Comment configurer une approbation dans les Flux de travail Jotform

L’élément Approbation dans les Flux de travail Jotform vous permet de configurer et de définir les résultats de votre flux d’approbation. En plus des options par défaut Approuver et Refuser, vous pouvez ajouter d’autres résultats si nécessaire et même configurer des approbations en plusieurs étapes ou en parallèle.

Ajouter un élément d’approbation

Pour utiliser l’élément Approbation, procédez comme suit :

1. Accédez à votre formulaire dans le Générateur de Flux de travail Jotform et ajoutez l’élément Approbation à votre flux.

2. Ajoutez et connectez les éléments selon vos besoins pour chaque résultat. Consultez notre guide Comment ajouter et connecter des éléments dans les Flux de travail Jotform pour en savoir plus.

3. Assignez un résultat pour chaque lien. Pour cela, sélectionnez Éditer dans la fenêtre des Sélectionner le résultat pour ouvrir le menu avec les options.

4. Vous pouvez personnaliser davantage votre flux de travail si nécessaire.
5. Finalisez votre flux avec un élément Fin pour compléter la configuration.

Configurer l’élément Approbation

Pour afficher les propriétés de l’élément Approbation, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l’icône d’engrenage à droite de l’élément Approbation.

2. Modifiez les paramètres en fonction de vos besoins dans le volet Propriétés de l’élément Approbation.

Voici les options disponibles sous l’onglet Général :

• Résultats : Approuvé et Refusé sont les résultats configurés par défaut. Vous pouvez ajouter d’autres options de réponse personnalisées en cliquant sur le lien Ajouter un nouveau résultat. Changez la couleur d’un résultat en le survolant et en sélectionnant l’icône de goutte d’encre à droite.
• Approbateurs : défini sur votre adresse email par défaut. Vous pouvez spécifier l’adresse email de l’approbateur ou la mapper aux champs email de votre formulaire en utilisant le menu déroulant Champs.
• Règle d’achèvement : si vous avez plusieurs approbateurs, vous pouvez définir la règle d’achèvement du résultat.
• Emails de notification : notifiez les approbateurs par email. Cliquez sur le bouton Modifier l’email pour personnaliser l’adresse email envoyée à vos approbateurs.
• Exiger une connexion pour l’approbateur : désactivez cette option si vous n’avez pas besoin que vos approbateurs se connectent à leur compte Jotform pour compléter leurs tâches. L’utilisation d’une approbation basée sur le compte ou l’exigence de connexion est fortement recommandée afin que vos approbateurs puissent suivre leurs activités via Jotform.

3. Accédez à l’onglet Avancé pour découvrir plus d’options.

Voici les options disponibles sous l’onglet Avancé :

• Exiger des commentaires : demandez à vos approbateurs d’ajouter des commentaires sur la demande dans la Boîte de réception Jotform pour accomplir la tâche.
• Réassigner : permettez à vos approbateurs, dans la Boîte de réception Jotform, de réassigner leur tâche à une autre personne.
• Demande d’informations supplémentaires : permettez à vos approbateurs, dans la Boîte de réception Jotform, de demander plus de détails sur la soumission avant d’approuver ou de rejeter la demande.
• Transmission : envoyez automatiquement la demande à une autre personne si l’approbateur principal ne complète pas la tâche dans le délai imparti.
• Expiration : configurez la demande d’approbation pour qu’elle expire automatiquement après un certain délai ou à une date spécifique.
• Terminer automatiquement la tâche : configurez l’élément Approbation pour qu’il sélectionne automatiquement un résultat après un certain délai ou une date spécifique.
• Envoyer des emails de rappel : envoyez des rappels périodiques à vos approbateurs pour qu’ils complètent leurs tâches.

Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées à mesure que vous les apporter.