Google Forms est un outil polyvalent et facile à apprendre. Beaucoup de gens l’utilisent simplement parce que c’est un autre excellent produit gratuit de Google.
Mais il présente certaines limitations. Lorsque Google a initialement introduit les Forms, c’était l’un des seuls outils disponibles, et personne n’avait encore clairement établi ce dont les gens avaient besoin d’un formulaire.
Au fil du temps, les attentes des utilisateurs ont évolué, mais Google n’a pas beaucoup progressé ou innové dans les Forms. C’est probablement pour cela qu’il n’y a toujours pas de moyen direct de limiter la date que vos utilisateurs peuvent choisir dans le champ de date.
Mais ne vous inquiétez pas. Vous pouvez réaliser presque tout avec un peu d’ingéniosité, et cet article vous montrera quelques solutions rapides et efficaces. Et vous les découvrirez à travers une petite histoire.
Vous cherchez la meilleure alternative à Google Forms ?
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Nettoyage de la plage
Il y a une étendue de plage le long du lac Scaggins où tout le monde se précipite lorsque les températures montent. À la fin de l’été, c’est un véritable champ de ruines.
Alors chaque année, Bill, Linda et Sheryl forment un comité pour organiser les efforts de nettoyage peu après la fête du Travail. Ils invitent un groupe de volontaires à la plage pour la nettoyer. D’habitude, une journée suffit pour accomplir la tâche, mais cette année la plage a été particulièrement touchée car de nombreuses personnes ont récemment campé.
Les membres du comité de nettoyage ont convenu qu’il faudrait deux ou trois jours cette année. Mais il est déjà difficile de convaincre les gens de venir une seule journée. Ils savaient que presque personne ne viendrait pour les trois jours.
Ils ont donc décidé de donner aux gens la possibilité de venir à l’un des trois jours de nettoyage. Mais ils voulaient aussi savoir combien d’aide ils recevraient chaque jour, alors ils ont créé un formulaire pour savoir qui serait présent quels jours.
Limiter les dates : L’option déroulante
Le comité a d’abord essayé d’ajouter un champ de date au formulaire.
Bill s’est rapidement rendu compte qu’il ne pouvait pas limiter la sélection de la date aux trois jours prévus pour le nettoyage. Lorsqu’il a ajouté le calendrier, les gens pouvaient choisir n’importe quelle date.
Cela laissait beaucoup de place à l’erreur et ne fonctionnait tout simplement pas. Bill a donc ajouté un champ déroulant pour permettre aux gens de choisir le jour où ils souhaitaient travailler.
C’était assez simple à configurer, et ils pensaient tous avoir terminé. Mais en essayant de prévisualiser le formulaire, Sheryl s’est rendu compte d’un autre problème.
Le fait que les gens ne se présenteraient probablement pas plusieurs jours ne signifiait pas que c’était impossible. Et si quelqu’un voulait vraiment aider pendant les trois jours ou même seulement deux ?
Limiter les dates : L’option des cases à cocher
L’idée du menu déroulant était un échec car elle limitait les gens à une seule sélection. Ils sont retournés à la planche à dessin.
Après quelques clics et discussions sur le problème, ils ont réalisé qu’ils n’avaient finalement pas besoin du menu déroulant. Ils pouvaient utiliser des cases à cocher à la place. En fait, passer d’un menu déroulant à des cases à cocher était aussi simple que de changer le type de champ. Ils n’avaient même pas besoin de refaire les options.
Ils étaient satisfaits du formulaire et l’ont envoyé à tous les volontaires de la liste de diffusion. Le nettoyage s’est déroulé à merveille et tout le monde a pris plaisir à s’occuper de leur communauté.
En fait, l’événement a eu un tel succès que le refuge pour animaux du comté a contacté le comité. Le refuge souhaitait que le comité coordonne les efforts des bénévoles pour la saison des chatons de l’année prochaine.
De mars à octobre, les gens apportent des chatons au refuge par centaines — d’où le nom de saison des chatons. Le refuge voulait des bénévoles pour aider à l’accueil, à l’adoption et aux soins trois jours par semaine pendant toute la saison.
Le comité a accepté d’aider, mais ils ont réalisé que créer un Google Form pour gérer les jours comme ils l’ont fait pour le nettoyage ne suffirait pas. Ils avaient besoin d’un outil plus sophistiqué pour réellement contrôler les dates des bénévoles. C’est alors que Linda a découvert Jotform.
Trouver la meilleure option pour limiter les dates
Linda a fait une recherche sur Google et a examiné quelques outils de formulaire en ligne. Elle s’est rendu compte que le comité pouvait faire plus avec la version gratuite de Jotform que tous les autres outils qu’elle a évalués.
De plus, elle a trouvé la fonctionnalité exacte dont ils avaient besoin pour gérer les futurs efforts des bénévoles. Les champs de date dans Jotform ont une option de limitation de date intégrée. Encore mieux, elle a découvert un outil appelé Jotform Tables qui fonctionne comme un tableau avancé, similaire à Airtable. Cela les aiderait à gérer et coordonner leurs efforts de bénévolat à l’avenir.
Linda a montré Jotform à l’équipe, et ils ont rapidement convenu que ce serait une bien meilleure approche. Grâce à Jotform, le comité était confiant et prêt pour la saison des chatons.
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