Que ce soit au bureau de la préfecture, lors de l’inscription à l’école ou chez le médecin, presque tout le monde a dû remplir une pile de papiers avec toutes les informations habituelles, comme le nom, l’adresse et le numéro de téléphone.
Le problème, c’est que vous vous retrouvez souvent à remplir ces informations de base encore et encore en parcourant les formulaires. Pourquoi ne peuvent-ils pas simplement utiliser l’adresse d’un formulaire lors de la saisie des données pour les autres? C’est un retour à une époque plus sombre, avant le numérique.
Heureusement, remplir des formulaires en ligne peut vous éviter beaucoup de ces tracas car les données sont disponibles numériquement pour les départements qui en ont besoin.
Juste pour info…
Ajoutez des options de pré-remplissage à vos formulaires gratuitement avec Jotform — sans avoir besoin de coder.
Alors, si vous créez un formulaire, pourquoi ne pas aller encore plus loin et simplifier autant que possible? Voici comment faire exactement cela avec Google Forms.
À la recherche de la meilleure alternative à Google Forms?
La solution complète de création de formulaires de Jotform est adaptée aux mobiles et dispose du plus grand nombre d’intégrations de l’industrie. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser des flux de travail, recueillir des prospects, et plus encore.
Éliminer TL;DR (trop long, n’a pas lu)
Si vous êtes déjà familier avec Google Forms, le pré-remplissage est facile. Sélectionnez Obtenir le lien pré-rempli dans le menu à trois points en haut à droite.
Cela ouvrira le formulaire dans un nouvel onglet. À partir de là, remplissez les champs pertinents dont vous connaissez déjà la réponse pour la personne à qui vous envisagez d’envoyer le lien.
Une fois terminé, cliquez sur le bouton Obtenir le lien en bas du formulaire. Ensuite, cliquez sur Copier le lien en bas de la page. Vous pouvez maintenant coller ce lien dans un nouvel onglet pour l’apercevoir. Ou vous pouvez le coller dans un e-mail, une page web, ou une discussion Slack — ce qui fonctionne le mieux pour vous.
Si remplir des Google Forms un par un semble être une énorme perte de temps, passez à la dernière section pour une bien meilleure solution.
Si vous souhaitez plus d’informations et une illustration de la manière dont cela pourrait fonctionner pour vous, continuez à lire.
S’organiser avec Judy
Judy est une mère dont les enfants ont quitté le nid avec trop de temps libre. Lorsqu’elle a pris sa retraite, elle a décidé de ranger le garage. Elle et son mari l’avaient principalement utilisé pour le stockage pendant les 20 dernières années. Il y avait des piles de cartons éparpillés sur le sol, des outils laissés sur des établis inutilisés, et des sacs de décorations de fête partout. C’était un vrai désastre.
Après avoir lu plusieurs livres sur l’organisation par Marie Kondo et d’autres, elle avait son garage en excellent état. Son mari s’est même remis à bricoler. Mais Judy n’en avait pas terminé.
Elle s’attaqua ensuite aux placards, aux armoires et à l’abri poussiéreux à l’arrière. Mais ensuite, quelque chose d’affreux est arrivé — elle avait fini.
Tout dans sa maison était bien organisé, et elle n’avait plus rien à faire. Un jour, en passant devant le parc, elle a vu une affiche pour des cours gratuits au centre communautaire, ce qui lui a donné une idée — peut-être que d’autres personnes pourraient bénéficier de ses connaissances en organisation domestique.
Elle a donc envoyé un formulaire Google à tous ses amis et connaissances pour voir si quelqu’un serait intéressé par un cours d’organisation.
La réponse a été incroyable. Des dizaines de personnes ont dit vouloir son aide.
C’était décidé. Judy a décidé de donner un cours. Elle a mis en place un programme et a contacté le centre communautaire pour faire tous les arrangements.
Ensuite, elle a fait une copie de son formulaire pour l’inscription au cours. Elle a ajouté une date et un lieu à la description et a modifié la question sur l’intérêt pour en faire une question sur la participation.
Judy avait déjà collecté les noms et adresses e-mail de ses amis. Et elle savait précisément lesquels étaient intéressés par son cours. Elle a pensé qu’il serait gentil de faire gagner du temps à ses amis en remplissant leurs noms pour eux.
Après quelques recherches sur Google, elle a trouvé cet article et a compris comment faire exactement cela. (Heureusement, elle n’a jamais lu au-delà de la section TL;DR, sinon elle aurait été extrêmement confuse et peut-être même un peu effrayée de se retrouver dans l’article.)
Si vous avez lu la section TL;DR, vous savez maintenant ce qu’elle a fait pour pré-remplir ses formulaires. Sinon, vous devriez revenir en arrière et la lire maintenant.
Après une heure à remplir des formulaires avec les noms de ses amis à partir de la feuille de calcul, elle a réalisé qu’elle n’avait envoyé que 20 liens vers ses formulaires préremplis.
Judy était sur le point de s’arracher les cheveux. Cela allait prendre toute la nuit. Puis elle a appris une meilleure méthode.
Automatiser le processus avec Jotform Prefill
Judy a découvert l’outil Jotform Prefill. Au début, Judy craignait de devoir créer son formulaire à partir de zéro. Mais les éléments de glisser-déposer de Jotform ont rendu cela encore plus facile que de créer son formulaire Google.
Ensuite, Judy a exporté sa feuille Google vers un fichier CSV et l’a importé dans un Jotform Table.
Judy a utilisé Jotform Tables pour regrouper facilement toutes les personnes intéressées par son cours. Ensuite, elle a créé un nouveau pré-remplissage à partir des données de son tableau.
Soudainement, il était facile de sélectionner uniquement les personnes intéressées par son cours et de créer des pré-remplissages pour toutes.
Dès qu’elle a cliqué sur Créer, elle avait une liste de pré-remplissages prête à être envoyée.
Après tout cela, Judy s’est dit qu’elle devrait peut-être aussi en apprendre davantage sur l’organisation numérique. Et Jotform semblait être le meilleur endroit pour commencer.
Voir aussi le guide approfondi de Jotform sur : Google Forms
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