Étapes pour recevoir un e-mail avec la soumission d'un formulaire
- Allez sur la page de création de formulaires dans Google Forms.
- Cliquez sur l’onglet Réponses.
- Cliquez sur l’icône à trois points.
- Sélectionnez “Recevoir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses”.
- Vous êtes maintenant configuré.
Tutoriel interactif étape par étape
Google Forms a débuté en tant qu’extension de Google Sheets, l’outil de feuille de calcul en ligne populaire de Google. Avec ces deux produits, il est très facile d’enregistrer automatiquement les soumissions de formulaires dans une feuille de calcul.
Mais que faire si vous souhaitez recevoir un e-mail lorsqu’un formulaire Google est soumis ? Heureusement, cette automatisation est également facile à configurer.
Dans cet article, nous expliquerons comment recevoir une notification par e-mail automatique chaque fois que quelqu’un remplit votre formulaire Google. Nous examinerons également quelques autres actions que vous pouvez effectuer lorsque qu’un répondant clique sur le bouton de soumission.
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La solution de création de formulaires complète de Jotform est adaptée aux mobiles et dispose du plus grand nombre d’intégrations dans l’industrie. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser des workflows, recueillir des prospects, et bien plus encore.
Recevez une notification par e-mail
Pour commencer, rendez-vous sur la page de création de formulaires dans Google Forms, où vous verrez trois onglets en haut. L’onglet par défaut est Questions. Pour configurer les notifications par e-mail, cliquez sur l’onglet Réponses.
Dans le coin supérieur droit de la section des réponses, se trouvent deux icônes. Cliquez sur l’icône à trois points à droite.
Maintenant, sélectionnez Recevoir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses dans le menu déroulant. Et voilà, vous êtes maintenant configuré pour recevoir des notifications à l’adresse e-mail associée à votre compte Google.
Comme vous pouvez le voir, c’est assez simple. Et si c’était tout ce que vous aviez besoin de savoir, merci d’avoir lu.
Mais si vous vous demandez ce que vous pouvez encore faire avec les formulaires, continuez la lecture pour découvrir comment déclencher d’autres actions lorsque quelqu’un remplit un formulaire.
Pro Tip
Envoyez automatiquement des e-mails à vos utilisateurs de formulaire après qu’ils aient soumis leurs réponses gratuitement avec Jotform.
Envoyer une notification par e-mail à votre répondant
Pour informer un répondant que sa soumission de formulaire Google a été reçue, le remercier de son temps, ou lui envoyer tout autre type de message, vous pouvez automatiquement lui envoyer un e-mail. Comme mentionné dans la section précédente, vous trouverez trois onglets dans la barre supérieure de la page de création de formulaires dans Google Forms. Pour informer les répondants lorsque leur soumission est reçue, cliquez sur le troisième onglet : Paramètres.
Dans l’onglet paramètres, la deuxième section en bas est Réponses. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté pour l’étendre. Cela révélera quelques options.
Pour envoyer à vos répondants un résumé par e-mail de leur soumission, activez les deux premières options dans la section Réponses.
Tout d’abord, assurez-vous que le paramètre Collecter les adresses e-mail est activé (vous aurez besoin d’une adresse e-mail pour envoyer la notification). Ensuite, sélectionnez une option sous Envoyer aux répondants une copie de leur réponse — soit Lorsqu’il est demandé, pour donner aux répondants la possibilité d’être notifiés, soit Toujours.
Exporter vers une feuille de calcul
Nous avons abordé cette fonctionnalité au début de cet article. L’enregistrement des réponses aux formulaires dans une feuille de calcul en ligne est en grande partie ce qui a rendu Google Forms aussi populaire. Voici comment cela fonctionne.
En partant à nouveau de la barre d’onglets en haut, naviguez vers l’onglet Réponses.
Dans le coin supérieur droit de la zone des réponses, il y a deux boutons : un bouton de menu à trois points et une icône verte qui ressemble à une feuille de calcul. Cliquez sur l’icône verte de la feuille de calcul.
Par défaut, l’option Créer une nouvelle feuille de calcul est sélectionnée. Nommez le fichier comme vous le souhaitez et cliquez sur Créer.
Un nouvel onglet s’ouvrira dans votre navigateur vous montrant la nouvelle feuille de calcul connectée à votre formulaire. Chaque colonne représente une question de votre formulaire, et chaque ligne affichera une réponse.
Désormais, toute modification que vous apportez à votre formulaire sera automatiquement mise à jour dans votre feuille de calcul. Les questions que vous ajoutez seront ajoutées à droite des colonnes existantes. Les modifications apportées aux questions existantes, comme le renommage, mettront à jour les en-têtes de colonne.
Les modifications ne seront pas instantanées, cependant. Si votre feuille de calcul semble désynchronisée, essayez de basculer entre les onglets de votre formulaire ou simplement de rafraîchir la page.
Faites plus avec les automatisations
L’envoi d’e-mails est bien, mais que pouvez-vous faire d’autre lorsque votre visiteur appuie sur ce bouton de soumission ?
Par exemple, vous pourriez vouloir automatiquement réserver un rendez-vous dans un calendrier. Ou vous pourriez vouloir envoyer un e-mail à un groupe de personnes. Peut-être souhaitez-vous envoyer les données de votre formulaire vers une autre plateforme, comme Airtable.
Si vous voulez améliorer la fonctionnalité de vos formulaires, vous pouvez utiliser un outil comme Zapier. Zapier vous permet de connecter à peu près n’importe quel outil logiciel sur Internet à un autre, y compris Google Forms et Google Sheets. Choisissez simplement les plateformes que vous voulez connecter et spécifiez les déclencheurs et actions pour votre automatisation.
Des automatisations de soumission de formulaire encore plus faciles
Zapier est un excellent outil pour connecter des logiciels, mais sa configuration peut être un peu compliquée au début. C’est aussi une application tierce qui nécessite un plan payant si vous souhaitez configurer plus de cinq automatisations. Si vous préférez Google Forms parce qu’il est gratuit, alors Zapier peut ne pas être votre meilleur choix.
Il existe un autre outil de formulaire gratuit qui vous offre de nombreuses fonctionnalités dès le départ : Jotform. Vous pouvez réaliser chacun des trois scénarios mentionnés dans la section précédente avec Jotform, sans besoin de logiciel supplémentaire.
Jotform propose un widget qui vous permet d’ajouter un système de réservation de rendez-vous à un formulaire. Vous pouvez envoyer une notification par e-mail à vous-même ou à plusieurs destinataires lorsqu’un formulaire est complété (bien que vous devrez avoir un plan payant pour envoyer une notification à plus d’un destinataire). Et vous pouvez facilement vous connecter à de nombreux autres outils, comme Google Sheets, grâce aux 150-plus intégrations de Jotform.
En fait, vous n’avez même pas besoin d’une intégration pour ajouter les résultats de votre formulaire à une feuille de calcul. Jotform Tables peut enregistrer automatiquement les soumissions dans une base de données de type tableur qui fonctionne davantage comme Airtable que Google Sheets. Vous pourrez organiser, trier et gérer vos soumissions de formulaires en un seul endroit. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui.
Consultez également le guide détaillé de Jotform sur : Google Forms
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