Logiciel de gestion documentaire

Il nous a fallu environ une semaine pour passer des formulaires papier aux formulaires électroniques. Passer aux formulaires en ligne nous a permis de prendre en charge beaucoup plus de tâches que nous n'en avions l'habitude avec nos ressources limitées.

Nous utilisons les formulaires en ligne Jotform pour notre processus d'inscription ouvert. Cela nous a permis d'éliminer plus de 700 formulaires d’inscription papier chaque année.

Le générateur de PDF dynamique est très utile car les tribunaux ont besoin que la requête en ligne ressemble exactement à la requête imprimée. La seule différence est que tout est saisi dans les formulaires en ligne. Les juges apprécient de ne plus avoir à lire les requêtes manuscrites car ils s'appuient sur ces informations pour prendre leurs décisions. S'ils ne parviennent pas à déchiffrer la description écrite de l'abus, indemniser les victimes peut prendre plus de temps.

Grâce à l'éditeur PDF de Jotform, nous pouvons créer des versions numériques des formulaires papier requis par le gouvernement pour faire un suivi des vaccinations, obtenir les signatures horodatées des parents, du personnel infirmier et du personnel scolaire, et conserver le tout dans notre processus d'inscription. Si un audit est nécessaire, notre personnel infirmier peut facilement télécharger ou imprimer toutes les données nécessaires depuis Jotform. Cela a permis de gagner beaucoup de temps.

Nous utilisons un flux de travail assez important pour notre programme de référence en matière de sécurité publique. Une fois que les employés ont soumis un formulaire, celui-ci est automatiquement transmis aux RH pour approbation. Nous avons également intégré un système de délais dans le flux de travail, ce qui permet de rappeler automatiquement aux employés qu'ils doivent remplir le formulaire au bout d'un certain temps.