Inclure un élément Email dans un flux de travail d’approbation est crucial pour améliorer la communication et l’efficacité. Pour des processus tels que les approbations de dépenses, les demandes de congé, l’utilisation des installations, les candidatures bénévoles et les tickets d’assistance, les e-mails automatisés informent les demandeurs et les parties clés des approbations, refus ou de la nécessité d’une action supplémentaire. Cela permet à tout le monde d’être à jour sur les décisions importantes, de simplifier les tâches et d’assurer un flux d’informations fluide, aidant à gérer les demandes plus efficacement.
Ajouter des éléments Email
Suivez ces étapes simples pour ajouter des e-mails automatisés à votre flux de travail :
- Dans Builder de flux de travail, cliquez sur Ajouter des éléments sur le côté gauche de l’écran pour ouvrir le menu des éléments de flux de travail.
- Sous l’onglet Basique, faites glisser et déposez ou cliquez sur l’élément Email pour l’ajouter à votre flux de travail.
- Ensuite, dessinez une ligne de flux vers et depuis l’élément Email
pour le connecter à d’autres éléments. Voir Comment ajouter et connecter des éléments dans les flux de travail Jotform pour en savoir plus.
Maintenant que vous avez configuré cela, vous pouvez améliorer l’efficacité de votre flux de travail d’approbation, garder tout le monde informé et assurer une communication rapide et claire à chaque étape.
Notes
Un élément Email sera automatiquement ajouté au flux de travail lorsqu’un champ email est présent dans votre formulaire.
Propriétés de l’Email dans le Flux de Travail
Lorsque vous cliquez sur l’élément Email dans le Builder de flux de travail, puis sur l’icône Mail à côté, la fenêtre des propriétés Email s’ouvre, où vous pouvez personnaliser le sujet, le contenu, définir les emails de réponse et de destinataire, et gérer les pièces jointes pour vos emails de flux de travail.
Astuce Pro
Double-cliquez sur l’élément Email de votre flux de travail pour ouvrir la fenêtre des propriétés Email.
Vous trouverez trois onglets dans la fenêtre des propriétés Email : Email, Expéditeur et Avancé.
Dans l’onglet Email, vous pouvez personnaliser le sujet et le contenu de l’email du flux de travail, car chaque email n’a pas le même objectif. Utilisez le menu déroulant des Champs du formulaire pour inclure les valeurs des champs de votre formulaire dans votre message, le rendant ainsi plus attrayant. Vous pouvez également ajouter des commentaires d’approbation à partir du menu déroulant des Champs d’approbation.
Notes
- Vous devez cliquer sur le bouton Sauvegarder dans la fenêtre des propriétés Email pour que les modifications prennent effet.
- Vous pouvez envoyer un aperçu de votre email du flux de travail en cliquant sur le bouton Test Email. L’email de test sera envoyé à l’adresse email associée à votre compte.
Destinataires
Dans l’onglet Destinataire, vous pouvez définir le nom de l’expéditeur, l’email de réponse et l’email du destinataire pour un élément Email. L’email de réponse doit être votre adresse, celle d’un collègue, ou de la personne qui gère les réponses après approbation ou refus. Pour informer les demandeurs de l’état de leur demande, sélectionnez le champ email de votre formulaire pour l’Email destinataire. Si vous devez envoyer l’email à certaines personnes ou départements, saisissez directement leurs adresses électroniques dans l’Email destinataire.
Notes
- Par défaut, le premier champ email du formulaire est sélectionné comme destinataire des éléments Email dans votre flux de travail. Si votre formulaire n’inclut pas de champ email, l’email du destinataire sera vide, et vous recevrez un avertissement pour le corriger afin que toutes les étapes du flux de travail fonctionnent correctement.
- Avec un compte payant, vous pouvez ajouter jusqu’à 10 destinataires dans un seul élément Email.
Avancé
Dans l’onglet Avancé, vous pouvez configurer les options de pièces jointes pour l’email du flux de travail. Vous pouvez également masquer automatiquement les champs de formulaire vides dans le contenu de l’email et définir votre adresse email d’expéditeur préférée.
Voici un résumé de ce que fait chaque paramètre avancé pour l’élément Email dans votre flux de travail :
- Envoyer des téléchargements de fichiers en pièces jointes — Activez ceci pour inclure les fichiers téléchargés sur votre formulaire en tant que pièces jointes à l’email du flux de travail.
- Joindre PDF — Activez ceci pour envoyer une copie PDF de la soumission à l’email du flux de travail en tant que pièce jointe.
- Joindre un fichier — Cela vous permet de télécharger et de joindre des fichiers externes à l’email du flux de travail.
- Masquer les champs vides — Laissez cela activé pour exclure les champs de formulaire laissés vides lors de la soumission du contenu de l’email du flux de travail.
- Email de l’expéditeur — Initialement réglé sur l’une des adresses email d’expéditeur par défaut de Jotform. Vous pouvez sélectionner une adresse email d’expéditeur personnalisée pour votre email du flux de travail en l’ajoutant à votre compte via SMTP. Voir Comment configurer SMTP pour un formulaire pour plus d’informations.
Notes
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The option Masquer les champs vides ne fonctionne que pour le tableau de données qui fait partie du modèle d’e-mail de flux de travail par défaut. Vous pouvez toujours ajouter du texte, de nouvelles lignes et des colonnes supplémentaires au tableau, mais souvenez-vous de conserver les colonnes d’étiquette de champ et de balise de champ d’origine intactes. - Il y a une limite de 5 Mo pour les pièces jointes sur les emails envoyés depuis l’adresse email d’expéditeur par défaut de Jotform. Si la taille totale de tous les fichiers dépasse cette limite, ils ne seront pas joints à l’email de flux de travail.
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