budget-nonprofit-organization-37112.html
^Nonprofit Chronicles, « Évaluer les organisations à but non lucratif : si ce n’est pas les frais généraux, alors quoi ? » https://nonprofitchronicles.com/2015/03/08/evaluating-nonprofits-if-not-overhead-then-what/