Les Google Forms sont-ils sécurisés ?

Au cours du quatrième trimestre de 2023 seulement, les violations de données ont exposé plus de 8 millions d’enregistrements de données dans le monde. Cela soulève des préoccupations si votre organisation souhaite protéger ses données – et sa réputation.

Si vous collectez des données à l’aide de Google Forms, comme le font de nombreuses organisations, il est important de savoir si ces données sont sécurisées. C’est particulièrement pertinent pour les entreprises qui utilisent Google Forms pour recueillir des informations personnellement identifiables (PII) ou des informations de santé personnelles (PHI).

Alors, les formulaires que vous utilisez avec Google Forms sont-ils sécurisés ?

Dans cet article, nous examinons les forces et les faiblesses potentielles du logiciel Google Forms et, si vous vous souciez de respecter les normes HIPAA, s’ils sont compatibles HIPAA. Nous comparons également les fonctionnalités de sécurité de Google Forms à celles d’autres générateurs de formulaires pour voir lesquels offrent la meilleure sécurité des données. Enfin, nous vous proposons plusieurs conseils utiles pour renforcer la sécurité de vos données au sein de Google Forms.

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Quels sont les protocoles de sécurité de Google ?

La confidentialité et la sécurité sont des principes fondamentaux de Google ; c’est pourquoi l’entreprise travaille de manière proactive pour identifier et prévenir les menaces. Voici quelques-unes des couches de protocoles de sécurité qui s’appliquent à toutes les applications Google Workspace, y compris Google Forms :

• Chiffrement avancé : Google protège vos données avec HTTPS et Transport Layer Security lorsqu’elles transitent entre votre appareil, les services Google et leur centre de données.
• Alertes proactives : Si Google remarque quelque chose d’inhabituel, comme une connexion suspecte, il vous en informera immédiatement.
• Menaces bloquées : Google bloque l’accès à tout site web qui semble représenter une menace de sécurité, et cette technologie est également disponible pour d’autres navigateurs tels que Safari d’Apple et Firefox de Mozilla.
• Mises à jour et correctifs : Les efforts de sécurité sont continus chez Google ; il recherche en permanence et identifie les menaces de sécurité et met à jour les logiciels pour y remédier.

Google reconnaît également qu’il est important pour ses utilisateurs de pratiquer un stockage et un partage de données responsables, et propose un certain nombre de ressources de formation afin que les personnes puissent être mieux informées sur la façon de protéger leurs données.

Les Google Forms sont-ils sécurisés à un examen plus approfondi ?

Bien que Google dans son ensemble soit hautement sécurisé, qu’en est-il des données que vous collectez par le biais de Google Forms ?

« Les Google Forms, faisant partie de la suite de produits de Google, bénéficient d’une infrastructure de sécurité robuste », déclare Ankit Prakash, fondateur de Sprout24, une solution d’intelligence logicielle. « Ils utilisent le chiffrement HTTPS, garantissant que les données en transit restent confidentielles.

« De plus, » dit-il, « Google dispose de mesures proactives comme la détection et le blocage automatiques des formulaires sollicitant des données sensibles. Cependant, la sécurité d’un Google Form dépend également des paramètres de son créateur. Par exemple, un formulaire peut être rendu public ou restreint à des utilisateurs spécifiques. »

En tant que partie de Google Workspace, Google Forms dispose d’un certain nombre de fonctionnalités de sécurité pour prévenir le vol de données et les violations :

• Chiffrement en transit et au repos : Que vos données Google Forms soient simplement stockées sur les serveurs de Google ou transmises à quelqu’un d’autre, Google les garde cryptées.
• Stockage sécurisé des données : Les données que vous collectez via Google Forms sont stockées sur les serveurs de Google, protégés par les protocoles de sécurité complets de Google.
• Contrôle d’accès : Google permet au créateur du formulaire de déterminer qui a accès à son formulaire en exigeant que tous les utilisateurs se connectent à leur compte Google pour l’ouvrir. Si vous utilisez Google Forms dans le cadre d’un compte organisationnel, vous pouvez restreindre l’accès uniquement aux membres de votre organisation.
• Authentification à deux facteurs : Pour vous connecter à votre compte Google, vous devez fournir votre mot de passe et compléter une seconde étape de vérification, telle que fournir un code. Cela réduit les risques qu’une autre personne se connecte à votre compte Google.
• Journaux d’audit : Si vous suspectez une activité de connexion non autorisée associée à votre compte Google Forms, vous pouvez vérifier les journaux d’audit dans Google Workspace.
• Exigences de conformité : Google propose des fonctionnalités pour aider les utilisateurs à respecter plusieurs réglementations mondiales de conformité, y compris le RGPD.

En plus des fonctionnalités offertes par Google Forms par défaut, les utilisateurs peuvent également sécuriser davantage leurs formulaires en prenant des mesures supplémentaires.

Par exemple, vous pouvez exiger que les personnes qui remplissent le formulaire se connectent à leur compte Google pour authentifier leur identité. Vous pouvez également valider les réponses en configurant des règles dans le formulaire Google sur les types de réponses acceptables, comme la longueur de la réponse ou le type de caractères utilisés. Certains utilisateurs aiment aussi limiter les réponses à une par personne pour restreindre la quantité de données à collecter et à sécuriser.

En tenant compte de la combinaison des fonctionnalités de sécurité fournies par Google et des mesures optionnelles que vous pouvez prendre vous-même, on peut dire qu’il existe de nombreuses couches de sécurité disponibles sur Google Forms.

Quels sont les problèmes de sécurité potentiels avec Google Forms ?

Mis à part les fonctionnalités de sécurité, Google Forms — ou tout autre logiciel d’ailleurs — n’est sécurisé que dans la mesure de sa capacité à répondre aux dernières menaces de sécurité. Les acteurs malveillants cherchent constamment de nouvelles façons d’attaquer les plateformes, de voler des données et de causer des problèmes. C’est pourquoi il est important de rester informé sur les différents types de menaces de sécurité présentes pour Google Forms, surtout si vous collectez des données sensibles.

« Bien que Google Forms offre une plateforme sécurisée, il y a des préoccupations, » déclare Prakash. « Les fraudeurs peuvent exploiter la confiance que les utilisateurs placent dans le domaine ‘google.com’ pour créer des formulaires trompeurs et récolter des informations.

« La facilité de création d’un Google Form peut parfois être son talon d’Achille, car les cybercriminels peuvent rapidement générer des formulaires pour usurper des entités légitimes. De plus, si les créateurs de formulaires ne font pas attention aux paramètres de partage, des données sensibles peuvent être exposées accidentellement. Enfin, même si Google met en garde contre la soumission de mots de passe via ses formulaires, tous les utilisateurs ne tiennent pas compte de cet avertissement, ce qui peut entraîner des violations de données potentielles. »

Voici quelques préoccupations potentielles en matière de sécurité avec Google Forms :

• Phishing : Les cybercriminels peuvent créer une fausse page de connexion Google qui ressemble à la véritable page Google Forms, et les victimes peuvent y entrer leurs identifiants de connexion Google Forms. Avec les données de connexion en main, les cybercriminels peuvent voler des données Google Forms, lancer des campagnes de spam, et plus encore.
• Vol de données : Les attaquants peuvent utiliser de faux Google Forms pour demander des informations sensibles aux utilisateurs et voler leurs données personnelles à des fins malveillantes. Ils peuvent également utiliser de vraies pages Google Forms pour répliquer d’autres types de sites, tels qu’une page de commerce électronique, où les victimes saisissent des données sensibles comme les détails de carte de crédit.
• Suppression de données : Les cybercriminels peuvent utiliser des programmes logiciels pour transférer les données collectées via Google Forms vers leur propre feuille Google, au lieu d’envoyer les données vers la feuille Google prévue.

Ce ne sont là que quelques-unes des problématiques de sécurité actuelles, mais les tactiques des cybercriminels continuent d’évoluer. C’est pourquoi il est important de choisir un logiciel de formulaire dédié à la lutte proactive contre les menaces de sécurité et mettant constamment à jour ses protocoles de sécurité.

Google Forms permet-il la conformité à la HIPAA ?

Si vous travaillez dans le secteur de la santé, vous savez combien il est important de vous assurer que votre suite technologique permet de respecter la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

Cet acte de loi vise à garantir que les données sensibles des patients sont protégées et non divulguées sans le consentement des patients. Il stipule que toute organisation traitant des informations de santé protégées (PHI) doit mettre en place des mesures de sécurité spécifiques concernant la collecte, le stockage et le partage des données. Il s’applique aux entités couvertes dans le domaine de la santé qui participent à la prestation de soins médicaux, à la collecte des paiements et aux opérations de santé.

Alors, les Google Forms permettent-ils la conformité à la HIPAA ? Google Forms propose des configurations de sécurité et de confidentialité qui pourraient être activées pour se conformer aux réglementations HIPAA. En prenant certaines mesures, vous pouvez permettre la conformité HIPAA.

Pour que le logiciel vous aide à respecter la conformité HIPAA, il doit répondre à des critères spécifiques dans plusieurs domaines de sécurité, y compris :

• Chiffrement des données
• Sauvegarde et stockage des données
• Gestion des identités et des accès
• L’entreprise de logiciel doit également avoir un accord de partenariat commercial (BAA) signé.

Google Forms ne répond pas aux critères de conformité HIPAA par défaut, mais si vous êtes une entité couverte, vous pouvez prendre certaines mesures pour permettre la conformité HIPAA de Google Forms, telles que :

• Définir les autorisations de partage pour gérer la visibilité et l’accès aux données
• Désactiver les applications tierces qui ne répondent pas aux normes HIPAA
• Ajuster les paramètres de confidentialité
• Chiffrer les informations sensibles
• Assurer l’authentification des utilisateurs
• Utiliser des contrôles d’audit pour suivre l’accès à l’information
• Obtenir un BAA signé couvrant Google Forms et Google Workspace

Après que ces mesures de conformité HIPAA soient mises en place, Google Forms vous aide à vous conformer à la HIPAA.

Les Google Forms sont-ils aussi sécurisés que d’autres outils ?

Un autre aspect à considérer est de comprendre comment le niveau de sécurité de Google Forms se compare à celui d’applications et de logiciels similaires que vous pourriez utiliser pour collecter des données.

Regardez le tableau ci-dessous pour voir comment les autres principaux créateurs de formulaires se comparent à Google Forms.

Google coche toutes les cases, mais d’autres créateurs de sondages comme Jotform et SurveyMonkey aussi. Microsoft Forms et Typeform ne sont pas loin derrière en ce qui concerne leurs offres de sécurité, de confidentialité et de conformité.

« Google Forms est au même niveau que de nombreux concurrents en termes de fonctionnalités de sécurité de base », déclare Prakash. « Cependant, des outils de sondage spécialisés ou des solutions de formulaires de niveau entreprise pourraient offrir des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que des options de résidence des données, des contrôles d’accès granulaires ou des certifications de conformité spécifiques à l’industrie. Il est essentiel d’évaluer chaque outil en fonction des besoins spécifiques de sécurité et de conformité de la tâche à accomplir. »

Quels sont certains moyens de sécuriser vos données dans Google Forms ?

La sécurité des données ne dépend pas seulement du fournisseur de logiciel ; une partie de la responsabilité incombe également aux utilisateurs du logiciel. Si vous collectez des informations sensibles via Google Forms ou si vous souhaitez vous assurer que les informations que vous collectez restent entre de bonnes mains, il existe plusieurs stratégies que vous pouvez mettre en œuvre pour protéger davantage vos données.

1. Utilisez des mots de passe forts et uniques

Bien que cela puisse sembler être un conseil de base en matière de sécurité des données, son importance ne peut être sous-estimée. Votre mot de passe pour votre compte Google, que vous utilisez pour accéder à Google Forms, est la première ligne de défense pour protéger votre contenu. Si votre mot de passe est facile à pirater, quelqu’un peut accéder à tout votre contenu dans l’application.

Assurez-vous de choisir un mot de passe qui contient tous les éléments suivants :

• Des lettres majuscules et minuscules
• Au moins un chiffre 
• Au moins un caractère spécial 

N’utilisez pas un mot de passe qui contient des éléments faciles à deviner, comme votre date de naissance ou votre nom. Assurez-vous également de créer un nouveau mot de passe tous les quelques mois et évitez d’utiliser le même mot de passe sur plusieurs plateformes et applications. Cette pratique vous aidera à renforcer la sécurité des données dans Google Forms.

2. Mettez en place une vérification en deux étapes

La vérification en deux étapes, également appelée authentification à deux étapes, est un excellent moyen d’ajouter une couche de sécurité supplémentaire à Google Forms. Elle oblige les utilisateurs à fournir deux types d’identification pour accéder à votre Google Form, tels que leur mot de passe et un code spécial de vérification Google. Toute personne qui ne peut pas fournir deux formes d’identification ne pourra pas voir votre Google Form.

Pour activer la vérification en deux étapes dans Google Forms, sélectionnez l’option Sécurité dans le panneau de navigation. Sous « Comment vous connectez-vous à Google », choisissez Vérification en deux étapes puis cliquez sur Commencer. Il y aura une série d’étapes à accomplir pour activer cette fonctionnalité. Une fois activée, Google vous demandera de suivre le processus de vérification en deux étapes.

3. Utilisez un gestionnaire de mots de passe

Un gestionnaire de mots de passe est un outil logiciel qui vous permet de créer, stocker et gérer tous vos mots de passe pour les applications. Il vous aide à augmenter la sécurité de vos données en protégeant vos mots de passe de différentes manières. Par exemple, de nombreux gestionnaires de mots de passe créent des mots de passe longs, aléatoires et complexes qui sont difficiles à deviner.

Les gestionnaires de mots de passe stockent également vos mots de passe, vous n’avez donc pas besoin de vous souvenir de chacun d’eux. Vous pouvez activer le gestionnaire de mots de passe dans votre navigateur Web et lui permettre de saisir automatiquement le bon mot de passe pour différents formulaires de connexion.

Il existe de nombreuses options pour les gestionnaires de mots de passe, telles que LastPass, Bitwarden, 1Password et Dashlane. Certains proposent des plans gratuits, tandis que d’autres offrent différents tiers de plans payants. Avant d’en choisir un, assurez-vous d’examiner les fonctionnalités de sécurité que chaque gestionnaire de mots de passe propose — telles que le chiffrement, l’authentification à deux facteurs, les données biométriques et la reconnaissance faciale.

4. Utilisez des réseaux sécurisés

Quel que soit le type d’infrastructure réseau à laquelle vous vous connectez (qu’elle soit sans fil ou câblée), assurez-vous que le réseau possède plusieurs couches de sécurité pour empêcher l’accès non autorisé à vos données. Les réseaux sécurisés utilisent des pare-feu, la protection par mot de passe, le chiffrement des données, des logiciels antivirus, et bien d’autres mesures de sécurité.

N’oubliez pas que cela s’applique lorsque vous travaillez sur Google Forms dans un endroit autre que votre domicile ou votre bureau. Par exemple, si vous êtes dans un espace de coworking ou une bibliothèque et que vous vous connectez à leur réseau, vérifiez la sécurité de ce réseau avant d’exposer vos données.

Si le réseau partagé n’a pas de protections de sécurité de base, telles que la protection par mot de passe pour limiter l’accès, il vaut mieux éviter d’utiliser Google Forms via ce réseau pour assurer la sécurité de vos données.

5. Soyez vigilant lors de la saisie de Google Forms

Les hackers ont créé des arnaques de phishing sophistiquées utilisant Google Forms pour capturer des informations clés auprès d’utilisateurs non méfiants, telles que des identifiants de connexion, des mots de passe, et des informations personnelles.

Chaque fois qu’on vous demande de fournir des informations sensibles via Google Forms, vérifiez s’il pourrait s’agir d’une arnaque. Par exemple, vérifiez si l’email provient d’un compte Google légitime. La demande d’informations provient-elle de quelqu’un que vous connaissez ? Vous attendiez-vous à recevoir cette demande d’information ?

Si la réponse à l’une de ces questions est non, méfiez-vous de remplir le formulaire. Un moyen simple de vérifier si la demande d’information est légitime est de contacter sa source par une autre méthode, comme un appel téléphonique ou un message texte, pour confirmer qu’elle a bien été envoyée.

Si vous soupçonnez que la demande d’information via Google Forms est une tentative de phishing, vous pouvez la signaler à Google. Dans chaque email de réception de formulaire, il y a une option “Signaler un abus”. Cliquez dessus et suivez les instructions. Vous pouvez également marquer l’email comme spam dans votre fournisseur de messagerie et le supprimer.

6. Restreindre l’accès à vos Google Forms

Lors du partage de votre Google Form avec des destinataires, vous pouvez mieux protéger vos données en limitant qui peut voir ou interagir avec votre formulaire. Une façon de le faire est de demander aux utilisateurs de se connecter à Google lorsqu’ils remplissent le formulaire pour voir qui sont les répondants. Une autre façon est de demander un mot de passe à chaque utilisateur avant de pouvoir accéder au formulaire.

Bien que Google Forms n’ait pas d’option intégrée pour demander un mot de passe pour voir un formulaire, il existe une solution simple. Vous pouvez diviser le formulaire en deux sections et utiliser la fonctionnalité de validation de réponse pour demander un mot de passe. La question dans la première section de votre formulaire demandera le mot de passe, et la réponse doit être le mot de passe que vous avez défini pour le formulaire.

Une fois que l’utilisateur saisit ce mot de passe, Google le validera via la fonctionnalité de validation de réponse et accordera l’accès à la deuxième section du formulaire, qui contient le reste des questions du formulaire.

Bien que vous puissiez utiliser ces conseils de sécurité des données sur Google Forms, bon nombre d’entre eux s’appliquent également à d’autres outils de collecte de données. Gardez à l’esprit que la sécurité des données est une tâche continue. Vous devez continuellement mettre à jour vos mesures de sécurité pour vous assurer que vos informations ne sont pas à risque.

De plus, il est important d’utiliser toujours plusieurs couches de sécurité. Ainsi, si une méthode de sécurité est compromise, d’autres couches peuvent toujours protéger vos données.

Qu’est-ce qui fait de Jotform une excellente alternative à Google Forms

Que vous collectiez des informations personnelles identifiables, des informations de santé personnelles, des données de carte de crédit ou tout autre type de données via vos formulaires, vous avez raison de vous soucier de la sécurité. Après tout, vous ne voulez pas que votre organisation devienne un chiffre dans les statistiques de violation de données lors du prochain cycle d’informations.

Cependant, la sécurité n’est pas le seul critère qui compte lorsqu’il s’agit de collecter des données de formulaire. Les outils de création de formulaires les plus utiles disposent d’une gamme de fonctionnalités qui simplifient la collecte de données et vous aident à les stocker, les gérer et les analyser.

Jotform est une excellente alternative à Google Forms car il offre le même niveau de sécurité — et bien plus de fonctionnalités. En plus de collecter des données de manière sécurisée via Jotform, vous pouvez

• L’utiliser pour gérer et analyser les données avec Jotform Tables
• Créer des rapports à partir des données avec Jotform Report Builder
• Établir des flux de travail automatisés avec Jotform Approvals
• Collecter des signatures électroniques avec Jotform Sign
• Créer des applications mobiles de collecte de données avec Jotform Apps

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Photo par Vlada Karpovich