Comment créer des rapports Google Forms

Tutoriel interactif étape par étape

Quelle que soit votre industrie, vous utilisez probablement des formulaires — que ce soit pour intégrer des employés, rationaliser le processus d’admission des patients, planifier des rendez-vous ou effectuer d’autres tâches. Un type de formulaire populaire est le sondage, qui vous aide à recueillir des données exploitables auprès de vos clients, employés et fournisseurs pour optimiser les processus d’affaires et améliorer la prise de décision.

Un des moyens les plus efficaces pour créer, éditer et partager des sondages est d’utiliser un créateur de formulaires en ligne comme Google Forms, un outil qui permet à quiconque de construire des formulaires attrayants et professionnels en quelques minutes. Google Forms inclut également une fonctionnalité de rapport qui permet aux utilisateurs de visualiser et de télécharger les réponses des formulaires et sondages par question, par personne, ou dans une feuille de calcul consolidée. Voici comment vérifier et partager les résultats avec Google Forms ainsi que comment générer des rapports Google Forms.

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La solution complète de création de formulaires de Jotform est adaptée aux mobiles et offre le plus grand nombre d’intégrations dans l’industrie. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser les workflows, recueillir des prospects, et plus encore.

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Comment vérifier les résultats de formulaires avec Google Forms

Imaginez que vous êtes organisateur d’événements et que vous avez récemment créé et distribué un sondage de retour d’expérience sur un événement en utilisant le modèle de formulaire de retour d’événement de Google Forms. Alors que les gens soumettent leurs réponses, vous souhaitez consulter les résultats pour avoir une idée de leur satisfaction globale.

Avec Google Forms, consulter les réponses des formulaires est facile avec ces étapes :

1. Ouvrez votre formulaire dans Google Forms.
2. Cliquez sur Réponses en haut au centre de l’écran.
   • Cliquez sur Résumé pour voir tous les résultats par question. Cette section affiche des graphiques simples pour les résultats numériques des sondages que vous pouvez copier et coller dans un rapport ailleurs. Par exemple, vous pouvez vouloir copier un graphique concernant spécifiquement comment les participants à l’événement ont ressenti le kit de bienvenue ou les activités prévues.
   • Cliquez sur Individuel si vous souhaitez voir les réponses par personne. (Sélectionnez Précédent < ou Suivant > pour basculer entre les soumissions.)
   • Cliquez sur Créer un export de feuille de calcul vers Google Sheets pour voir toutes les réponses dans une feuille de calcul. Pour télécharger toutes les réponses en tant que fichier CSV, sélectionnez simplement Réponses, les trois points verticaux, puis Télécharger les réponses (.csv).

Comment partager les résultats de formulaires avec Google Forms

Pouvoir partager les données et les retours collectés avec des collègues facilite l’analyse et la collaboration, ce qui est une autre raison pour laquelle Google Forms est un outil de sondage en ligne si populaire.

Voici comment partager les réponses de formulaires avec Google Forms :

1. Ouvrez votre formulaire dans Google Forms.
2. Cliquez sur Réponses en haut au centre de l’écran.
3. Cliquez sur Lien vers Sheets.
4. Sélectionnez Créer une nouvelle feuille de calcul (le formulaire ou sondage que vous souhaitez partager devrait y être listé) et cliquez sur Créer.
5. La nouvelle feuille de calcul devrait s’ouvrir automatiquement, ou vous pouvez cliquer sur Voir dans Sheets pour aller à Google Sheets.
6. Cliquez sur le bouton Partager en haut à droite de votre écran pour ajouter des adresses email ou copier le lien de la feuille de calcul pour partager votre formulaire autrement — comme sur une plateforme de messagerie d’entreprise comme Slack.

Comment générer un rapport à l’aide de Google Forms

Bien que consulter et partager les réponses des formulaires dans Google Forms soit assez simple, générer des rapports Google Forms est un peu plus compliqué. Voici comment créer des graphiques récapitulatifs personnalisables des résultats d’enquête à l’aide de Google Sheets.

1. Créez une nouvelle feuille de calcul avec vos réponses d’enquête compilées. (Pour ce faire, suivez les étapes 1 à 5 de la section précédente.)
2. Nommer une plage de cellules pour créer des formules résumant les résultats du sondage. Chaque question de la feuille affiche l’une des questions du sondage, tandis que chaque ligne affiche les différentes réponses aux questions du sondage.
   • En utilisant le sondage de retour d’expérience sur l’événement comme exemple, vous verrez la première colonne — située à droite de Horodatage — est “Quelle est votre satisfaction vis-à-vis de l’événement ?”. Pour générer un rapport dans Google Forms, vous devez nommer chaque colonne.
     • Cliquez sur la lettre de la colonne pour surligner toute la colonne/question du sondage.
     • Cliquez sur Données dans la barre d’outils en haut, puis sur Plages nommées.
     • Saisissez le nom de la plage, tel que “Satisfaction_globale_événement”, pour cette colonne particulière. (Ces noms ne peuvent contenir que des chiffres alphanumériques et des traits de soulignement — pas d’espaces ou de ponctuation — et ils ne peuvent pas commencer par un chiffre.) 
     • Cliquez sur Terminé.
3. Ajoutez une nouvelle feuille dans la feuille de calcul en sélectionnant le signe plus dans le coin inférieur gauche.
   • Dans la colonne A de cette feuille, listez toutes les réponses possibles à la question du sondage surlignée dans la première étape. En restant sur notre sondage de retour d’expérience de l’événement, les cinq réponses suivantes seraient listées verticalement dans la colonne A : 1, 2, 3, 4, 5 (indiquant le niveau de satisfaction des répondants pour l’événement de 1 à 5).
4. Utilisez la fonction COUNTIF dans Google Sheets pour calculer combien de fois une réponse ou un point de données particulier est apparu dans la plage nommée sélectionnée.
   • Insérez la formule COUNTIF dans la première cellule de la colonne B. (Google Sheets devrait alors proposer d’appliquer la même formule dans les lignes restantes.) La formule COUNTIF ressemble à ceci : =COUNTIF(Satisfaction_globale_événement, A1)
5. Avec le nouvel ensemble de données, créez un graphique de vos réponses d’enquête.
   • Sélectionnez toutes les données dans les colonnes A et B.
   • Cliquez sur Insérer dans la barre de menu.
   • Sélectionnez Graphique pour accéder à l’Éditeur de graphique.
   • Choisissez le type de graphique que vous souhaitez créer — comme un histogramme ou un graphique circulaire — sous l’onglet Configuration.

Jotform Report Builder : Une excellente alternative aux rapports Google Forms

Comme vous pouvez le voir, bien que vous puissiez utiliser Google Forms pour créer des rapports Google Forms, c’est un processus long et ardu.

Heureusement, de nombreuses alternatives à Google Forms offrent de meilleures capacités de reporting. Le créateur de formulaires en ligne Jotform, par exemple, dispose de tous les outils nécessaires pour créer et personnaliser des formulaires et enquêtes impeccables et attrayants pour collecter des données. Jotform propose une bibliothèque de plus de 10 000 modèles de formulaires personnalisables et s’intègre à plus de 100 applications tierces populaires. De plus, il offre une fonctionnalité de glisser-déposer sans code pour rendre la création de formulaires et la collecte de données faciles et efficaces.

Surtout, avec le Report Builder de Jotform, vous pouvez convertir ces réponses soumises en rapports perspicaces et visuellement attrayants en quelques minutes. En utilisant Jotform Report Builder, vous pouvez

• Optimiser le design de votre présentation en utilisant une grande variété d’options de design de rapport, y compris différents types de graphiques, couleurs, icônes et formes
• Intégrer des rapports en direct directement sur votre site web
• Partager instantanément vos rapports avec des collègues et clients pour améliorer les flux de travail 
• Enregistrer vos rapports en tant que PDF pour les imprimer et les partager lors de réunions

Finalement, que ce soit Google Forms ou Jotform Report Builder, les deux permettent aux utilisateurs de convertir les réponses des formulaires en rapports professionnels basés sur les données — peu importe leurs compétences en codage. Donc, quel que soit votre choix, vous serez plus que prêt à analyser vos données, impressionner vos collègues et superviseurs avec des rapports visuellement attrayants et prendre de meilleures décisions d’affaires.

Photo par CoWomen sur Unsplash