La fonctionnalité de préremplissage de formulaire de Jotform vous permet de préremplir vos champs de formulaire avec des données provenant d’un autre formulaire de votre compte. Elle sélectionne le tableau principal de soumission de votre formulaire comme source à partir de laquelle vous pouvez mapper les champs en conséquence. Bien que cela nécessite une configuration manuelle dans le formulaire, cela permet aux utilisateurs de gagner du temps en remplissant les mêmes données précédemment soumises.
Configurer les paramètres de préremplissage du formulaire
Le préremplissage de formulaire nécessite un formulaire source, vous devez donc le configurer en premier. Commençons !
- Dans le Créateur de formulaires, allez à l’onglet Publier.
- Sélectionnez l’onglet Préremplir dans le menu de gauche.
- Cliquez sur l’option Préremplissage de formulaire.
- Sélectionnez le formulaire source dans le menu déroulant et mappez les champs en conséquence. Bien que le Créateur de formulaires mappe automatiquement les champs de base, vous pouvez en mapper davantage en cliquant sur le lien Ajouter Plus.
- Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer les paramètres pour finaliser vos paramètres de préremplissage de formulaire.
Ajouter un préremplissage de formulaire
Maintenant, commençons à ajouter les éléments de préremplissage de formulaire.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau préremplissage. Cela ouvrira le tableau du formulaire sélectionné.
- Depuis le tableau, sélectionnez les soumissions que vous souhaitez utiliser pour le préremplissage. La case à cocher est disponible sur le côté gauche de chaque entrée. Une fois que vous avez terminé de sélectionner les soumissions, cliquez sur le bouton Créer pour finalement créer les URLs préremplies.
Note
Bien que vous puissiez sélectionner toutes les soumissions, vous ne pouvez créer que 20 URLs préremplies à la fois. Par conséquent, sélectionner toutes et cliquer sur le bouton Créer ne fonctionnera pas. Vous recevrez un message indiquant la limite à la place.
De plus, vous pouvez filtrer les soumissions pour afficher des informations spécifiques. Pour en savoir plus sur l’option de filtrage, veuillez consulter ce guide : Comment utiliser différents filtres pour gérer facilement vos données dans les tables Jotform.
Les URLs préremplies sont maintenant créées. Chaque URL préremplie est étiquetée en fonction du nom de l’utilisateur provenant du tableau sélectionné.
Gérer plusieurs éléments de formulaire préremplis
Une fois les éléments préremplis créés, vous pouvez maintenant les envoyer ou copier les liens. Si vous souhaitez gérer plusieurs éléments de préremplissage, sélectionnez-les dans la liste, et vous devriez voir les boutons suivants :
- Télécharger — Vous pouvez télécharger tous les éléments préremplis dans un fichier CSV.
- Envoyer une invitation — Cliquez sur ce bouton pour envoyer les éléments préremplis à leurs destinataires désignés. Comme indiqué ci-dessous, vous ne pouvez envoyer que jusqu’à 5 éléments préremplis à la fois.
- Supprimer — Pour supprimer les éléments préremplis sélectionnés. Cette action est irréversible.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Envoyer une invitation, une fenêtre pop-up remplit automatiquement les destinataires avec l’adresse e-mail de l’utilisateur. Vous pouvez changer le(s) destinataire(s) si vous le souhaitez. Vous pouvez également ajouter un message en option. Une fois prêt, cliquez sur le bouton Envoyer une invitation en bas de la fenêtre.
Note
Vous pouvez sélectionner toutes les URLs préremplies, mais vous ne pouvez envoyer une invitation qu’à un maximum de cinq (5) personnes à la fois. Sélectionner et envoyer à plus que ce nombre affichera un message d’erreur.
Gérer un élément de formulaire prérempli individuel
Sur chaque URL préremplie, cliquer sur le menu “kebab” ou 3 points vous permettra de faire les actions suivantes :
- Envoyer une invitation — Si vous souhaitez envoyer l’URL préremplie individuellement ou la renvoyer si l’utilisateur a perdu l’invitation précédente.
- Copier l’URL — Copier l’URL préremplie. C’est utile si vous souhaitez envoyer l’URL préremplie manuellement.
- Renommer — Si vous souhaitez changer le nom de l’URL préremplie.
- Supprimer — Pour supprimer l’URL préremplie.
Changer les permissions pour les utilisateurs invités dans le préremplissage de formulaire
Les utilisateurs peuvent modifier les données préremplies. Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs modifient les données, changez la permission de Modifiable à Lecture seule.
Modifier les paramètres du préremplissage de formulaire
Si vous souhaitez ajouter ou supprimer les champs mappés, cliquez sur le bouton Paramètres.
Le préremplissage de formulaire ne prend en charge que les champs suivants :
- Nom complet
- Adresse
- Texte court
- Texte long
- Complétez les blancs
- Téléphone
- Nombre
- Sélecteur de date
- Heure
- Liste déroulante
- Choix unique
- Choix multiple
- Évaluation par échelle
- Spinbox
Si vous êtes curieux de savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec le préremplissage, nous vous suggérons de consulter la page suivante : Pré-remplir les champs de formulaire avec Jotform Prefill
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