Qu’il s’agisse d’une démarche en préfecture, d’une inscription scolaire ou d’une consultation médicale, nous avons tous déjà été confrontés à la même corvée : remplir une multitude de formulaires en y répétant encore et encore les mêmes informations – nom, adresse, numéro de téléphone, etc.
Ce caractère répétitif soulève une question légitime : pourquoi devons-nous saisir à plusieurs reprises des données que nous avons déjà fournies ? Cette redondance résulte d’une organisation héritée d’un autre temps, lorsque chaque service fonctionnait en silo, sans interconnexion ni partage d’information.
Aujourd’hui, les formulaires en ligne permettent de dépasser ces limites. En centralisant les données de manière numérique, ils offrent aux différents services un accès facilité à vos informations, sans que vous ayez à les ressaisir à chaque étape.
Bon à savoir
Ajoutez des options de préremplissage à vos formulaires gratuitement avec Jotform, sans rédiger une seule ligne de code.
Alors, si vous créez un formulaire, pourquoi ne pas aller encore plus loin et simplifier autant que possible ce processus ? Voici comment procéder avec Google Forms.
Vous recherchez la meilleure alternative à Google Forms ?
La solution complète de création de formulaires de Jotform est adaptée aux mobiles et dispose du plus grand nombre d’intégrations de l’industrie. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser des flux de travail, recueillir des prospects, et plus encore.
Mettre fin au TLDR ( « trop long ; pas lu »)
Si vous êtes déjà familier avec Google Forms, vous savez que le préremplissage est facile. Il suffit de sélectionner Préemplir le formulaire dans le menu à trois points en haut à droite.
Cela ouvrira le formulaire dans un nouvel onglet. Remplissez alors les champs pertinents correspondants aux informations que vous connaissez déjà concernant le répondant à qui vous enverrez le lien.
Puis cliquez sur le bouton Obtenir le lien en bas du formulaire. Ensuite, cliquez sur Copier le lien en bas de la page. Vous pouvez maintenant coller ce lien dans un nouvel onglet pour l’apercevoir. Ou vous pouvez le coller dans un email, une page web ou une discussion Slack, à vous de choisir.
Si remplir des formulaires Google un par un semble être une énorme perte de temps, passez à la dernière section pour une bien meilleure solution.
Si vous souhaitez plus d’informations et une illustration de la manière dont cela pourrait fonctionner pour vous, poursuivez votre lecture.
S’organiser avec Julie
Julie est une jeune retraitée dont les enfants ont quitté la maison, la laissant soudainement avec beaucoup de temps libre. Dès le début de cette nouvelle étape de vie, elle a décidé de s’attaquer à un projet qu’elle remettait depuis des années : faire du tri dans le garage. Pendant plus de deux décennies, ce dernier avait surtout servi de débarras pour elle et son mari : des cartons empilés à même le sol, des outils oubliés sur des établis poussiéreux, et des sacs de décorations entassés dans tous les coins. Un véritable capharnaüm.
Portée par la lecture de plusieurs livres sur l’art du rangement, notamment ceux de Marie Kondo, Julie s’est lancée avec enthousiasme. À force de méthode et de détermination, elle a transformé le garage en un espace clair, fonctionnel et parfaitement organisé.
Elle s’attaqua ensuite aux placards, aux armoires et à l’abri poussiéreux à l’arrière de la maison. Jusqu’au jour où… elle n’avait plus rien à ranger.
La maison entière était métamorphosée, et Julie se retrouvait de nouveau en quête d’un projet. Un jour, en passant devant le parc, elle voit une affiche annonçant des cours gratuits au centre communautaire, ce qui lui a donné une idée : peut-être que d’autres personnes pourraient bénéficier de ses connaissances en rangement domestique.
Sans perdre de temps, Julie crée alors un formulaire Google qu’elle envoie à ses proches pour évaluer leur intérêt pour un atelier sur l’organisation de la maison. Une nouvelle aventure venait de commencer.
Les retours ont été incroyables. Des dizaines de personnes ont exprimé leur souhait de suivre son cours.
C’était décidé : Julie allait donner un cours sur l’organisation de la maison. Elle a commencé par structurer un programme clair, en définissant les objectifs de chaque session et les thématiques à aborder.
Pour gérer les inscriptions, Julie a réutilisé le formulaire qu’elle avait initialement envoyé pour sonder l’intérêt de son entourage, elle l’a modifié pour l’adapter à cette nouvelle étape. Elle a ajouté la date et le lieu du cours dans la description, et a transformé la question sur l’intérêt en une question d’engagement, demandant aux personnes si elles souhaitaient effectivement participer.
Julie avait déjà collecté les noms et adresses email de ses amis, et elle savait précisément lesquels étaient intéressés par son atelier. Elle s’est dit qu’il serait sympa de leur faire gagner du temps en préremplissant leurs noms dans le formulaire d’inscription.
Après quelques recherches sur Google, elle est tombée sur un article expliquant comment faire. Heureusement pour elle, elle ne s’est pas aventurée au-delà de la section TLDR, sinon elle aurait été très confuse de se retrouver mentionnée dans l’article, puisqu’il s’agissait du présent article de blog !
Si vous avez lu cette fameuse section TLDR, alors vous savez déjà comment elle s’y est prise pour préremplir ses formulaires. Sinon, c’est le moment d’y jeter un œil..
Au bout d’une heure à copier-coller les noms depuis sa feuille de calcul et à générer manuellement des liens préremplis, Julie s’est rendu compte qu’elle n’avait envoyé que 20 formulaires.
Julie était sur le point de s’arracher les cheveux. Cela allait prendre toute la nuit. C’est alors qu’elle a découvert une solution bien plus efficace.
Automatisation du processus avec le Préremplissage Jotform
Julie a découvert l’outil Préremplissage Jotform. Au départ, elle appréhendait l’idée de devoir recréer son formulaire depuis zéro. Mais elle a rapidement été rassurée : grâce à l’interface intuitive de Jotform et à sa fonctionnalité de glisser-déposer, concevoir un formulaire s’est révélé encore plus simple que sur Google Forms.
Une fois son formulaire prêt, Julie a exporté sa feuille de calcul Google contenant les noms et adresses email de ses contacts au format CSV et l’a téléversée dans un un Tableau Jotform.
Julie a utilisé les Tableaux Jotform pour regrouper facilement toutes les personnes intéressées par son cours. Ensuite, elle a créé un nouveau préremplissage à partir des données de son tableau.
Soudainement, elle a pu facilement sélectionner uniquement les personnes intéressées par son cours et créer des préremplissages pour toutes les personnes invitées.
En créant sur Créer, elle a obtenu une liste des préremplissages prête à être envoyée.
Enfin, Julie s’est dit qu’elle devrait peut-être aussi en apprendre davantage sur l’organisation numérique. Et Jotform semblait être le meilleur point de départ.
Pour en savoir plus, consultez également notre guide détaillé Jotform dédié à Google Forms
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