Comment créer des rapports avec Google Forms

Tutoriel interactif étape par étape

Quelle que soit votre secteur d’activités, vous utilisez probablement des formulaires, que ce soit pour intégrer des employés, rationaliser le processus d’admission des patients, planifier des rendez-vous ou effectuer d’autres tâches. Parmi les types de formulaires les plus populaires figure le sondage, qui vous permet de collecter des données exploitables auprès de vos clients, employés et fournisseurs pour optimiser vos processus étier et éclairer votre prise de décision.

Un des moyens les plus efficaces pour créer, personnaliser et partager des sondages ou enquêtes est d’utiliser un générateur de formulaires en ligne comme Google Forms, un outil qui permet à quiconque de concevoir des formulaires attrayants et professionnels en quelques minutes. Google Forms inclut également une fonctionnalité de rapport qui permet de visualiser et de télécharger les réponses des formulaires et sondages par question, par répondant ou dans une feuille de calcul consolidée. Voici comment vérifier et partager les résultats de vos formulaires et générer des rapports avec Google Forms.

Vous recherchez la meilleure alternative à Google Forms ?

La solution complète de création de formulaires de Jotform est adaptée aux mobiles et offre le plus grand nombre d’intégrations dans l’industrie. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser les workflows, recueillir des prospects, et plus encore.

Migrer vos formulaires vers Jotform

ou

Partir de zéro

Vérifier les résultats de formulaires avec Google Forms

Imaginez que vous êtes organisateur d’événements et que vous avez récemment créé et distribué un sondage de satisfaction sur un événement en utilisant le modèle de formulaire de retour d’événement de Google Forms. Alors que les participants soumettent leurs réponses, vous souhaitez consulter les résultats pour avoir une idée de leur satisfaction globale.

Avec Google Forms, consulter les réponses des formulaires est facile. Il suffit de suivre ces étapes :

1. Ouvrez votre formulaire dans Google Forms.
2. Cliquez sur l’onglet Réponses en haut au centre de l’écran.
   • Cliquez sur l’onglet Résumé pour afficher tous les résultats par question. Cette section présente des graphiques simples pour les données numériques du sondage, que vous pouvez copier et coller dans un rapport ailleurs. Par exemple, vous pourriez vouloir copier un graphique illustrant spécifiquement l’avis des participants sur le kit d’accueil ou les activités programmées.
   • Cliquez sur Individuel si vous souhaitez consulter les réponses de chaque répondant. (Sélectionnez Précédent < ou Suivant > pour passer d’une soumission à l’autre.)
   • Cliquez sur Lien vers Sheets et sélectionnez Créer une feuille de calcul pour afficher toutes les réponses dans une feuille de calcul. Pour exporter toutes les réponses dans un fichier CSV, accédez simplement à l’onglet Réponses, puis cliquez sur les trois points verticaux, puis sélectionnez Télécharger les réponses (.csv).

Partager les résultats des soumissions de formulaires avec Google Forms

Pouvoir partager les données et les retours collectés avec des collègues facilite l’analyse et la collaboration, ce qui est une autre raison pour laquelle Google Forms est un outil de sondage en ligne si populaire.

Voici comment partager les réponses de formulaires avec Google Forms :

1. Ouvrez votre formulaire dans Google Forms.
2. Cliquez sur l’onglet Réponses en haut au centre de l’écran.
3. Cliquez sur Lien vers Sheets.
4. Sélectionnez Créer une feuille de calcul (le formulaire ou sondage que vous souhaitez partager devrait y être répertorié) et cliquez sur Créer.
5. Une feuille de calcul s’ouvre alors automatiquement dans une autre fenêtre, et vous pouvez cliquer sur Afficher dans Sheets dans le haut de votre formulaire Google pour accéder à Google Sheets.
6. Cliquez sur le bouton Partager en haut à droite de votre écran pour ajouter des adresses email ou copier le lien de la feuille de calcul pour partager votre formulaire autrement, par exemple, sur une plateforme de messagerie d’entreprise comme Slack.

Générer un rapport à l’aide de Google Forms

Bien qu’il soit relativement simple de consulter et partager les réponses à un formulaire dans Google Forms, la génération de rapports personnalisés est un peu plus complexe. Voici comment créer des graphiques récapitulatifs personnalisables à partir des résultats d’un sondage ou d’une enquête, en utilisant Google Sheets.

1. Créez une nouvelle feuille de calcul contenant les réponses compilées de votre sondage. (Pour cela, suivez les étapes 1 à 5 de la section précédente.)
2. Nommez une plage de cellules afin de pouvoir créer des formules de synthèse des résultats. Chaque colonne correspond à une question du sondage, et chaque ligne représente les réponses données par un répondant.
   • En reprenant l’exemple du sondage de satisfaction à un événement, la première colonne (juste après l’horodatage) pourrait être : « Quelle note donneriez-vous à l’événement ? ». Pour générer un rapport dans Google Forms, vous devez nommer chaque colonne.
     • Cliquez sur la lettre de la colonne que vous souhaitez nommer pour la sélectionner entièrement.
     • Dans le menu supérieur, cliquez sur Données, puis sur Plages nommées.
     • Saisissez le nom de la plage, tel que « Satisfaction_globale_événement », pour cette colonne particulière. (Ces noms ne peuvent contenir que des chiffres alphanumériques et des traits de soulignement — pas d’espaces ni de ponctuation — et ils ne peuvent pas commencer par un chiffre.) 
     • Cliquez sur OK.
3. Ajoutez une nouvelle feuille dans la feuille de calcul en sélectionnant le signe plus dans le coin inférieur gauche.
   • Dans la colonne A de cette feuille, listez toutes les réponses possibles à la question du sondage surlignée dans la première étape. En restant sur notre sondage de retour d’expérience de l’événement, les cinq réponses suivantes seraient listées verticalement dans la colonne A : 1, 2, 3, 4, 5 (indiquant le niveau de satisfaction des répondants pour l’événement de 1 à 5).
4. Utilisez la fonction COUNTIF dans Google Sheets pour calculer combien de fois une réponse ou un point de données particulier est apparu dans la plage nommée sélectionnée.
   • Insérez la formule COUNTIF dans la première cellule de la colonne B. (Google Sheets devrait alors proposer d’appliquer la même formule dans les lignes restantes.) La formule COUNTIF ressemble à ceci : =COUNTIF(Satisfaction_globale_événement, A1)
5. Avec le nouvel ensemble de données, créez un graphique de vos réponses.
   • Sélectionnez toutes les données dans les colonnes A et B.
   • Cliquez sur Insertion dans la barre de menu.
   • Sélectionnez Graphique pour accéder à l’Éditeur de graphique.
   • Choisissez le type de graphique que vous souhaitez créer, par exemple, un histogramme ou un graphique à secteurs, sous l’onglet Configurer.

Le Générateur de rapports Jotform, l’alternative idéale aux rapports Google Forms

Comme vous pouvez le constater, bien que vous puissiez utiliser Google Forms pour créer des rapports, le processus est plutôt long et ardu.

Heureusement, de nombreuses alternatives à Google Forms offrent de meilleures capacités de génération de rapports. Le Générateur de formulaires en ligne Jotform, par exemple, est l’un des meilleurs : il dispose de tous les outils nécessaires pour créer et personnaliser des formulaires et enquêtes impeccables et attrayants pour collecter des données. Jotform propose une bibliothèque de plus de 10 000 modèles de formulaires personnalisables et s’intègre à plus de 100 applications tierces populaires. De plus, il offre une fonctionnalité de glisser-déposer, ne requiert aucune ligne de code, et rend la création de formulaires et la collecte de données faciles et efficaces.

Avec le Générateur de rapports de Jotform, vous pouvez convertir ces réponses soumises en rapports perspicaces et visuellement attrayants en quelques minutes. Le Générateur de rapports de Jotform vous aide à :

• optimiser l’apparence et le style de votre présentation en utilisant une grande variété d’options de design de rapport, y compris différents types de graphiques, couleurs, icônes et formes
• intégrer des rapports en direct directement sur votre site web
• partager instantanément vos rapports avec des collègues et clients pour améliorer les flux de travail 
• enregistrer vos rapports en tant que PDF pour les imprimer et les partager lors de réunions

Finalement, que vous utilisiez Google Forms ou le Générateur de rapports de Jotform, ces deux outils vous permettent de convertir les réponses des formulaires en rapports professionnels basés sur les données, peu importe votre niveau de compétences en codage. Donc, quel que soit votre choix, n’hésitez pas à les utiliser pour analyser vos données, et impressionnez vos collègues et managers avec des rapports visuellement attrayants qui vous aideront également à prendre des décisions plus éclairées.

Photo par CoWomen sur Unsplash