Les étapes pour recevoir un email de notification à chaque soumission d'un formulaire
- Accédez à la page de création de formulaires dans Google Forms.
- Cliquez sur l’onglet Réponses.
- Cliquez sur l’icône à trois points.
- Sélectionnez « Recevoir des notifications par email pour les nouvelles réponses ».
- La configuration de ce paramètre est terminée.
Tutoriel interactif étape par étape
Google Forms a été créé à l’origine comme module complémentaire de Google Sheets, le tableur en ligne populaire de Google. Grâce à ces deux produits, il est très facile d’enregistrer automatiquement les formulaires soumis dans une feuille de calcul.
Mais que faire si vous souhaitez recevoir un e-mail de notification lorsqu’un formulaire Google est soumis ? Heureusement, cette automatisation est également facile à configurer.
Découvrez dans cet article comment recevoir une notification par email automatique dès qu’un participant remplit votre formulaire Google. Nous aborderons également quelques autres actions que vous pouvez effectuer lorsqu’un répondant clique sur le bouton « Envoyer ».
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La solution de création de formulaires complète de Jotform est adaptée aux mobiles et dispose du plus grand nombre d’intégrations dans l’industrie. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser des workflows, recueillir des prospects, et bien plus encore.
Comment recevoir une notification par email
Pour activer les notifications par email, commencez par ouvrir la page de création de votre formulaire Google. Par défaut, vous êtes dans l’onglet Questions. Pour configurer les alertes, basculez vers l’onglet Réponses.
En haut à droite de cette section, cliquez sur l’icône à trois points (menu Options).
Dans le menu déroulant, sélectionnez Recevoir des notifications par email pour les nouvelles réponses. Et voilà ! Vous recevrez désormais un email à chaque soumission, directement à l’adresse associée à votre compte Google.
Comme vous pouvez le voir, c’est assez simple. Et si c’est tout ce qu’il vous fallait, merci de votre lecture.
Mais si vous souhaitez aller plus loin et déclencher d’autres actions lorsqu’un formulaire est rempli, poursuivez votre lecture.
Conseil de pro
Envoyez automatiquement et gratuitement des emails aux utilisateurs de votre formulaire après qu’ils ont soumis leurs réponses avec Jotform.
Comment envoyer une notification par email à votre répondant
Pour notifier un répondant que sa soumission de formulaire Google a bien été reçue, le remercier pour le temps qu’il y a consacré ou lui transmettre un message personnalisé, vous pouvez configurer l’envoi automatique d’un email de notification via Google Forms. Pour cela, rendez-vous dans l’interface de création de votre formulaire, puis cliquez sur le troisième onglet en haut de la page : Paramètres.
Faites défiler jusqu’à la deuxième section intitulée Réponses. Cliquez sur la flèche située à côté pour l’ouvrir. Vous verrez alors plusieurs options s’afficher.
Pour envoyer à vos répondants un résumé par email de leur soumission, activez les deux premières options dans la section Réponses.
Commencez par activer l’option Collecter les adresses email (nécessaire pour envoyer les notifications). Ensuite, sous Envoyer aux répondants une copie de leur réponse, choisissez une option : Sur demande, pour laisser le choix au répondant ; ou Toujours, pour envoyer systématiquement une copie.
Comment exporter les soumissions vers une feuille de calcul
Nous avons abordé cette fonctionnalité au début de cet article. L’enregistrement des réponses aux formulaires dans une feuille de calcul en ligne est en grande partie ce qui a rendu Google Forms aussi populaire. Voici comment cela fonctionne.
En partant à nouveau de la barre d’onglets en haut, naviguez vers l’onglet Réponses.
Dans le coin supérieur droit de la zone des réponses, vous trouverez deux boutons : un bouton de menu à trois points et une icône verte, qui ressemble à une feuille de calcul. Cliquez sur cette icône.
Par défaut, l’option Créer une nouvelle feuille de calcul est sélectionnée. Nommez le fichier comme vous le souhaitez et cliquez sur Créer.
Un nouvel onglet s’ouvrira dans votre navigateur vous montrant la nouvelle feuille de calcul connectée à votre formulaire. Chaque colonne représente une question de votre formulaire, et chaque ligne affichera une réponse.
Désormais, toute modification apportée à votre formulaire sera automatiquement mise à jour dans votre feuille de calcul. Les questions que vous ajoutez seront ajoutées à droite des colonnes existantes. Les modifications apportées aux questions existantes, comme le renommage, mettront à jour les en-têtes de colonne.
Les modifications ne seront pas instantanées, cependant. Si votre feuille de calcul semble désynchronisée, essayez de basculer entre les onglets de votre formulaire ou simplement de rafraîchir la page.
Faites plus avec les automatisations
L’envoi d’emails est une méthode efficace, mais que faire d’autre lorsqu’un visiteur clique sur le bouton de soumission de votre formulaire ?
Par exemple, vous pourriez vouloir planifier automatiquement un rendez-vous dans un agenda, envoyer un message à une équipe, ou encore transférer les données du formulaire vers une plateforme tierce comme Airtable.
Pour enrichir les fonctionnalités de vos formulaires, vous pouvez recourir à un outil comme Zapier, qui permet de connecter pratiquement n’importe quel service en ligne à un autre, y compris Google Forms et Google Sheets. Il vous suffit de sélectionner les plateformes à relier, puis de définir les déclencheurs et les actions souhaités pour automatiser votre processus.
Comment automatiser les soumissions de formulaires encore plus facilement
Zapier est un excellent outil pour connecter différents logiciels, mais sa configuration peut s’avérer complexe au départ. De plus, il s’agit d’une application tierce nécessitant un abonnement payant si vous souhaitez créer plus de cinq automatisations. Si vous avez choisi Google Forms pour sa gratuité, Zapier ne sera peut-être pas la solution idéale.
Il existe toutefois une alternative gratuite offrant de nombreuses fonctionnalités dès le départ : Jotform. Avec Jotform, vous pouvez mettre en œuvre chacun des trois scénarios évoqués précédemment, sans avoir recours à des outils externes.
Jotform propose un widget qui permet d’ajouter directement un système de prise de rendez-vous dans vos formulaires. Vous pouvez configurer l’envoi automatique d’email de notification, à vous-même ou à plusieurs destinataires lorsqu’un formulaire est complété (l’envoi à plusieurs adresses nécessite un forfait payant). Et vous pouvez facilement vous connecter à de nombreux autres outils, comme Google Sheets, grâce aux plus de 150 intégrations proposées par Jotform.
Mieux encore, vous n’avez même pas besoin d’une intégration pour centraliser les données de vos formulaires dans une feuille de calcul. Avec Tableaux Jotform, chaque soumission est automatiquement enregistrée dans une base de données au format tableur, à mi-chemin entre Google Sheets et Airtable. Vous pouvez y trier, organiser et gérer toutes vos réponses au même endroit. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui.
Consultez également le guide détaillé de Jotform sur : Google Forms
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