Étapes pour partager les réponses de Google Forms
- Sélectionnez l’onglet Réponses.
- Cliquez sur Lien vers Sheets.
- Une fois votre sélection faite, cliquez sur Créer.
- La feuille de calcul s’ouvrira dans un nouvel onglet.
- Cliquez sur le bouton Partager.
- Ajoutez des personnes en tapant leurs noms ou adresses e-mail.
Tutoriel interactif étape par étape
Presque tous les outils logiciels de productivité créés aujourd’hui sont fondés sur la collaboration. Les outils simples, à un seul utilisateur, appartiennent presque au passé.
Google a été un pionnier des outils de collaboration. Toute la suite d’outils Google Workspace a commencé comme une alternative simple basée sur le cloud à Microsoft Office, avec une exception majeure : elle était axée sur la collaboration.
Les fonctionnalités de collaboration sont désormais standard, mais à l’époque, cela était révolutionnaire. Il est donc logique qu’il existe plusieurs façons de partager les résultats de vos Google Forms. Voyons comment procéder.
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Partager les réponses de manière simple
Si vous souhaitez simplement montrer quelques réponses à une ou plusieurs personnes, c’est facile. Google Forms vous envoie un e-mail pour chaque réponse par défaut. Il suffit de transférer l’e-mail que vous avez reçu avec les réponses de Google Forms que vous souhaitez partager.
Mais assurons-nous que tout soit configuré correctement pour y parvenir.
Tout d’abord, ouvrez votre formulaire et cliquez sur l’onglet Réponses. Les onglets du formulaire sont situés juste au-dessus du formulaire, et l’onglet Réponses est celui du milieu.
Depuis l’onglet Réponses, cliquez sur le menu à trois points dans le coin supérieur droit.
Dans le menu déroulant, assurez-vous qu’il y a une coche à côté de Recevoir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses.
Les réponses seront envoyées directement à l’adresse e-mail que vous avez utilisée pour vous connecter à Google Forms. Chaque fois que vous recevez une réponse à vos formulaires dans votre boîte de réception, partager les réponses est aussi simple que de les transférer.
C’est donc la manière la plus simple et la plus directe de partager des réponses de formulaire. C’est aussi la méthode la plus ennuyeuse et la plus chronophage. Mais si vous avez besoin de partager quelques réponses ici et là, cette technique pourrait être tout ce dont vous avez besoin.
Cependant, c’est l’ère de la collaboration, et Google mise tout sur la collaboration. Voyons donc maintenant les techniques qui vous permettent de partager des réponses ainsi que d’interagir de manière coopérative avec des formulaires et des données avec d’autres personnes.
Collaborer, c’est mieux que partager
Lorsque vous êtes prêt à collaborer véritablement, Google Forms est là pour vous. Vous pouvez choisir de partager la responsabilité de la gestion des formulaires, de la collecte de données, ou les deux.
Partager le formulaire lui-même
Si vous souhaitez vous associer à d’autres personnes pour partager les responsabilités de gestion de votre formulaire, vous pouvez les inviter à collaborer dessus. Commencez par cliquer sur le menu à trois points en haut à droite à côté de votre image de profil.
Ensuite, cliquez sur Ajouter des collaborateurs.
Dans la boîte du haut étiquetée Ajouter des personnes, groupes et événements du calendrier, vous pouvez commencer à taper des noms et adresses e-mail. Google recherchera automatiquement dans vos contacts pour vous aider à les trouver.
Une fois que vous avez ajouté toutes les personnes avec qui vous souhaitez collaborer sur le formulaire, cliquez sur Envoyer. Vous pouvez également décider de les avertir par e-mail que vous les avez ajoutés en tant que collaborateurs. Vous pouvez aussi inclure un message personnalisé lors de la notification.
Partager les résultats
Collaborer avec des personnes sur votre formulaire est un excellent moyen d’impliquer toute l’équipe. Mais il est si simple de créer et modifier des formulaires dans Google Forms que c’est généralement un travail pour une seule personne.
Il y a de fortes chances que ce que vous voulez vraiment partager, ce sont les réponses au formulaire. Collaborer sur les réponses est aussi simple que de collaborer sur la création des formulaires.
Pour partager les réponses du formulaire, sélectionnez à nouveau l’onglet Réponses. Ensuite, cliquez sur Lien vers Sheets.
Vous pouvez maintenant connecter votre formulaire à une feuille de calcul nouvelle ou existante. Une fois votre choix fait, cliquez sur Créer.
La feuille de calcul à laquelle votre formulaire est connecté s’ouvrira dans un nouvel onglet.
Maintenant, vous pouvez partager les résultats de votre formulaire avec d’autres personnes. Il suffit de cliquer sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit.
À partir de là, ajouter des personnes se fait de la même manière que dans le formulaire. Google retrouvera vos contacts lorsque vous commencerez à taper leurs noms ou adresses e-mail.
Parlons maintenant des autorisations.
Gérer les autorisations de collaboration
Supposons que vous collectiez des données sensibles via votre formulaire. Vous souhaitez peut-être que d’autres puissent voir ou commenter les réponses au formulaire, mais pas les modifier. Ou peut-être voulez-vous permettre à une ou deux personnes de modifier les données du formulaire, mais à personne d’autre.
Lorsque vous travaillez dans Google Sheets et d’autres applications Google Workspace, vous pouvez décider au cas par cas qui peut faire quoi. Vous pouvez accorder une autorisation d’accès et définir des niveaux d’accès dans l’option Partager dans Google Sheets que nous avons discutée ci-dessus.
Dans la boîte Partager, choisissez si les individus peuvent voir, commenter ou modifier. Chaque niveau d’autorisation inclut tous les accès du niveau précédent, donc les commentateurs peuvent voir, les éditeurs peuvent commenter, etc.
Cependant, ces options ne sont pas disponibles dans Google Forms – uniquement dans Google Sheets. Si vous souhaitez vraiment collaborer sur vos formulaires et réponses aux formulaires, il existe une meilleure méthode.
Des outils de collaboration plus sophistiqués de Jotform
Jotform est un outil de création de formulaires conçu pour permettre la collaboration.
Voici comment Jotform se distingue :
- Fonctionnalités : Google Forms a été initialement créé comme un complément pour Google Sheets, et il n’a pas beaucoup évolué depuis. Jotform offre un ensemble de fonctionnalités sophistiquées qui inclut des options de personnalisation poussées, la génération automatique de rapports, et plus encore.
- Outils supplémentaires : Jotform est accompagné d’une suite d’outils professionnels pour renforcer encore davantage votre équipe. Par exemple, Jotform Tables collecte vos données, à l’instar de Google Sheets, mais dispose de nombreuses autres fonctionnalités qui vous aident à gérer et partager les données du formulaire. Jotform propose également un outil de signature électronique, un éditeur PDF, et un constructeur de flux de travail d’approbation pour faciliter encore plus la collaboration.
- Intégrations : Jotform se connecte avec d’autres applications web populaires (y compris Google Sheets), grâce à une bibliothèque de plus de 150 intégrations. Cela signifie que non seulement les utilisateurs de Jotform peuvent collaborer entre eux, mais que la plateforme elle-même collabore avec d’autres outils.
Jotform est gratuit à utiliser, et vous pouvez apprendre à l’utiliser en quelques minutes. Il n’y a pas de période d’essai limitée, et vous n’avez à passer à un plan payant que lorsque vous avez besoin de limites plus élevées sur les formulaires ou les soumissions. Inscrivez-vous à Jotform aujourd’hui. Toute votre équipe vous en sera reconnaissante.
Voyez aussi le guide détaillé de Jotform au sujet de : Google Forms
Photo par Marcus Aurelius
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